Il software gestionale all-in-one supporta l’integrazione del modello di assegnazione del personale in base alla criticità dei pazienti, per fornire una soluzione ottimizzata per il settore sanitario, comprensiva della programmazione del personale, della rilevazione delle presenze, della gestione delle assenze e di molto altro.
Monitoraggio Livello Assistenziale e Minutaggio
- Allineare i turni del personale con il livello di criticità dei pazienti
- Monitorare i livelli di non autonomia dei pazienti in base al reparto
- Identificare i reparti che richiedono una revisione del numero di infermieri in servizio
- Generare le assegnazioni del personale ai pazienti
- Automatizzare le attività amministrative riguardanti il personale
- Garantire la conformità normativa
La criticità dei pazienti è un parametro dell’intensità delle cure infermieristiche richieste da un paziente. Le organizzazioni del settore sanitario si affidano alla valutazione del livello di criticità dei pazienti per ottimizzare le risorse infermieristiche e fornire un’assistenza di alta qualità ai pazienti.
Cos’è il modello di assegnazione del personale in base alla criticità dei pazienti?
L’assegnazione del personale in base al livello di criticità dei pazienti tiene conto delle necessità dei pazienti e non soltanto del numero di pazienti da assistere. Assegnare un numero di infermieri a ogni turno unicamente basandosi sul numero di pazienti da assistere potrebbe non essere nel migliore interesse dei pazienti stessi. Ad esempio, alcuni pazienti hanno bisogno di un infermiere dedicato 24 ore al giorno, 7 giorni su 7 mentre sono ricoverati in terapia intensiva, ma nel giorno della dimissione possono avere bisogno di un’assistenza minima.
Con le nostre soluzioni automatizzate basate sul livello di criticità dei pazienti, potete ottimizzare i turni di lavoro degli infermieri e assegnarli ai pazienti in base alle loro effettive necessità, facendo buon uso delle vostre risorse umane. In questo modo, la qualità dell’assistenza ai pazienti migliorerà, la programmazione del personale sarà più efficiente, i costi saranno ridotti e la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti aumenterà.
Vantaggi del software per la gestione del personale in base alla criticità dei pazienti
- ALLINEARE i turni del personale con il livello di criticità dei pazienti. Pianificare i turni di lavoro tenendo conto di competenze, esperienza e livelli di criticità dei pazienti.
- MONITORARE i livelli di non autonomia dei pazienti nei vari reparti, integrando la soluzione con strumenti come Shelford Acuity Tool, NICE, RAFAELA e NHPPD.
- VALUTARE il livello di assistenza richiesto da ogni paziente e programmare il personale di conseguenza.
- ABBINARE le ore ETP necessarie con le ore ETP effettive programmate nei turni di lavoro degli infermieri.
- IDENTIFICARE il numero di infermieri necessari in ogni reparto giorno per giorno.
- AIUTARE i responsabili dei reparti a individuare quali reparti richiedono una revisione del numero di infermieri in servizio.
- MONITORARE i livelli di non autonomia dei pazienti e generare le assegnazioni del personale ai pazienti sulla base di tali livelli.
Il nostro aiuto nelle seguenti aree
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Parola chiave principale: Strumento di allocazione del personale basato sul livello assistenziale del paziente
Che cos’è la pianificazione del personale basata sul livello assistenziale?Il sistema Acuity-Based Staffing di Softworks determina il livello di assistenza necessario ai pazienti, ovvero il grado di cura richiesto, mediante un sistema di classificazione dei pazienti (PCS) e un punteggio di complessità clinica, al fine di assegnare le risorse infermieristiche in base alla reale dipendenza dei pazienti anziché al numero di membri del personale.
La piattaforma trasforma le operazioni sanitarie in quattro aree chiave:
- In termini di assistenza e soddisfazione del paziente, le esigenze assistenziali infermieristiche vengono monitorate bilanciando il tempo dedicato all’assistenza diretta con quello dedicato all’assistenza indiretta, attraverso l’utilizzo di parametri di gravità personalizzabili. Ciò garantisce che i pazienti con elevate esigenze assistenziali ricevano un’assistenza specifica, migliorando così gli esiti clinici, gli indicatori di sicurezza del paziente e la soddisfazione generale del paziente .
- Risparmio sui costi e controllo delle spese salariali: grazie all’utilizzo di dati dei pazienti in tempo reale, si elimina la necessità di stime approssimative nella pianificazione dei turni, riducendo considerevolmente i costi degli straordinari, che sono elevati, con conseguente miglioramento del controllo dei costi salariali e della previsione di bilancio .
- La soddisfazione degli infermieri e il morale del personale aumenteranno distribuendo equamente i carichi di lavoro in base alla capacità, alla disponibilità, alle competenze degli infermieri e ai requisiti minimi di personale; ciò rappresenta un’efficace strategia di fidelizzazione del personale infermieristico e contribuisce a migliorare il morale del personale, prevenendo al contempo il burnout.
- Il sistema fornisce un’indicazione visiva in tempo reale delle variazioni di personale, consentendo al personale di gestire efficacemente le fluttuazioni della domanda e del flusso ospedaliero, e permettendo ai responsabili di riassegnare rapidamente gli infermieri ai reparti che registrano aumenti inattesi di pazienti in linea con le normative regionali sul minutaggio.
Collegando direttamente l’organico al livello assistenziale dei pazienti, Softworks consente alle strutture sanitarie di ottenere una maggiore efficienza di bilancio, migliorare la sicurezza dei pazienti e mantenere il proprio organico flessibile.
L’azienda si dedica alla trasformazione della gestione del personale sanitario, partendo dal presupposto che la qualità dell’assistenza ai pazienti dipenda dal benessere del personale e dall’efficace impiego di personale pienamente qualificato. Softworks si impegna costantemente ad aiutare organizzazioni come la vostra, trasformando problemi operativi complessi in chiari vantaggi strategici. Poiché il contesto sanitario è complesso e spesso imprevedibile, i metodi tradizionali di gestione del personale non sono spesso in grado di soddisfare le esigenze delle moderne strutture mediche.
Strumento di Softworks per la gestione del personale in base al livello assistenziale
Lo strumento di pianificazione del personale in base alla gravità delle condizioni di salute fa parte di una piattaforma completa di gestione del personale progettata per rispondere alle specifiche esigenze di ospedali, case di cura e strutture sanitarie; fornisce supporto per la pianificazione del personale a livello di reparto/unità e per la gestione del carico di lavoro clinico, consentendo di erogare l’assistenza appropriata al momento giusto, massimizzando al contempo l’efficienza e la soddisfazione del personale in linea con le normative regionali sul minutaggio.
Offri automaticamente vantaggi sostanziali sul posto di lavoro.
Softworks offre l’automazione per le complesse regole di lavoro e le politiche retributive già in vigore nella vostra organizzazione. Questa automazione elimina le attività manuali che richiedono molto tempo, associate alla gestione di dati relativi a presenze , assenze, orari flessibili, competenze e formazione dei dipendenti, e così via. L’automazione fornisce al settore sanitario il vantaggio strategico necessario per affrontare l’attuale situazione caratterizzata da carenza di personale, pressioni finanziarie e una domanda in continua crescita di assistenza di alta qualità. Le nostre soluzioni gestionali semplificano i processi HR, aumentano la produttività, promuovono l’ottimizzazione del personale e mantengono livelli di personale sicuri , migliorando la gestione, la pianificazione del personale e la modalità di impiego delle risorse. Questo approccio olistico è necessario per raggiungere un’efficienza operativa ottimale e un personale realmente motivato.
Strumento di gestione del personale basato sul livello di assistenza: per un personale più intelligente.
Il principio fondamentale per un’assistenza sanitaria efficace è disporre di un numero adeguato di personale qualificato, presente dove e al momento giusto. Nell’attuale contesto sanitario, sempre più esigente, i metodi tradizionali di gestione del personale non sono generalmente all’altezza delle aspettative, poiché tendono a basarsi esclusivamente sul numero di pazienti, su obiettivi fissi relativi al rapporto infermiere-paziente o su rigidi rapporti personale-paziente . Tali approcci non tengono conto delle importanti variazioni nelle esigenze dei pazienti e, di conseguenza, causano una scarsa qualità dell’assistenza, un sovraccarico di lavoro per il personale e notevoli inefficienze finanziarie. Noi di Softworks sosteniamo una strategia più intelligente, pienamente rispecchiata dal nostro strumento di gestione del personale basato sulla gravità delle condizioni del paziente e sulle direttive regionali sul minutaggio.
Il concetto centrale di livello assistenziale
Il sistema di assegnazione del personale infermieristico basato sulla gravità delle condizioni di salute (Acuity-Based Staffing) considera la quantità di assistenza necessaria a ciascun singolo paziente o residente. Invece di allocare le risorse semplicemente in base al numero di pazienti , il nostro sistema determina l’assegnazione del personale infermieristico in base alle reali esigenze dei pazienti, ovvero al loro grado di dipendenza, all’intensità e alla complessità delle cure necessarie e alle specifiche mansioni da svolgere. Ciò consente di garantire ai pazienti con elevati livelli di dipendenza risorse sufficienti, con conseguenti migliori risultati clinici e maggiore sicurezza. Questo obiettivo viene raggiunto attraverso l’applicazione sistematica di strumenti di misurazione della gravità delle condizioni di salute del paziente . Nel caso delle strutture di assistenza a lungo termine, ciò significa effettuare un’accurata valutazione della gravità delle condizioni di salute del residente .
Soddisfare le esigenze sanitarie individuali dei pazienti
Adottando un metodo basato sulla valutazione del livello di complessità assistenziale, gli operatori sanitari possono garantire che l’assistenza fornita sia adeguata alle esigenze individuali di ciascun paziente, ottenendo così una migliore qualità e maggiore sicurezza delle cure. Questo è particolarmente importante per affrontare la varietà di pazienti e la crescente domanda di assistenza specializzata in una società che invecchia. Con il nostro sistema è possibile monitorare i livelli di complessità assistenziale in ogni reparto utilizzando strumenti accreditati o metriche personalizzabili , ottenendo informazioni dettagliate su dove le risorse sono maggiormente necessarie.
Vantaggi dell’approccio “più intelligente”
Il passaggio a una pianificazione del personale basata sulla gravità delle condizioni di assistenza rappresenta un cambiamento da un approccio reattivo a uno proattivo, reso possibile dall’utilizzo di modelli di previsione della domanda di assistenza e di pianificazione predittiva del personale. Invece di dover correre ai ripari per colmare le carenze di personale o affrontare le conseguenze della carenza di organico, il nostro strumento consente ai responsabili di anticipare le esigenze di personale e prendere decisioni ben ponderate. Questo metodo più intelligente porta a notevoli risparmi sui costi, generando turni di lavoro più accuratamente adattati ai dati reali dei pazienti. Poiché il software riduce la necessità di costosi straordinari e di personale interinale proveniente da agenzie, si ottengono risparmi sostanziali che possono essere reinvestiti nel miglioramento dei servizi di assistenza o nel supporto al personale. Questo è un esempio concreto di ottimizzazione del personale .
Promuovere un ambiente di lavoro più positivo
Gli effetti di una cattiva pianificazione dei turni, come il sovraccarico di lavoro, lo stress e l’insoddisfazione dei lavoratori, che a loro volta portano a burnout, assenteismo e alti tassi di turnover, sono ben noti. Secondo un sondaggio condotto da ConnectRN, il 50% degli infermieri ha dichiarato di stare valutando l’idea di abbandonare la professione e il 32% ha affermato di non sentirsi supportato, evidenziando così l’urgente necessità di misure che migliorino il benessere del personale. Il nostro sistema affronta questo problema introducendo protocolli di gestione della fatica e adattando il carico di lavoro alla capacità e alla disponibilità di ciascun infermiere, evitando così il sovraccarico e garantendo un’equa distribuzione del lavoro. Ciò si traduce in un ambiente di lavoro più sereno, equo e positivo, elemento essenziale per una strategia di fidelizzazione degli infermieri a lungo termine .
Digitalizzazione e integrazione
Il sistema di gestione del personale Softworks automatizza le attività che solitamente venivano svolte manualmente, tra cui l’elaborazione delle richieste di ferie e permessi retribuiti, l’approvazione delle schede presenze, l’aggiornamento dei piani di assistenza e il monitoraggio delle competenze. Riunendo tutte queste funzioni sotto un sistema centralizzato di gestione dei dati, riusciamo a far risparmiare tempo a tutti, a migliorare l’accuratezza delle informazioni e ad aumentare significativamente il coinvolgimento dei dipendenti. I nostri sistemi registrano informazioni complete e aggiornate, forniscono dashboard intuitive e includono report storici, tracciabilità completa delle operazioni, documentazione digitale e conformità al GDPR.
Migliorare gli esiti clinici dei pazienti e generare risparmi.
Il processo di digitalizzazione della gestione del personale sanitario sta rivoluzionando le operazioni quotidiane, migliorando gli esiti per i pazienti e riducendo i costi. Grazie alla perfetta integrazione del nostro strumento di gestione del personale basato sulla gravità delle condizioni di salute con altri moduli di gestione del personale, come quelli relativi alle risorse umane e alla gestione delle buste paga, offriamo una soluzione davvero completa. Questo metodo di centralizzazione aumenta la precisione, riduce il carico amministrativo e garantisce la conformità dei dati a normative come il GDPR.
Caratteristiche principali del nostro strumento di gestione del personale basato sul livello assistenziale del paziente
Lo strumento di gestione del personale basato sulla complessità assistenziale (Acuity-Based Staffing Tool) offre numerose funzionalità avanzate che rispondono alle esigenze specifiche della pianificazione in ambito sanitario, siano esse legate a requisiti dinamici dei pazienti, a diverse competenze del personale o a rigidi requisiti normativi. Fornisce un sistema di gestione della forza lavoro completamente automatizzato che consente di gestire pianificazioni e turni complessi, migliorare l’efficienza, ridurre i costi, diminuire l’assenteismo e garantire la conformità normativa (ad esempio, in relazione alla CQC), il tutto offrendo al contempo un’assistenza di eccellente qualità ai pazienti.
1. Valutazione della gravità delle condizioni principali e creazione di un programma ottimizzato
Valutazione della gravità
Al centro della nostra soluzione, il sistema identifica la quantità di assistenza infermieristica o cura necessaria per ciascun paziente o residente in base a:
- Dipendenze individuali
- Intensità dei sintomi
- Complessità delle condizioni
- Compiti specifici per determinate condizioni
È nota come misurazione della gravità delle condizioni del paziente o valutazione della gravità delle condizioni del residente.
Pianificazione ottimizzata dei turni
Le nostre soluzioni di pianificazione del personale e di eRostering sono in grado di generare turni che adattano il personale alle esigenze dei pazienti. Il sistema tiene conto del mix necessario di competenze e preferenze dei dipendenti, creando così turni ottimali con un semplice gesto. In questo modo, la persona giusta, con le competenze adeguate, si trova al posto giusto al momento giusto, grazie anche all’integrazione con sistemi esterni per la gestione dei turni .
Livelli di personale sicuri e ottimizzazione del mix di competenze
Utilizzando i dati relativi alla gravità delle condizioni dei pazienti, il sistema è in grado di calcolare il numero di ore di assistenza per paziente al giorno (minutaggio) , consentendo ai responsabili di stabilire e monitorare i livelli di personale necessari per la sicurezza. Il sistema promuove inoltre l’ottimizzazione del mix di competenze, assicurando che sia presente il corretto rapporto tra infermieri professionali (RN), infermieri pratici autorizzati (LPN) e assistenti infermieristici certificati (CNA).
2. La gestione di competenze e formazione complete
- Per il monitoraggio delle certificazioni: la funzione monitoraggio apprendimento e competenze consente di monitorare le competenze, la formazione, le qualifiche dei dipendenti e, soprattutto, le relative date di scadenza attraverso un sistema efficace.Monitoraggio delle certificazioni .
- Nel caso di un impiego qualificato, a ciascun compito viene assegnato solo personale adeguatamente qualificato e che soddisfa i requisiti di formazione obbligatoria , migliorando così sia la sicurezza del paziente che la qualità dell’assistenza.
- Gli avvisi automatici relativi alle certificazioni in scadenza contribuiscono a proteggere la tua organizzazione dai rischi normativi, consentendo una riqualificazione proattiva .
3. Offrire ai dipendenti servizi self-service e accesso tramite dispositivo mobile
- Maggiore controllo: l’app Portale Self-Service, disponibile per smartphone, tablet e computer desktop, offre agli operatori sanitari un maggiore controllo sulla propria vita lavorativa.
- Flessibilità e trasparenza: i dipendenti possono registrare i propri orari di arrivo e partenza (tramite tracciamento GPS), visualizzare i propri turni in qualsiasi momento del giorno e della notte, richiedere permessi e scambiarsi i turni. Il grado di trasparenza e l’autonomia offerta aumentano la soddisfazione lavorativa e riducono il turnover del personale.
4. La capacità di avere visibilità in tempo reale e di prendere decisioni basate sui dati
- Informazioni immediate: i report e le dashboard complete offrono analisi del personale , report sulla produttività e una chiara visibilità su tendenze di presenza, straordinari, costi, modelli di assenza, utilizzo delle risorse e saldi delle ferie.
- Grazie a un approccio proattivo, le informazioni derivanti dalla previsione della domanda in tempo reale consentono ai vostri manager di rispondere ai cambiamenti nella richiesta dei pazienti o a carenze impreviste di personale, promuovendo così un processo decisionale realmente basato sui dati.
5. Utilizzo di informazioni basate sull’intelligenza artificiale per una gestione proattiva delle assenze
- Il nostro software per la gestione delle assenze include un sistema centralizzato che consente di tracciare le assenze in base alla tipologia, alla frequenza e agli schemi ricorrenti.
- Per ridurre al minimo i disagi, i flussi di lavoro e gli avvisi automatizzati informano i responsabili di assenze ingiustificate o conducono a colloqui di rientro al lavoro, consentendo un intervento proattivo e riducendo così le interruzioni.
- Una volta creati i programmi, le previsioni basate sull’intelligenza artificiale analizzano i modelli storici di cambiamento e le tendenze di assenza al fine di prevedere il probabile numero di persone che non si presenteranno.
- È fondamentale adeguare proattivamente gli orari, riassegnare il personale e predisporre piani di riserva adeguati, in modo da ridurre al minimo eventuali interruzioni prima che compromettano l’assistenza ai pazienti. Questo approccio rientra nella gestione del rischio (relativa alla carenza di personale) .
6. Conformità normativa senza intoppi
- Monitoraggio automatizzato: Poiché il settore sanitario è soggetto a rigide normative in materia di orari di lavoro, periodi di riposo e sicurezza dei pazienti, il nostro software WFM monitora automaticamente la conformità a tali normative, garantendo così il rispetto degli standard regolamentari (come quelli stabiliti dalla CQC) e riducendo la probabilità di incorrere in sanzioni pecuniarie ingenti.
- PBJ Reporting: Per le case di cura statunitensi, il nostro sistema include regole di equità regolabili in modo che i turni siano distribuiti equamente. Il calcolo corretto delle ore di assistenza per paziente al giorno (CHPPD) funge da indicatore chiave della qualità dell’assistenza. Il sistema di avviso posti vacanti invierà avvisi via e-mail e SMS al personale disponibile e idoneo in modo che possano candidarsi immediatamente per i turni aperti .
- Ridurre la dipendenza dal personale interinale: questo metodo lungimirante garantisce un funzionamento senza intoppi, riduce le variazioni di personale e, al contempo, minimizza la dipendenza da costosi collaboratori esterni .
Dalla gravità delle condizioni dei pazienti all’ottimizzazione del personale.
Per qualsiasi organizzazione sanitaria, il passaggio da metodi di gestione del personale tradizionali e spesso inefficienti a un approccio realmente ottimizzato e basato sulla gravità delle esigenze rappresenta un cambiamento fondamentale. Noi di Softworks non ci limitiamo a offrire software; instauriamo invece una partnership strategica che facilita questa transizione e ha un impatto positivo tangibile sugli esiti clinici dei pazienti, sul benessere del personale e sui risultati economici della vostra azienda.
Gestione strategica dell’impatto e del rischio
Adottando un metodo basato sulla gravità delle condizioni del paziente, è possibile garantire che l’assistenza fornita sia sempre adeguata al livello assistenziale di ciascun paziente in linea con le direttive regionali sul minutaggio, migliorando così sia la qualità che la sicurezza delle cure. Questo approccio avanzato si traduce anche in un notevole risparmio sui costi.
- Riduzione dei costi di agenzia: il nostro software consente di ridurre gli straordinari grazie a una pianificazione più accurata basata su dati reali dei pazienti, diminuendo così la necessità di personale interinale. Il risparmio ottenuto è considerevole e può essere reinvestito direttamente nei servizi di assistenza.
- Il sistema consente il monitoraggio degli indicatori di qualità dell’assistenza e delle metriche di sicurezza del paziente , collegando i livelli di personale alle esigenze di gravità, e il calcolo delle ore di assistenza per paziente al giorno (minutaggio) è un dato chiave per dimostrare che le risorse vengono utilizzate in modo appropriato e che gli standard di qualità vengono rispettati.
- La mitigazione del rischio implica la definizione e il monitoraggio di livelli di personale sicuri in base alle esigenze dei pazienti, poiché questo è un aspetto chiave della gestione del rischio (in particolare in caso di carenza di personale). Il sistema riduce i rischi legati a cure inadeguate e alla non conformità attraverso l’ottimizzazione del mix di competenze .
Benessere e fidelizzazione del personale
Il software contribuisce a creare un ambiente di lavoro più positivo e a migliorare il morale del personale, rafforzando così la strategia di fidelizzazione degli infermieri .
- Carico di lavoro equo: abbinando il carico di lavoro alle competenze, all’esperienza, alla capacità e alla disponibilità di ciascun infermiere, il nostro sistema previene il sovraccarico, distribuisce il lavoro in modo equo e riduce lo stress. Questo approccio proattivo contrasta direttamente il burnout e supporta le iniziative di fidelizzazione del personale.
- Autonomia: la nostra app Portale Self-Service offre al personale la possibilità di visualizzare gli orari, richiedere permessi, controllare le indennità e scambiare i turni, migliorando l’equilibrio tra vita professionale e privata e la soddisfazione sul lavoro.
Agilità e integrazione
Il nostro software offre regolazioni in tempo reale e flessibilità, elementi essenziali in ambienti sanitari dinamici.
- Gestione dinamica del personale: i manager possono identificare i livelli di personale nei vari reparti per una visualizzazione immediata delle variazioni di organico , apportando le modifiche necessarie in tempo reale. La regolazione dinamica è fondamentale per la previsione della domanda in tempo reale .
- Integrazione perfetta: l’integrazione perfetta del nostro strumento di gestione del personale basato sulla gravità delle condizioni di salute con il software di pianificazione dei turni , il sistema di gestione dei posti letto e la cartella clinica elettronica (EHR) offrono una soluzione davvero completa. Questa gestione centralizzata dei dati migliora la precisione, riduce gli oneri amministrativi e garantisce la conformità a normative come il GDPR. Inoltre, la dirigenza può sfruttare l’analisi del personale per condurre attività di benchmarking (interne/esterne) e pianificazione di scenari ipotetici .
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Softworks vanta oltre trent’anni di esperienza nell’aiutare le organizzazioni di tutto il mondo a strutturare la propria giornata lavorativa per renderla più produttiva e redditizia. Le nostre soluzioni sono utilizzate da ospedali e strutture sanitarie a livello globale, affrontando problematiche complesse come la gestione dei turni, la conformità normativa e il coinvolgimento dei dipendenti. Offriamo servizi completi di project management, consulenza, formazione e supporto per garantire il vostro successo a lungo termine.
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