Software Gestionale per le Case di Cura

La chiave per fornire un’assistenza eccellente agli ospiti delle strutture di assistenza a lungo termine risiede in un team gestito in modo efficiente e ben supportato. Softworks aiuta aziende come la vostra a trasformare complesse problematiche operative in vantaggi strategici concreti. Nelle case di riposo, nelle residenze per anziani e nelle strutture di assistenza, una pianificazione efficace del personale, degli operatori socio-sanitari e degli infermieri è fondamentale per offrire un’assistenza compassionevole e di alta qualità, garantendo la stabilità operativa e contribuendo a creare un ambiente di lavoro positivo per i vostri dipendenti. Il software di pianificazione per case di riposo, gli strumenti di pianificazione dei turni e la piattaforma completa di gestione del personale che offriamo sono tutti progettati per migliorare le operazioni, ottimizzare l’erogazione dell’assistenza e aumentare la soddisfazione dei dipendenti in tutte le vostre strutture.

Softworks: un partner di fiducia per le case di riposo.

Grazie a oltre trent’anni di esperienza internazionale, Softworks si conferma un partner affidabile, aiutando case di riposo e strutture di assistenza in tutto il mondo a organizzare le proprie attività quotidiane per migliorare produttività e redditività. L’azienda automatizza le complesse normative e politiche retributive già in vigore, eliminando le attività manuali e dispendiose in termini di tempo legate alla rilevazione delle presenze, alla gestione delle assenze, alla flessibilità oraria, alla gestione delle competenze e della formazione e a tutte le altre attività simili. L’automazione altamente avanzata offerta all’interno di una piattaforma centralizzata di gestione dei dati è esattamente ciò di cui le case di riposo hanno bisogno per affrontare le complesse sfide di oggi ed essere pronte per le esigenze di domani.

Passaggio dalla gestione manuale a quella digitale del personale.

Per il successo della vostra organizzazione e per la soddisfazione dei vostri dipendenti è fondamentale gestire le presenze, le ferie, la pianificazione dei turni e altre attività HR. Softworks vi permette non solo di risparmiare tempo e migliorare l’accuratezza dei dati, ma anche di aumentare significativamente il coinvolgimento dei dipendenti, spostando queste attività chiave da fogli di calcolo manuali ed e-mail a un unico sistema intelligente con tracciabilità completa. La completezza del nostro approccio è essenziale per raggiungere un’efficienza operativa ottimale e un personale realmente motivato, trasformando la pianificazione dei turni del personale assistenziale e infermieristico (RGN, RMN) in una funzione strategica.

Che cos’è un software per la gestione del personale nelle case di riposo?

Il software per la gestione del personale delle case di riposo è uno strumento digitale specifico, progettato per aiutare le strutture a fornire un’assistenza di alta qualità ed economicamente vantaggiosa, ponendo al centro le proprie risorse umane, il bene più prezioso. Noi di Softworks sappiamo che per le case di riposo le priorità principali sono l’assistenza agli ospiti, la gestione dei piani di cura e il mantenimento del corretto rapporto ospiti-personale in termini di minutaggio. Trovare un equilibrio tra queste priorità, l’aumento dei costi e la carenza di personale rappresenta una sfida continua. Il software gestisce automaticamente le complesse attività amministrative legate alla gestione del personale, consentendovi di concentrarvi sul benessere degli ospiti senza dovervi occupare della burocrazia.

Massima libertà di pianificazione per ogni aspetto della tua attività.

Il nostro software integra in un’unica piattaforma la pianificazione del personale, la gestione delle presenze, le risorse umane, l’integrazione dei piani di assistenza, i sistemi di cartella clinica elettronica (EHR) e la gestione delle assenze. Per le case di cura, il vantaggio principale è rappresentato dalla pianificazione del personale basata sul livello di assistenza e dall’ottimizzazione della manodopera. Invece di utilizzare fogli di calcolo manuali, il sistema consente di creare turni efficienti abbinando le competenze del personale alle esigenze di assistenza dei residenti tramite la corrispondenza delle competenze cliniche. Questa ottimizzazione permette di individuare tempestivamente le carenze di personale e di organizzare la copertura per malattia utilizzando il proprio personale, massimizzando così l’utilizzo del personale a chiamata e semplificando la gestione del personale interinale, evitando di dipendere esclusivamente da costosi lavoratori temporanei, con un conseguente notevole supporto al controllo del budget (costi salariali).

Garantire la conformità in tutta l’organizzazione

Per le strutture di assistenza a lungo termine è fondamentale mantenere la conformità e la sicurezza. Softworks offre l’automazione della conformità alle normative più rigorose, incluso il supporto per la conformità alla CQC (Care Quality Commission) nel Regno Unito, la conformità alla Direttiva sull’orario di lavoro (WTD) in tutta Europa e la rendicontazione normativa Payroll-Based Journal (PBJ) in Nord America, contribuendo così a proteggere la vostra struttura da sanzioni e danni alla reputazione. Inoltre, i moduli di gestione delle competenze e di integrazione con la cartella clinica elettronica (EHR) assicurano la presenza di personale qualificato e competente nella posizione giusta, migliorando la qualità dell’assistenza offerta ai residenti e garantendo al contempo la piena conformità al GDPR.

Applicazione self-service per i dipendenti

Diamo inoltre grande importanza alla responsabilizzazione del personale attraverso il Self-Service per i dipendenti. L’applicazione mobile consente agli operatori socio-sanitari di gestire il proprio equilibrio tra vita professionale e privata, permettendo loro di visualizzare i turni, richiedere permessi e organizzare scambi di turno, tutto tramite i propri dispositivi mobili. La maggiore trasparenza contribuisce a migliorare il coinvolgimento, ad aumentare il morale del personale e a supportare la strategia di fidelizzazione in un settore così competitivo. Scegliendo Softworks, otterrete una visione in tempo reale del vostro personale, il che a sua volta promuove l’efficienza e l’eccellenza nel settore dell’assistenza.

Ottimizza la gestione del personale e l’assistenza con un software di pianificazione per case di riposo.

Il settore delle case di riposo e delle strutture di assistenza a lungo termine si trova ad affrontare una combinazione particolare di difficoltà, come la grave carenza di personale e di competenze, l’aumento dei costi operativi e l’esigenza imprescindibile di fornire un’assistenza continua e di alta qualità a una popolazione che invecchia. Una pianificazione efficace e ben strutturata dei turni del personale è fondamentale per mantenere gli standard di assistenza previsti.

In passato, i metodi manuali, come l’utilizzo di fogli di calcolo e moduli cartacei, rappresentavano la prassi standard per la gestione di orari, presenze e turni dei dipendenti. Queste vecchie pratiche non solo richiedevano molto tempo ed erano soggette a errori, ma rendevano anche molto difficile sopperire alle carenze di personale, costringendo di conseguenza a ricorrere a costosi collaboratori esterni e comportando potenziali rischi di non conformità.

Le conseguenze sono di vasta portata:

• Il sessantadue per cento dei dipendenti afferma che il proprio livello di stress aumenta quando deve farsi carico delle mansioni dei colleghi assenti .
• Assistenza di scarsa qualità: lo stress lavorativo finisce per compromettere la sicurezza dei pazienti, la gestione del rischio (a causa della carenza di personale) e il livello generale di soddisfazione dei residenti.
• Il costo del personale rappresenta solitamente la voce di spesa più consistente nelle case di cura. Una pianificazione inefficiente comporta un maggiore ricorso a costosi straordinari e all’impiego di personale interinale .

Software di Softworks per la gestione del personale nelle case di cura

Le soluzioni di gestione del personale di Softworks sono progettate con cura per affrontare direttamente queste sfide. Il sistema consente alle case di cura di fornire un’assistenza di alta qualità ed economicamente vantaggiosa, nel rispetto del budget, mantenendo sempre al centro la risorsa più importante: il personale. Grazie all’automazione dei processi di gestione dei dipendenti, Softworks permette alle case di cura di concentrarsi sulla cura dei residenti, senza doversi sobbarcare il pesante carico amministrativo.

Assegnazione del personale in base alla gravità delle condizioni del paziente

Un elemento chiave della nostra soluzione è la pianificazione del personale basata sulla gravità delle condizioni del paziente, che va oltre il semplice utilizzo del rapporto pazienti-personale, tenendo conto della quantità di assistenza infermieristica di cui ogni residente necessita in base al suo livello di dipendenza individuale, all’intensità delle cure, alla complessità del caso e ai compiti richiesti.

Gli aspetti della gestione del personale in base alla gravità delle condizioni del paziente includono:

• L’assegnazione delle risorse infermieristiche si basa sulle reali esigenze dei residenti, e attraverso il metodo di abbinamento delle competenze cliniche i residenti con un elevato grado di dipendenza ricevono le risorse di cui necessitano .
• In termini di efficienza dei costi e benessere dei dipendenti, questo metodo intelligente adegua i turni infermieristici, impone limiti alla durata dei turni, include procedure di gestione della fatica, riduce i costi evitando sia la carenza che l’eccesso di personale e, allo stesso tempo, migliora notevolmente la soddisfazione dei dipendenti assicurando che gli operatori sanitari non siano sovraccarichi di lavoro.
• La gestione proattiva prevede che i manager effettuino simulazioni di scenari ipotetici e previsioni della domanda (sulla base del tasso di occupazione) al fine di tenere conto delle fluttuazioni stagionali e di prevedere il fabbisogno di personale per le operazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e per i turni di reperibilità.

Ottimizzazione delle pianificazioni con Softworks

Softworks riduce i costi operativi grazie a una pianificazione ottimizzata che diminuisce drasticamente la necessità di costosi straordinari e di personale interinale proveniente da agenzie. Inoltre, le nostre soluzioni migliorano la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, offrendo loro maggiore controllo e voce in capitolo sui propri orari di lavoro. Attraverso l’app Portale Self-Service, i dipendenti possono inserire le proprie preferenze ed effettuare scambi di turno, contribuendo così a ridurre lo stress e il rischio di burnout, supportando al contempo una strategia di fidelizzazione a lungo termine. La pratica di una pianificazione trasparente ed equa contribuisce positivamente all’ambiente di lavoro, a una distribuzione equa del carico di lavoro e a livelli più elevati di soddisfazione professionale.

Caratteristiche principali del nostro software di pianificazione per case di riposo

Il software di pianificazione del personale Softworks per case di cura gestisce in modo intelligente tutti i vari aspetti del personale, garantendo un funzionamento fluido e il mantenimento dei più elevati standard di assistenza. Il software è stato progettato pensando alle esigenze specifiche delle case di cura e delle residenze per anziani ed è utilizzato con fiducia da operatori in Irlanda, Regno Unito, Nord America e Canada.

1. Pianificazione e turnazione automatizzate (turnazione dei caregiver)

• Creazione di una pianificazione ottimizzata : le nostre soluzioni di eRostering/Pianificazione del personale consentono di generare automaticamente orari che adattano il personale alla domanda, al mix di competenze richiesto e alle preferenze dei dipendenti. Questo è essenziale per una pianificazione efficace dei turni degli assistenti domiciliari.
• Coprire le lacune all’ultimo minuto: la speciale funzione “Turni Scoperti” invia rapidamente avvisi tramite gli strumenti di comunicazione del personale al personale idoneo e disponibile, in modo che le lacune dell’ultimo minuto possano essere coperte e l’assistenza continua sia mantenuta con una copertura immediata in caso di malattia.
• Grazie all’app portale self-service, i dipendenti possono visualizzare i propri orari personali in qualsiasi momento del giorno e della notte tramite smartphone, tablet o computer. Gli operatori sanitari possono registrare l’inizio e la fine del turno (utilizzando la geolocalizzazione quando effettuano visite domiciliari per l’assistenza domiciliare), visualizzare i propri orari, inoltrare richieste di ferie e gestire lo scambio di turni.

2. Monitoraggio completo di orari e presenze

• Accuratezza delle buste paga e controllo dei costi : il monitoraggio accurato delle presenze e degli orari si integra direttamente con il sistema paghe per il controllo dei costi del personale, guidando il controllo del budget (costi salariali). Un cliente ha eliminato il 90% dei costi. Forniamo diversi metodi di timbratura, come quelli che utilizzano terminali biometrici, registri di passaggio di consegne digitali e app mobili con funzionalità GPS. Per coloro che ricevono uno stipendio, sono disponibili fogli presenze basati sulla fiducia. Monitoraggio delle presenze in tempo reale: il nostro sistema include il monitoraggio dell’aderenza in tempo reale, in modo che i manager possano tenere d’occhio le metriche delle prestazioni (ad esempio, l’utilizzo degli straordinari) e gestire immediatamente le assenze impreviste. Sviluppo delle competenze e gestione della formazione .
• Per la sicurezza dei residenti è importante tenere traccia delle competenze specialistiche, delle certificazioni e della verifica dei controlli DBS (Disclosure and Barring Service), e il sistema avvisa i responsabili quando le credenziali stanno per scadere.
• Monitoraggio della formazione e delle competenze: il modulo svolge diverse attività amministrative, garantisce il rispetto degli obblighi formativi, supporta la pianificazione della successione e organizza attivamente la riqualificazione professionale.

4. Gestione proattiva delle assenze

• Il nostro modulo di gestione delle assenze include un sistema centralizzato per il monitoraggio delle assenze, delle esigenze di copertura per malattia e delle richieste di ferie annuali.
• I flussi di lavoro automatizzati avviseranno i responsabili in caso di assenze ingiustificate o avvieranno colloqui per il rientro al lavoro.
• Il nostro sistema di previsione delle assenze, basato sull’intelligenza artificiale, prevede i probabili casi di assenza analizzando i dati storici e apporta modifiche ai turni prima che l’erogazione dell’assistenza ne risenta.

5. L’integrazione della gestione delle risorse umane e della conformità

• Hub dati centrale: il sistema anagrafica HR funge da punto centrale per la gestione di tutti i dati dei dipendenti, semplificando i vari processi HR e mantenendo tracce di controllo verificabili.
• Per quanto riguarda la conformità normativa, il nostro software è in grado di monitorare il rispetto della legislazione in materia di lavoro, compresa quella relativa alla Direttiva sull’orario di lavoro (WTD) e ai requisiti locali in materia di salute e sicurezza.
• Supporto per la conformità CQC: Il sistema supporta la conformità CQC (Care Quality Commission) nel Regno Unito e la rendicontazione PBJ. La necessità di semplificare i turni degli operatori nelle case di cura e nelle residenze per anziani può essere soddisfatta attraverso una combinazione di automazione, flessibilità e solide procedure di conformità. Le soluzioni di Softworks sono pensate per raggiungere questo obiettivo, consentendo alle vostre strutture di funzionare con maggiore agilità, in modo più economico e con una ferma dedizione sia all’assistenza dei residenti che al benessere dei dipendenti. Il nostro software gestisce la complessità intrinseca delle operazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7, gestendo turni variabili, soddisfacendo i requisiti del turno di reperibilità e gestendo una gamma di ruoli assistenziali. Sostituiamo i metodi manuali e soggetti a errori con una pianificazione automatizzata basata su regole tramite un motore di regole personalizzabile. Ciò riduce notevolmente il carico di lavoro amministrativo, consentendo ai responsabili di concentrarsi sull’assistenza diretta ai residenti. Ad esempio, Villa Basilea è stata in grado di ridurre il tempo di pianificazione mensile da diversi giorni a sole due ore utilizzando Softworks.care. Un cliente, Villa Basilea, ha affermato che il software che utilizziamo garantisce il rispetto dei requisiti normativi, migliorando così la sicurezza dei residenti. Monitora automaticamente le leggi sul lavoro, la conformità alla Direttiva sull’orario di lavoro (DLT) e le normative in materia di salute e sicurezza, riducendo la probabilità di incorrere in multe o problemi legali e tutelando al contempo la reputazione aziendale. Il software offre condizioni di lavoro flessibili e sistemi di incentivi equi per migliorare il morale del personale. Gli operatori sanitari possono inserire le proprie preferenze, richiedere uno scambio di turno e controllare il saldo delle ferie. Le regole interne di equità assicurano una distribuzione equa del carico di lavoro tra i vari modelli di lavoro. Le regole di equità integrate garantiscono un’equa distribuzione del carico di lavoro anche in presenza di modelli di lavoro complessi.

Scalabilità

Le soluzioni Softworks offrono una scalabilità completa per la gestione multi-sede. Che gestiate una singola sede o una rete nazionale, la nostra piattaforma configurabile consente ai team interni di aggiornare facilmente il sistema man mano che la vostra organizzazione si evolve.

Affidati a Softworks per la pianificazione dei servizi della tua casa di riposo.

Softworks vanta oltre trent’anni di esperienza a livello globale nell’aiutare le organizzazioni di assistenza a lungo termine a strutturare la propria giornata lavorativa per migliorare la produttività e la redditività. Offriamo servizi completi di gestione dei progetti, consulenza, formazione e supporto per garantire il vostro successo a lungo termine.

Pronti a semplificare la pianificazione, ottimizzare l’assistenza e potenziare il vostro team? Prenotate una demo oggi stesso per scoprire il potere trasformativo di Softworks!