Software Gestionale per il Settore Pubblico

Softworks si impegna costantemente ad aiutare le organizzazioni del settore pubblico a trasformare le complesse sfide operative in vantaggi concreti e strategici. Nell’attuale contesto in rapida evoluzione, disporre di sistemi solidi e integrati, come software per la pianificazione del personale, la gestione dei turni e la rilevazione delle presenze, è più importante che mai per gestire al meglio la risorsa più preziosa. Il software avanzato di Softworks per la pianificazione del personale nel settore pubblico, che funge da piattaforma completa per la gestione del personale, raggiunge proprio questo obiettivo.

L’eredità aziendale di Softworks

Softworks ha costantemente migliorato le proprie soluzioni aziendali nel corso di oltre 35 anni. Sappiamo che creare un ambiente di lavoro efficiente e flessibile implica:

• Sostenere il benessere e il morale dei dipendenti
• Aumentare il coinvolgimento e definire un’efficace strategia di fidelizzazione
• Garantire la conformità con le norme del pubblico impiego , la legislazione sull’orario di lavoro equo e la direttiva sull’orario di lavoro.
• Migliorare le prestazioni e mantenere elevati livelli di servizio al cittadino.
• Fornire informazioni utili attraverso l’analisi del personale per consentire di prendere decisioni consapevoli.
• Raggiungere gli obiettivi organizzativi nell’ambito dei servizi degli enti locali e delle agenzie pubbliche.

Semplifichiamo i processi e creiamo efficienze da oltre 35 anni.

Da oltre 35 anni, Softworks si è affermata come partner di fiducia , aiutando aziende di tutto il mondo a ottimizzare i processi, incrementare la produttività e ridurre i costi attraverso una gestione efficace, la pianificazione del personale , la previsione del fabbisogno di manodopera e l’utilizzo ottimale delle risorse umane. Questo obiettivo viene raggiunto grazie a soluzioni flessibili e intuitive che includono:

• • Rilevazione delle presenze e monitoraggio delle presenze
  • Pianificazione/E-Rostering , programmazione dei turni e gestione dei turni del personale
  • Lavoro flessibile e da remoto, a supporto delle modalità di lavoro flessibili e della gestione del personale a distanza.
  • Amministrazione delle risorse umane e delle norme del pubblico impiego

• Gestione delle assenze

• Monitoraggio del progetto e metriche del costo per servizio

Dobbiamo puntare a migliorare l’efficienza, garantire il rispetto delle normative vigenti, ridurre gli errori e perfezionare la reportistica, creando al contempo un ambiente di lavoro sicuro e positivo per tutti i dipendenti. Il nostro impegno è quello di consentirvi di ottenere un vantaggio competitivo, oggi e in futuro.

Caratteristiche principali del nostro software di pianificazione e gestione dei turni per polizia e istituti penitenziari

Le forze dell’ordine e i servizi penitenziari operano sotto una forte pressione, necessitando di un organico preciso, del rigoroso rispetto delle normative e della capacità di reagire in qualsiasi momento a situazioni in continua evoluzione. La complessità della pianificazione dei turni per la pubblica sicurezza e per le forze dell’ordine va ben oltre quella delle normali operazioni aziendali, poiché include la copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno, la gestione delle infrastrutture critiche, la necessità di competenze specializzate, le normative sindacali e i contratti collettivi di lavoro. L’utilizzo di fogli di calcolo manuali e metodi obsoleti per organizzare i turni di agenti di polizia, agenti penitenziari o personale amministrativo in tali contesti non solo è inefficiente, ma può anche compromettere la sicurezza, la conformità alle normative, la pianificazione della continuità operativa e il benessere degli agenti.

Software di pianificazione per il settore pubblico destinato alle forze dell’ordine

Il software di pianificazione e gestione dei turni per il settore pubblico di Softworks è stato progettato meticolosamente per rispondere alle esigenze specifiche delle forze dell’ordine, offrendo funzionalità avanzate che consentono alle agenzie di polizia e penitenziarie di ottimizzare il proprio personale, migliorare la pianificazione delle risposte alle emergenze e garantire una conformità ineccepibile.

Creazione automatizzata di programmi basata su regole (pianificazione guidata dalla domanda)

Al centro della nostra soluzione si trova una procedura guidata intelligente per la pianificazione e la gestione dei turni (eRostering/Turnazione Automatica) che genera automaticamente orari ottimali, equi e basati su regole precise. Nel caso delle forze dell’ordine e degli istituti penitenziari, il sistema si avvale della pianificazione basata sulla domanda e dell’ottimizzazione dei turni, in modo che l’impiego degli agenti sia strategicamente allineato alle esigenze operative previste, ai modelli di criminalità o alla copertura obbligatoria delle strutture. Il sistema tiene conto di fattori critici quali:

• Operatività 24 ore su 24, 7 giorni su 7: il sistema genera automaticamente i turni di lavoro per garantire la copertura di tutti i turni, compresi quelli notturni, nei fine settimana, nei giorni festivi e nelle vacanze, poiché tale copertura è essenziale per le forze dell’ordine e gli istituti penitenziari.
• Il sistema di competenze e certificazioni specialistiche (che mette in relazione competenze e qualifiche) garantisce che solo gli agenti qualificati vengano assegnati a determinati compiti o aree, utilizzando lo strumento di tracciamento delle certificazioni per registrare competenze tattiche specifiche, unità cinofile, particolari competenze linguistiche e certificazioni in materia di intervento in situazioni di crisi.
• Quando le competenze o le certificazioni di un dipendente stanno per scadere, riceverai degli avvisi per garantire che la prontezza operativa e la conformità alla formazione siano mantenute in modo continuativo.
• Vengono applicate le norme sindacali e le leggi in materia di lavoro (compresi i contratti collettivi e i requisiti di legge), con particolare attenzione all’orario di lavoro, ai periodi di riposo e agli straordinari, al fine di evitare violazioni e ridurre i conflitti.
• Rispetto delle leggi e adesione ai contratti collettivi di lavoro (CCNL) .
• La distribuzione dei turni è resa equa garantendo che agli agenti vengano assegnati in egual misura i turni meno desiderabili, i compiti di reperibilità e gli incarichi durante le festività, il che a sua volta contribuisce a mantenere alto il morale e a ridurre il risentimento tra di loro.
• Il piano prevede disposizioni per compiti di reperibilità, pianificazione del recupero in caso di calamità e pianificazione della risposta alle emergenze in relazione a incidenti gravi, garantendo così che la rapidità di intervento e la resilienza possano essere mantenute di fronte a eventi imprevisti.

Visibilità in tempo reale e gestione delle lacune (aderenza in tempo reale)

Nelle situazioni in cui si prendono decisioni critiche per la sicurezza pubblica, cambiamenti dell’ultimo minuto o assenze improvvise possono avere gravi ripercussioni. Il software che offriamo include:

• Schermata delle carenze in tempo reale : visibilità immediata sulle carenze di personale in tutte le unità, reparti e turni, raggruppate per gravità, consentendo una rapida definizione delle priorità e una risposta tempestiva. Questi dati aiutano anche a monitorare il rispetto in tempo reale del programma pubblicato.
• Il sistema di allerta per i turni scoperti di Softworks consente di inviare avvisi mirati via e-mail e SMS agli agenti o al personale disponibile e qualificato che soddisfa i criteri specifici per coprire i turni scoperti, aspetto fondamentale per garantire una copertura essenziale anche in situazioni di emergenza.
• La schermata del programma giornaliero mostra informazioni in tempo reale su chi dovrebbe essere al lavoro durante la giornata, fornendo ai comandanti e ai supervisori una panoramica chiara e aggiornata della situazione.

Integrazione della gestione delle competenze e della formazione (abbinamento di competenze e qualifiche)

Oltre al possesso di competenze di base, gli incarichi nelle forze dell’ordine e nel settore penitenziario comportano solitamente la necessità di formazione continua e ricertificazione. Il sistema è progettato per integrare competenze e moduli formativi per:

• Dobbiamo tenere registri accurati delle competenze, delle qualifiche e del completamento di tutta la formazione obbligatoria di funzionari e dipendenti al fine di raggiungere la piena conformità formativa.
• Assegna automaticamente gli incarichi agli agenti utilizzando la funzione di corrispondenza tra competenze e qualifiche, in base alle loro certificazioni individuali, garantendo così il rispetto delle normative e l’efficacia operativa.
• Avvisi di scadenza delle qualifiche: Il sistema invia avvisi automatici quando le qualifiche stanno per scadere, consentendo un aggiornamento tempestivo ed evitando non conformità.
• Gli enti del settore pubblico sono soggetti a rigorosi controlli di conformità. Il nostro software garantisce la conformità legislativa integrando tutta la normativa pertinente in materia di orario di lavoro, la legislazione sulla settimana lavorativa equa e le politiche interne, rilevando automaticamente eventuali violazioni e fornendo una traccia di controllo verificabile alle autorità di regolamentazione. Ciò riduce i rischi legali e tutela l’organizzazione, assicurando il mantenimento della conformità normativa.

• Tutte le informazioni relative agli orari di lavoro, presenze, assenze e programmazione o turni sono conservate in un unico sistema centrale e sicuro tramite la Gestione Centralizzata dei Dati, che facilita la produzione di report per audit e indagini. Queste informazioni creano quindi tracce di audit complete.

Self-service per i dipendenti e app mobile

Offrire trasparenza agli agenti riguardo ai loro orari e dare loro autonomia può sia migliorare il morale che ridurre il carico amministrativo. Il sistema Portale Self-Service include funzionalità di self-service per i dipendenti:

Per software di gestione del personale nel settore pubblico si intende una soluzione tecnologica strategica che aiuta enti governativi e pubblici a raggiungere elevati livelli di servizio al cittadino, pur operando con budget e risorse limitati. Noi di Softworks sappiamo che nel settore pubblico il personale non è solo la risorsa più preziosa, ma anche la voce di spesa più consistente. Il software offre gli strumenti per gestire questa risorsa in modo efficiente attraverso l’automazione e la personalizzazione dei flussi di lavoro, andando oltre la gestione manuale per creare un ambiente completamente automatizzato che risponda all’esigenza di “fare di più con meno”.

Qual è la funzione del software di gestione del personale del settore pubblico?

Il nostro software offre una gestione centralizzata e automatizzata dei vari processi complessi relativi alla rilevazione presenze, orario flessibile, pianificazione dei turni, programmazione del call center e gestione delle assenze. A differenza delle soluzioni tradizionali, Softworks è stato progettato per affrontare le particolari complessità del settore pubblico, come ad esempio l’integrazione con sistemi legacy , la gestione di numerosi contratti sindacali, le operazioni 24 ore su 24 , 7 giorni su 7 e il rigoroso rispetto dei requisiti di legge. Le caratteristiche principali sono:

• In termini di ottimizzazione ed efficienza, è fondamentale allineare le risorse umane alla domanda, in modo da avere le competenze giuste al posto giusto per raggiungere gli standard di servizio pubblico richiesti e, al contempo, ridurre il carico amministrativo legato alla pianificazione manuale.
• Supporto al lavoro flessibile: ciò include la gestione di diverse modalità, come il lavoro flessibile, la gestione del personale a distanza e l’orario di lavoro compresso, e garantisce un monitoraggio accurato delle ore lavorate, indipendentemente dal luogo in cui viene svolto il lavoro.
• Responsabilizzazione: gli strumenti di self-service a disposizione dei dipendenti offrono loro un maggiore controllo sui propri orari e sulle ferie, il che a sua volta aumenta il morale e la fidelizzazione, riducendo al contempo il numero di richieste amministrative al reparto Risorse Umane.

Fornendo visibilità in tempo reale sui dati della forza lavoro, Softworks consente ai leader del settore pubblico di prendere decisioni informate. Qual è il motivo per cui si sceglie un software per la pianificazione dei servizi antincendio e di emergenza? Software per la pianificazione dei servizi antincendio e di emergenza?

I servizi antincendio e di emergenza medica svolgono un ruolo centrale nel garantire la sicurezza pubblica e pertanto richiedono un impegno costante in termini di prontezza, rapidità di intervento e standard di assistenza elevatissimi. Nella preparazione dei turni per i membri di un corpo dei vigili del fuoco, paramedici, tecnici di emergenza medica e personale di supporto, è fondamentale coordinare un personale altamente qualificato per salvare vite umane e proteggere i beni. Affidarsi a una pianificazione manuale o alla preparazione dei turni in situazioni di forte pressione è inefficiente e può avere un impatto negativo sulla sicurezza pubblica. Il software di pianificazione/organizzazione dei turni per il settore pubblico di Softworks offre una soluzione specializzata per la gestione dei turni nei servizi di emergenza e per la pianificazione del personale nel settore sanitario, progettata specificamente per affrontare queste problematiche.

Gestione critica del personale e pianificazione basata sulla domanda

Le operazioni antincendio sono per loro natura guidate dalla domanda e richiedono livelli di personale rigorosi per garantire una risposta efficace. Il nostro software è particolarmente adatto alla pianificazione basata sulla domanda perché:

• L’ottimizzazione dei livelli di personale (allocazione delle risorse) implica l’individuazione di eventuali carenze in un turno e la successiva identificazione del personale più idoneo, tenendo conto delle competenze richieste e della loro disponibilità, al fine di svolgere tali turni attraverso un’allocazione strategica delle risorse .
• Per anticipare la domanda, è opportuno utilizzare sia dati in tempo reale che dati storici nella previsione del fabbisogno e dei costi del lavoro, al fine di prevedere le fluttuazioni della domanda. È fondamentale apportare modifiche proattive ai turni per far fronte agli aumenti previsti di chiamate di emergenza, incidenti critici o cambiamenti stagionali, riducendo così il rischio di carenza di personale.

Gestione delle competenze, delle certificazioni e della formazione per la risposta alle emergenze (abbinamento tra competenze e qualifiche)

Il fatto che le professioni nel settore antincendio e dei servizi di emergenza siano dinamiche e richiedano specializzazione implica la necessità di tenere traccia con precisione di un’ampia gamma di competenze e di eventuali certificazioni in corso. Il software che offriamo include:

• Tracciamento completo delle competenze: Mantenere un registro preciso delle competenze e delle qualifiche di ogni vigile del fuoco o paramedico (ad es. materiali pericolosi, sommozzatore di soccorso, rianimazione avanzata). Nel caso di impiego basato sulle competenze, solo il personale in possesso delle competenze necessarie e aggiornate dovrebbe essere assegnato a ruoli specifici al fine di garantire la corrispondenza tra competenze e qualifiche e assicurare l’efficacia della risposta alle emergenze. Il sistema invia avvisi automatici ai responsabili quando le competenze o le certificazioni di un dipendente stanno per scadere, garantendo il mantenimento della prontezza operativa, della conformità legale e della conformità della formazione.

Colmatura delle lacune in tempo reale e implementazione rapida (aderenza in tempo reale)

Nel campo dei servizi di emergenza, il tempo di risposta è di fondamentale importanza. Il nostro software è progettato per ottimizzare sia gli aggiustamenti operativi in tempo reale sia il monitoraggio in tempo reale dell’aderenza:

• Schermata delle carenze in tempo reale : questa schermata fornisce una visione immediata delle carenze di personale in tutte le stazioni o unità, con le carenze raggruppate in base alla loro gravità, consentendo una rapida definizione delle priorità e l’adozione di misure.
• Il sistema di alert per le posizioni vacanti di Softworks invia notifiche via e-mail e SMS al personale disponibile e qualificato che soddisfa determinati criteri, al fine di coprire i turni scoperti e garantire che la capacità di risposta alle emergenze non venga compromessa.
• La schermata del programma giornaliero fornisce informazioni in tempo reale su chi è previsto in servizio durante la giornata, consentendo ai comandanti delle operazioni e ai capi stazione di ottenere una chiara panoramica delle attività ai fini del dispiegamento.

Rigoroso rispetto delle normative specifiche di settore (conformità legale e accordi collettivi di lavoro)

Il personale dei vigili del fuoco e dei servizi di emergenza è soggetto a leggi speciali in materia di lavoro, contratti sindacali e normative in materia di salute e sicurezza. Il nostro software offre le seguenti funzionalità:

• I controlli automatici di conformità integrano nella logica di pianificazione tutta la legislazione pertinente in materia di orario di lavoro (ad esempio, il numero massimo di ore lavorative, l’obbligo di periodi di riposo e i limiti stabiliti dalla Direttiva sull’orario di lavoro), nonché gli accordi sindacali (come i contratti collettivi di lavoro) e le procedure in materia di salute e sicurezza.
• Conformità normativa garantita .
• Registri verificabili (Audit Trails) : una traccia di controllo completa e verificabile di tutte le decisioni di programmazione, ottimizzando i modelli di turni e le rotazioni tenendo conto delle normative in materia di salute e sicurezza per garantire che il personale sia idoneo al lavoro.

Self-service per i dipendenti e comunicazione

È importante responsabilizzare il personale dei vigili del fuoco e dei servizi di emergenza attraverso una maggiore trasparenza e flessibilità nella pianificazione dei turni, al fine di migliorare il morale e ridurre il turnover del personale. La funzionalità Self-Service per i dipendenti include:

• Le persone possono visualizzare i propri orari di lavoro in anticipo in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo utilizzando la funzione Visione Turnisui loro smartphone.
• I dipendenti possono facilmente presentare una richiesta di ferie o effettuare uno scambio di turno con altri dipendenti idonei .
• Consente una comunicazione più efficiente in merito ai cambi di turno, agli aggiornamenti importanti e alle opportunità di formazione.

Allocazione ottimizzata delle risorse e controllo dei costi (riduzione del budget per straordinari e spese di agenzia: consentire ai manager di lavorare entro i limiti di controllo del budget predefiniti, applicare l’autorizzazione agli straordinari e adeguare i programmi di conseguenza). Abbinare le risorse della forza lavoro alla domanda in modo da ridurre i costi superflui e tagliare i costi complessivi tra il 5% e il 20% per le grandi organizzazioni.

• Automatizzando i flussi di lavoro, i manager e il personale delle risorse umane vengono liberati dalle attività amministrative, potendo così concentrarsi sulle iniziative strategiche e sull’erogazione di servizi di prima linea.
• Per una contabilità e una rendicontazione dei costi accurate, le analisi in tempo reale e i report dettagliati offrono metriche di costo per servizio relative ai costi del personale, agli straordinari, all’assenteismo e all’utilizzo delle competenze, in modo da poter prendere decisioni basate sui dati a supporto del controllo del budget .

Conformità normativa migliorata e mitigazione del rischio (conformità legale e tracciabilità delle operazioni)

Softworks garantisce una maggiore conformità normativa e mitigazione dei rischi grazie a:

• Nel sistema automatizzato di monitoraggio della conformità, è necessario integrare normative rigorose direttamente nella logica di pianificazione, in modo da rilevare automaticamente eventuali violazioni e garantire il rispetto delle pause obbligatorie e del numero massimo di ore lavorative consentite.
• Garantisce la conformità conil regolamento del pubblico impiego , il regolamento sindacale e la legislazione locale in materia di lavoro.
• Grazie all’utilizzo di un unico sistema sicuro che registra orari di lavoro, presenze, assenze e attività di pianificazione tramite la gestione centralizzata dei dati, è possibile creare una traccia di controllo verificabile. Questo tipo di traccia è essenziale per gli audit normativi ed è supportato da certificazioni ISO, sicurezza dei dati (GDPR/FOIA) e controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) .
• La garanzia della salute e della sicurezza implica assicurarsi che i turni di lavoro siano ottimali in termini di procedure di salute e sicurezza e tenere traccia di chi si trova dove e quando.

Esperienza dei dipendenti migliorata Grazie al Self-Service per i dipendenti e all’app mobile, i dipendenti hanno la possibilità di assumere il controllo grazie all’accesso mobile al sistema di turni, che consente loro di visualizzare i propri orari, inviare richieste di ferie, controllare l’orario flessibile o richiedere scambi di turno. Promuovere la trasparenza e l’autonomia porterà direttamente a un morale dei dipendenti più elevato e a una maggiore soddisfazione lavorativa.

• Garantire una pianificazione dei turni equa e trasparente: includere regole di equità nell’assegnazione dei turni, che comprendano sia i giorni festivi che i turni notturni, al fine di ridurre stress, risentimento e turnover del personale.
• Come attrarre e trattenere talenti di alto livello nel settore pubblico implementando un’efficace strategia di fidelizzazione sia nel personale sanitario che nei servizi municipali.

Agilità e reattività operative (aderenza in tempo reale)

Offriamo agilità operativa e reattività in diversi modi:

• Consente un processo decisionale in tempo reale grazie a report dettagliati, che permettono ai manager di prendere decisioni più rapide e di agire in modo proattivo in risposta a esigenze mutevoli o situazioni di emergenza.
• Funzionalità di monitoraggio in tempo reale: puoi controllare dove e quando i tuoi dipendenti stanno lavorando .
• Migliora la pianificazione del personale utilizzando il nostro strumento di previsione delle assenze basato sull’intelligenza artificiale, che analizza i modelli storici di turni e le tendenze di assenza per prevedere i casi probabili di assenza ingiustificata, facilitando così la pianificazione della continuità aziendale .
• Integrazione perfetta : offre supporto per l’integrazione con i sistemi esistenti, per l’integrazione con la gestione delle paghe e per una connessione nativa con tutti i moduli, al fine di eliminare i silos di dati.

Investi oggi stesso in un software di pianificazione per il settore pubblico.

Il software di pianificazione per il settore pubblico di Softworks rappresenta un investimento strategico che consente alla vostra organizzazione di operare con efficienza, garantire la conformità alle normative , mantenere il controllo del budget e supportare il personale, garantendo al contempo elevati livelli di servizio ai cittadini.

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