Software Gestionale per il Settore dei Servizi

Nell’attuale contesto in rapida evoluzione, è fondamentale gestire il personale, la risorsa più importante, utilizzando sistemi solidi e integrati. Il software avanzato di pianificazione per il settore dei servizi, parte integrante della nostra soluzione gestionale completa basata su cloud, trasforma complesse problematiche operative in strategie chiare e gestibili. Softworks ha creato soluzioni software all’avanguardia dotate di un’interfaccia utente intuitiva (UI) per migliorare le condizioni di lavoro dei dipendenti, dei loro manager e dell’intera organizzazione, garantendo scalabilità a lungo termine.

Perché puoi fidarti di Softworks

Da oltre trent’anni, Softworks è all’avanguardia e leader nelle soluzioni di pianificazione del personale e dei turni per il settore dei servizi, e sappiamo che creare un ambiente di lavoro efficiente e flessibile implica:

• Sostenere il benessere dei dipendenti
• Aumentare il coinvolgimento
• Incrementare la redditività
• Mantenimento della conformità

La piattaforma di pianificazione che offriamo fornisce i report e le analisi necessari per prendere decisioni strategiche e consapevoli, che si traducono in maggiore produttività, coinvolgimento dei dipendenti e margini di profitto.

La storia di Softworks come partner nel settore dei servizi

Da oltre trent’anni Softworks è un partner affidabile per organizzazioni internazionali e regionali del settore dei servizi, aiutandole a snellire le proprie operazioni, aumentare la produttività e ridurre i costi del lavoro attraverso una gestione più efficace, la pianificazione automatizzata, la gestione dei turni e un migliore utilizzo delle risorse umane. Offriamo soluzioni flessibili e intuitive che coprono:

• Gestione delle presenze e degli orari

• Schede presenze digitali

• Lavoro flessibile e da remoto

• funzionalità HR

• Gestione delle assenze

• Monitoraggio del progetto

Questi strumenti permettono alle aziende di aumentare l’efficienza, garantire una corretta conformità normativa, ridurre gli errori e migliorare la reportistica integrando agevolmente la gestione delle buste paga, promuovendo al contempo un ambiente di lavoro sicuro e positivo. Ci impegniamo ad aiutarvi a raggiungere un vantaggio competitivo, oggi e in futuro.

Aiutiamo le aziende a eliminare le attività manuali.

Il software gestisce tutte le regole di lavoro e le politiche retributive attualmente in vigore nella vostra organizzazione, con un controllo centralizzato tramite un’unica piattaforma progettata per facilitare un’interazione efficiente. La nostra piattaforma intuitiva elimina le attività manuali e dispendiose in termini di tempo associate alla gestione di presenze, assenze, orari flessibili, competenze e formazione dei dipendenti, e così via. Trasforma la complessa pianificazione in un’attività strategica che contribuisce al profitto e supporta direttamente i principali risultati aziendali, come la qualità del servizio, il tasso di risoluzione al primo intervento e la soddisfazione del cliente.

Soluzioni per la gestione del personale nel settore dei servizi

Il settore dei servizi – che comprende ambiti quali la sanità, la vendita al dettaglio, l’ospitalità, la gestione dei servizi sul campo (FSM), la logistica e il settore pubblico – opera in un contesto altamente dinamico e fortemente competitivo. In ogni ambito di questo settore si cerca costantemente di migliorare la soddisfazione del cliente, gestire un personale mobile, rispettare i requisiti normativi e raggiungere obiettivi di redditività o di erogazione dei servizi. A tal fine, è necessario mantenere una forte attenzione all’efficienza operativa, gestire i vincoli di risorse e dimostrare un impegno concreto per una gestione e un’ottimizzazione accurate del personale.

Affrontare le problematiche operative per le organizzazioni del settore dei servizi

Molte organizzazioni di servizi continuano a utilizzare metodi obsoleti e manuali per svolgere attività come la pianificazione dei turni dei dipendenti, il monitoraggio delle ore lavorate e la gestione delle ferie, affidandosi a fogli di calcolo, e-mail e dati sparsi. Questo non solo comporta un notevole spreco di tempo, ma è anche naturalmente soggetto a errori, con conseguenti costosi straordinari, gravi conflitti di orario, violazioni delle normative e un personale demotivato. I problemi che affliggono il settore dei servizi sono complessi e urgenti:

Soddisfare le esigenze dinamiche dei clienti

Il settore dei servizi necessita di un personale flessibile, dotato di un’ampia gamma di competenze, per fornire prodotti e servizi di qualità entro tempistiche rigorose a una vasta clientela. Una pianificazione inadeguata può portare le aziende ad avere un numero eccessivo di dipendenti (con conseguenti costi del lavoro superflui) o insufficiente (con conseguente perdita di vendite, calo della qualità del servizio, riduzione del tasso di risoluzione al primo intervento e clienti insoddisfatti). Le nostre soluzioni di pianificazione del personale aiutano a bilanciare l’offerta di personale con la domanda di servizi o di pazienti, mantenendo questo delicato equilibrio attraverso una gestione operativa quotidiana precisa.

Gestione di competenze altamente specializzate e diversificate

Poiché il settore dei servizi richiede un personale diversificato in possesso di un’ampia gamma di competenze specializzate, come operatori sanitari qualificati, personale di vendita multilingue, tecnici specializzati sul campo e agenti di pubblica sicurezza, la pianificazione deve tenere conto di queste diverse competenze al fine di avere a disposizione l’esperto appropriato per compiti specifici o per soddisfare esigenze particolari dei clienti. È vero che, per mantenere il personale qualificato e competente, è necessario un aggiornamento continuo delle competenze, in modo che rimanga agile e pronto per il futuro.

Orientarsi nella complessa conformità normativa

Il settore dei servizi è soggetto a una serie di normative rigorose, come quelle relative al personale, alle direttive sull’orario di lavoro (ad esempio la Direttiva europea sull’orario di lavoro o la FLSA), agli standard di sicurezza specifici del settore e agli accordi sindacali. Per conformarsi a tali normative, la pianificazione deve seguirle scrupolosamente, utilizzando un efficace sistema di tracciamento della conformità, che copra aspetti quali l’orario massimo di lavoro, le pause obbligatorie e i livelli di personale necessari per determinate tipologie di attività. Raggiungere la conformità con metodi manuali è molto difficile e ciò espone le aziende al rischio di incorrere in pesanti sanzioni, oltre a subire danni alla reputazione.

Controllo dei costi del personale

Per le aziende di servizi, il personale rappresenta solitamente la voce di costo più rilevante. Una gestione inefficiente dei costi del personale, dovuta ad esempio a registrazioni orarie imprecise, turni di lavoro mal ottimizzati, elevato turnover e straordinari non autorizzati, può compromettere rapidamente la redditività. In breve, è fondamentale ottimizzare il coinvolgimento del personale senza sacrificare la qualità del servizio o la conformità normativa. Le soluzioni di Softworks hanno dimostrato di poter ridurre i costi totali del lavoro di un’organizzazione fino al 20% o anche solo del 5%.

Adattamento alle condizioni operative dei jolly

Gli ambienti di servizio sono in continua evoluzione. Per rimanere agili e acquisire un vantaggio competitivo, è fondamentale che le organizzazioni siano in grado di modificare rapidamente il proprio personale in risposta ad assenze impreviste, improvvisi aumenti della domanda dei clienti o cambiamenti operativi inattesi. I sistemi che si basano su metodi manuali non sono in grado di tenere il passo con tali esigenze.

Come Softworks aiuta a superare i problemi comuni del settore dei servizi

Il software di pianificazione di Softworks per il settore dei servizi è progettato specificamente per superare le sfide sopra menzionate, offrendo una soluzione completa e integrata che semplifica l’intera gestione operativa. Il sistema funge da punto centrale, riunendo tutte le informazioni importanti relative al personale, in modo che i dati frammentati possano essere trasformati in informazioni utili. Abbandonando i processi manuali, si ottiene un controllo e una trasparenza completi, garantendo che ogni minuto di lavoro dei dipendenti sia utilizzato al meglio, che le competenze di ciascun dipendente siano sfruttate appieno e che ogni turno contribuisca direttamente al raggiungimento degli obiettivi di servizio, conformità e redditività.

La nostra soluzione ti consente di:

Automatizzare l’amministrazione del personale

Stiamo sostituendo i macchinosi fogli di lavoro cartacei, i registri delle ferie e dei permessi retribuiti e le registrazioni delle assenze con procedure digitali automatizzate. L’automazione è direttamente collegata all’integrazione con il sistema paghe, il che riduce notevolmente il carico di lavoro amministrativo e fa risparmiare un’enorme quantità di tempo sia ai manager che al personale delle risorse umane, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche e su progetti di maggior valore per i clienti.

Ottieni una visibilità centralizzata completa

Con le nostre soluzioni di pianificazione progettate per il settore dei servizi, puoi ottenere una visione centralizzata e completa delle presenze e degli orari dei tuoi dipendenti, insieme ai relativi costi, in tutti i tuoi reparti, filiali o sedi operative globali. I dati affidabili e in tempo reale, così come gli aggiornamenti immediati, consentono ai manager di reagire tempestivamente a qualsiasi cambiamento, prendere decisioni immediate e informate basate sui fatti e garantire la coerenza delle operazioni, indipendentemente dalla posizione del tuo personale mobile.

Migliorare la produttività e la qualità

Aiuta le organizzazioni del tuo settore a sfruttare al meglio il personale disponibile, ottimizzando la pianificazione e la distribuzione del personale e garantendo che i dipendenti siano perfettamente in linea con le esigenze dei clienti e del mercato. Di conseguenza, la produttività migliora, il punteggio di soddisfazione del cliente (CSAT) aumenta e l’esperienza acquisita si traduce in profitto per la tua azienda e soddisfazione per i tuoi clienti.

Ridurre i costi operativi

Il sistema consente di ridurre i costi operativi diminuendo la necessità di straordinari e l’utilizzo di lavoratori temporanei. La nostra piattaforma software migliora la pianificazione, riduce gli errori nel rilevamento delle presenze e nell’elaborazione delle buste paga e gestisce in modo efficiente assenze, festività e ferie, con conseguenti notevoli risparmi finanziari.

Gestisci il tuo personale in modo più efficiente

Nel settore dei servizi, è fondamentale allineare i costi del personale ai relativi ricavi e alla redditività complessiva dell’azienda. Una misurazione efficace degli elementi chiave – chi, quando, dove e cosa – è possibile solo grazie a una piattaforma gestionale completa. Forniamo ai manager gli strumenti e le linee guida operative necessari per una pianificazione e programmazione delle risorse efficienti, unitamente a controlli di alto livello su salari, straordinari, turni e gestione delle assenze, tutti fattori che incidono significativamente sui costi. In definitiva, le nostre soluzioni garantiscono la presenza del personale quando i clienti sono presenti, distinguendo così la vostra azienda grazie a una forza lavoro ottimizzata e a un servizio eccellente.

Che tipo di software viene utilizzato per la gestione del personale nel settore dei servizi?

Il software per la gestione del personale nel settore dei servizi è una soluzione digitale di natura strategica che aiuta le organizzazioni – dagli hotel e dai rivenditori fino agli operatori sanitari e ai fornitori di servizi sul campo – a sfruttare al meglio la loro risorsa più importante: le persone. Poiché in Softworks sappiamo che nel settore dei servizi l’esperienza del cliente è di fondamentale importanza, il nostro software garantisce che abbiate sempre il personale giusto, con le competenze giuste, al posto giusto e al momento giusto per gestire i diversi livelli di domanda senza superare i vostri limiti. La piattaforma completa che offriamo automatizza e integra le funzioni di rilevazione presenze, pianificazione del personale, gestione delle assenze e delle risorse umane. Per le aziende di servizi, il vantaggio principale è l’agilità, l’ottimizzazione del personale e il controllo dei costi; evita la necessità di fogli di calcolo statici consentendovi di abbinare le risorse umane direttamente alla domanda dei clienti. Questo livello di precisione aiuta a ridurre i costosi sovraccarichi di personale e allo stesso tempo previene la carenza di personale che potrebbe danneggiare la reputazione del vostro servizio. Vi aiutiamo a individuare e ridurre i costi del lavoro occulti, come gli straordinari non retribuiti, l’assenteismo e i ritardi. Grazie ai dati in tempo reale, i manager possono prendere decisioni immediate basate sull’attività effettiva, anziché su supposizioni.

• Coinvolgimento dei dipendenti: Dato l’elevato tasso di ricambio del personale nel settore, è fondamentale fidelizzare i propri dipendenti. L’app Self-Service per i dipendenti e l’accesso tramite app mobile consentono ai dipendenti di avere un maggiore controllo sul proprio equilibrio tra vita lavorativa e privata, permettendo loro di visualizzare i turni, richiedere permessi e scambiarsi i turni direttamente dai propri dispositivi mobili.
• Eliminiamo le difficoltà legate al rispetto dei requisiti legali, assicurandoci che i vostri orari siano conformi a normative complesse, come ad esempio la Direttiva sull’orario di lavoro e gli accordi sindacali.

Softworks permette ai vostri manager di allontanarsi dagli uffici amministrativi e tornare in prima linea, dove possono concentrarsi sull’offerta di un servizio eccezionale ai clienti.

Caratteristiche principali del nostro software di pianificazione per il settore dei servizi

Una pianificazione efficace dei turni del personale è fondamentale per il successo delle attività nel settore dei servizi e ha un impatto diretto sulla qualità del servizio, sulla conformità normativa, sul morale del personale e sulla redditività. Il software di pianificazione per il settore dei servizi di Softworks, noto come eRostering, offre una gamma completa di funzionalità specificamente progettate per rispondere alle esigenze particolari e complesse dei diversi settori dei servizi. Le nostre soluzioni vanno oltre la semplice assegnazione dei turni e diventano uno strumento strategico per migliorare l’efficienza, garantire la conformità e promuovere un ambiente di lavoro positivo.

Creazione automatizzata di programmi basati su regole per esigenze complesse

Al centro della nostra soluzione si trova un intuitivo Wizard di eRostering/Scheduling che crea orari ottimali, equi e basati su regole tramite la pianificazione automatizzata. Questa potente funzionalità tiene conto di una serie di fattori importanti per la creazione degli orari: è fondamentale trovare un equilibrio tra le esigenze aziendali e le preferenze dei dipendenti, il che è vitale per il coinvolgimento e la fidelizzazione del personale. I dipendenti dovrebbero quindi ricevere una distribuzione equa e imparziale di turni e posizioni grazie a un’efficiente gestione dei turni. Per competenze e certificazioni altamente specializzate (pianificazione basata sulle competenze), il personale qualificato dovrebbe essere assegnato solo a compiti specifici o per soddisfare particolari requisiti del cliente tramite un abbinamento basato sulle competenze, ad esempio abbinando l’intensità dell’assistenza al paziente alle competenze dell’operatore sanitario o assegnando il personale in possesso di abilitazioni per materiali pericolosi ai relativi percorsi logistici.

• Per l’abbinamento basato sulle competenze, è possibile gestire competenze specializzate insieme a schemi di turni complessi, come i turni spezzati, comuni nel settore alberghiero.
• Rispettare le normative specifiche di ciascun settore: ciò contribuisce a ridurre i rischi legali, evita conflitti di orario e garantisce che le pause obbligatorie, il numero massimo di ore lavorative consentite e i requisiti specifici di personale per le attività regolamentate siano rispettati in conformità con le leggi sul lavoro applicabili.
• La distribuzione dei turni dovrebbe tenere conto delle regole predefinite in materia di equità, come quelle relative alle festività e ai permessi retribuiti, alla copertura nei fine settimana e ai turni notturni: ciò è importante per creare un ambiente di lavoro positivo e per ridurre i conflitti all’interno di un personale eterogeneo.
• Per quanto riguarda la pianificazione, alcuni clienti programmano i propri orari con un anticipo fino a un anno, utilizzando il rilevamento del fuso orario per operazioni su scala globale, il che consente un’eccellente pianificazione a lungo termine e contribuisce a raggiungere un migliore equilibrio tra vita professionale e privata per i dipendenti.

Previsione e ottimizzazione della domanda per un servizio di qualità superiore

Gli strumenti di pianificazione intelligenti sono in grado di integrarsi perfettamente con i dati sulla domanda di servizi, le tendenze di prenotazione dei clienti, i modelli di traffico storici o i requisiti operativi al fine di prevedere con precisione il fabbisogno di personale. Di conseguenza, il software può:

• Allineare il personale alla domanda: assicurarsi che le risorse di personale siano allineate con precisione alla domanda prevista (ad esempio, durante i periodi di picco delle transazioni, a diversi livelli di gravità dei pazienti, quando ci sono più percorsi di consegna o durante le ore di punta nei ristoranti), in modo da avere personale sufficiente durante i periodi critici e ridurre il sovraffollamento durante i periodi di bassa attività. L’ottimizzazione del personale significa avere il personale giusto dove serve, al momento giusto e al giusto costo, in modo da poter fornire costantemente ed efficientemente un servizio clienti eccezionale.

Gestione delle lacune in tempo reale e avvisi proattivi per le operazioni: assenze dell’ultimo minuto o aumenti inattesi della domanda possono avere un effetto altamente dirompente.

Il nostro software offre:

• Visibilità in tempo reale: la schermata “Lacune in tempo reale” offre una visione consolidata di tutte le lacune di pianificazione, ordinandole per reparto, area, data e gravità, in modo da consentire una rapida definizione delle priorità e l’adozione di misure concrete.
• Il sistema di allerta per le posizioni vacanti di Softworks consente di inviare avvisi mirati via e-mail e SMS al personale disponibile, qualificato e in possesso dei requisiti specificati; può essere utilizzato per coprire i turni scoperti o per organizzare aste di turni, garantendo così che i servizi essenziali non vengano compromessi e che le operazioni procedano senza intoppi.
• Nella schermata “Pianificazione giornaliera” è possibile ottenere informazioni aggiornate su chi dovrebbe essere al lavoro durante la giornata, in base ai turni assegnati, offrendo ai responsabili una panoramica chiara e attuale delle operazioni.
• Grazie a un’unica schermata, i manager possono gestire attività in sospeso come richieste di ferie o permessi, mancate timbrature, approvazione degli straordinari e colloqui di rientro al lavoro, evitando così di dover dedicare tempo inutilmente ad attività amministrative.

Sistema integrato di rilevazione presenze e gestione paghe. Il sistema registra automaticamente le presenze e gli orari di lavoro dei dipendenti, riducendo gli errori e garantendo un’elaborazione accurata delle paghe, aspetto di fondamentale importanza per qualsiasi azienda. Ecco come ottimizzare la gestione delle paghe e delle presenze:

• Acquisizione di regole retributive specifiche: è possibile acquisire e applicare regole retributive specifiche relative allo stipendio base, agli straordinari, alle maggiorazioni e ai bonus, poiché nel settore dei servizi queste possono essere molto complesse a causa dei diversi turni, ruoli e incentivi basati sulle prestazioni.
• Grazie alla versatile integrazione con i sistemi di gestione paghe, puoi risparmiare tempo nelle attività amministrative, eliminare gli errori e prevenire le duplicazioni. Puoi assegnare i costi associati a ciascuna posizione lavorativa al reparto o al progetto corretto per ottenere report finanziari accurati.
• Ridurre la necessità di inserimento manuale delle ore: l’inserimento manuale delle ore dovrebbe essere eliminato nei fogli presenze digitali e le tariffe per lavoro ordinario e straordinario dovrebbero essere calcolate automaticamente.
• Metodi di rilevazione presenze multipli: sono disponibili diversi metodi di rilevazione presenze, tra cui quelli biometrici (impronta digitale o riconoscimento facciale), di prossimità e tramite terminali PIN. I fogli presenze basati sulla fiducia o gli avvisi via e-mail offrono alternative flessibili, adattandosi a diversi ambienti di lavoro, garantendo al contempo il rispetto delle normative sull’orario di lavoro ed eliminando le frodi salariali.

I dipendenti che utilizzano strumenti di self-service apprezzano le funzionalità che offrono loro trasparenza e un certo grado di controllo sulla propria vita lavorativa. Il senso di autonomia che ne deriva ha un impatto significativo sul morale, riduce il carico amministrativo ed è un forte vantaggio in termini di attrazione e fidelizzazione dei talenti.

Il sistema di self-service per i dipendenti e l’app mobile offrono:

• Grazie alla funzione di accesso tramite app mobile su smartphone o altri dispositivi, i dipendenti possono visualizzare in anticipo i propri orari e turni di lavoro, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo , il che consente una migliore pianificazione personale e un migliore equilibrio tra vita professionale e privata.
• I dipendenti possono richiedere permessi, organizzare scambi di turno con altri colleghi qualificati e gestire le proprie indennità di orario flessibile, il che a sua volta promuove l’autonomia e riduce il carico di lavoro amministrativo per i manager.
• I dipendenti possono aggiornare in modo sicuro le proprie informazioni personali tramite l’app, ad esempio i dati del conto bancario o gli indirizzi, garantendo così l’accuratezza dei dati e riducendo al contempo il carico di lavoro delle risorse umane. Il sistema centralizzato e sicuro elimina la necessità di confrontare i dati con diversi fogli di calcolo, e-mail o voci di dati sparse.

Capacità multi-sede/multi-dipartimento

Per le organizzazioni di servizi con diverse sedi, filiali e reparti, la gestione di turni complessi può rappresentare un’impresa ardua. Il nostro sistema è progettato per gestire e ottimizzare i turni in tutta l’area operativa, consentendo una pianificazione efficace e una gestione ottimale dei team in tutte le diverse unità e sedi. Ciò garantisce uniformità ed efficienza, indipendentemente dall’estensione delle attività.

Il software di pianificazione per il settore dei servizi sviluppato da Softworks consente alle organizzazioni di ottimizzare l’utilizzo della propria forza lavoro, ridurre i costi operativi, garantire la conformità, promuovere un team di dipendenti altamente motivato e migliorare sia l’efficienza operativa complessiva che le prestazioni di reporting e analisi.

Funzionalità avanzate di gestione dei servizi

Poiché le diverse fasi del ciclo di vita del cliente richiedono personale con competenze altamente specializzate, nelle moderne operazioni di assistenza sul campo e a contatto diretto con il cliente è necessario gestire team composti da lavoratori con diversi livelli di qualificazione. Ciò implica la gestione di un gran numero di variabili per rispettare le scadenze e fornire ai clienti prodotti e servizi di eccellente qualità. Softworks semplifica questo processo offrendo una soluzione integrata con funzionalità avanzate nelle aree di Field Service Management (FSM) e pianificazione degli appuntamenti, agevolando così l’intero ciclo di vita dell’erogazione del servizio, dalla prima prenotazione al pagamento finale.

Ottimizzazione del ciclo di vita del cliente

Gestione autonoma degli appuntamenti e delle prenotazioni da parte del cliente

Il sistema consente ai clienti di visualizzare e prenotare online i servizi o gli appuntamenti disponibili, sia per singole fasce orarie che per prenotazioni di gruppo (come corsi o riunioni), tramite il sistema di prenotazione self-service per i clienti, un sistema di prenotazione online e pagine di prenotazione personalizzabili. Le funzionalità di prenotazione sono collegate direttamente al sistema di pianificazione integrato tramite la sincronizzazione del calendario, che consente una gestione degli appuntamenti immediata e precisa. La disponibilità in tempo reale viene stabilita facendo riferimento agli orari del personale, alle loro competenze e ai carichi di lavoro attuali, evitando così doppie prenotazioni e garantendo che la capacità di servizio sia visualizzata correttamente. Questa procedura aiuta nella qualificazione dei lead e supporta una gestione organizzata del database clienti. Il sistema di pianificazione garantisce che tutto il personale di servizio sia sempre disponibile in tempo reale, tenendo conto dei turni programmati, degli appuntamenti confermati e delle informazioni di rilevamento del tempo aggiornate. Dopo la conferma di un appuntamento, il sistema consente una comunicazione proattiva con il cliente tramite promemoria automatici (via SMS o e-mail), messaggi di conferma e avvisi relativi agli orari di arrivo previsti del personale di servizio, ottenendo così una sostanziale riduzione delle mancate presentazioni e migliorando notevolmente l’esperienza del cliente.

Efficienza operativa e ottimizzazione

Integrazione tra gestione degli ordini di lavoro e assistenza sul campo.

Il sistema di pianificazione rappresenta il componente centrale della gestione degli ordini di lavoro, dell’assegnazione dei tecnici e dell’indirizzamento degli interventi, generando, assegnando e monitorando digitalmente le richieste di assistenza. Il nostro strumento di pianificazione e gestione del personale garantisce che le persone giuste vengano inviate sul posto di lavoro, complete di tutte le informazioni necessarie, utilizzando i seguenti strumenti:

• Applica l’ottimizzazione del percorso, utilizza il tracciamento GPS e sfrutta il geofencing per ridurre il chilometraggio e i costi operativi registrando gli accessi e le uscite dei dipendenti presso le sedi dei clienti tramite un dispositivo mobile.
• Dati di rilevazione delle presenze: Garantisci una fatturazione accurata, il rispetto degli accordi sul livello di servizio (SLA) e la conformità alla prova di consegna verificata, utilizzando i dati di rilevazione delle presenze dei dipendenti.
• Per raggiungere l’eccellenza nel servizio, per ogni incarico è necessario inviare il professionista più adatto, andando oltre la semplice certificazione e verificando requisiti complessi, come la conoscenza di prodotti specifici, la competenza linguistica e la padronanza di strumenti particolari, al fine di risolvere i problemi al primo contatto, promuovere la collaborazione del team e mantenere un elevato livello di qualità del servizio.
• Una volta completata un’attività di gestione degli ordini di lavoro, i dati precisi relativi al tempo impiegato e ai servizi erogati, ottenuti dal sistema di pianificazione, vengono automaticamente trasmessi al sistema di fatturazione con integrazione dei pagamenti (come Stripe) e al software di contabilità (come Xero). Questo, a sua volta, accelera il ciclo di fatturazione, riduce gli errori causati dall’inserimento manuale dei dati e garantisce che tutto il tempo e i servizi fatturabili vengano addebitati correttamente, migliorando così il flusso di cassa.

Integrità dei dati e gestione delle relazioni con i clienti

Softworks offre una profonda integrazione con i sistemi di Customer Relationship Management (CRM), consentendo ai professionisti dell’assistenza di accedere alla cronologia dei clienti, ai loro contratti di servizio e alle loro preferenze. Ciò permette di offrire un servizio personalizzato e ben informato, di cui i clienti si fidano e su cui possono contare. I dati relativi alla pianificazione e al completamento dei servizi vengono inviati automaticamente al CRM, garantendo la presenza di un unico record cliente sempre aggiornato.

Sicurezza, conformità e verificabilità

Tutte le decisioni di pianificazione, le registrazioni delle ore lavorate, i calcoli delle retribuzioni e i controlli di conformità effettuati dal sistema vengono accuratamente registrati, generando così tracce di audit complete e verificabili, estremamente utili sia per il monitoraggio interno che per gli audit normativi esterni. L’intera piattaforma di Softworks è certificata ISO 9001 e 27001, il che significa che le pratiche di sicurezza informatica dell’azienda soddisfano i più elevati standard internazionali e che è pienamente conforme alle normative sulla sicurezza e al GDPR, garantendo così la protezione dei dati sensibili di dipendenti e clienti. Il sistema contribuisce inoltre a definire turni di lavoro ottimali che tengano conto dei requisiti, delle procedure e delle normative in materia di salute e sicurezza, monitorando chi lavora dove e quando e verificando che i dipendenti siano in condizioni di sicurezza per il rientro al lavoro dopo un periodo di assenza.

Aumenta la produttività e tieni sotto controllo i costi con le soluzioni Softworks.

Il software di pianificazione di Softworks per il settore dei servizi è un investimento strategico che genera un ritorno significativo, migliorando l’efficienza, riducendo i costi, garantendo la conformità e responsabilizzando il personale. La soluzione completa combina una tecnologia sofisticata con un design incentrato sull’utente, al fine di produrre vantaggi concreti nelle vostre attività di assistenza.

Ecco i principali vantaggi che la vostra azienda del settore dei servizi può aspettarsi da Softworks:

Conformità normativa migliorata e mitigazione dei rischi

Il software è stato attentamente progettato per integrare complesse normative sul lavoro, contratti sindacali e norme in materia di salute e sicurezza; di conseguenza, i turni dei dipendenti vengono gestiti nel pieno rispetto di tutta la legislazione vigente. Il sistema garantisce che i dipendenti non lavorino un numero di ore superiore a quello consentito dalla legge, ad esempio come previsto dalla Direttiva europea sull’orario di lavoro, attraverso i seguenti metodi di controllo della conformità:

• Avvisi proattivi sulle violazioni: individua immediatamente le violazioni, consentendo ai manager di intervenire, riducendo significativamente i rischi legali e le potenziali sanzioni. Garantisci il rispetto delle pause obbligatorie. Una traccia di controllo completa e verificabile di tutte le decisioni relative alla programmazione, agli orari dei dipendenti, alle presenze e alle ferie è preziosa sia per il monitoraggio interno che per gli audit normativi esterni. L’intera piattaforma Softworks è certificata secondo gli standard ISO 9001 e 27001. La sicurezza delle informazioni aderisce ai più elevati standard internazionali ed è in linea con la conformità al GDPR, garantendo così la protezione dei dati sensibili dei dipendenti.
• Garanzia di salute e sicurezza: ciò implica la definizione dei migliori schemi di turnazione possibili, tenendo conto dei requisiti, delle procedure e delle normative in materia di salute e sicurezza, come ad esempio il monitoraggio di chi lavora, dove e quando lavora, e la verifica che le persone siano in condizioni di sicurezza per il rientro al lavoro dopo un periodo di assenza.

Controllo strategico dei costi e allocazione ottimizzata delle risorse

L’enorme quantità di attività manuali coinvolte nella pianificazione, nel monitoraggio delle presenze e nella gestione delle ferie nel settore dei servizi è evidente. Grazie ai nostri strumenti di pianificazione automatizzata, i manager possono operare entro i limiti di budget stabiliti e seguire orari ottimizzati, adattando la forza lavoro disponibile alla domanda. Il software si occupa di questi processi e, di conseguenza, porta a una sostanziale riduzione del tempo necessario per l’elaborazione delle buste paga; in un caso, un cliente è riuscito a dimezzare il tempo dedicato all’elaborazione settimanale delle buste paga in una specifica area, e in un altro caso le richieste di informazioni relative alle buste paga si sono ridotte del 90%.

Riduzione al minimo degli errori nella gestione delle buste paga.

Il nostro sistema di registrazione automatica delle presenze ci consente di elaborare rapidamente le buste paga, grazie al confronto con il nostro strumento di pianificazione elettronica dei turni, garantendo così la massima precisione. Questo riduce drasticamente gli errori che possono causare costose discrepanze, malcontento tra i dipendenti e problemi legali, assicurando al contempo che i dipendenti ricevano la giusta retribuzione base, gli straordinari e le indennità aggiuntive, con i relativi costi attribuiti ai reparti o ai progetti competenti. Un gestore di una casa di cura ha riscontrato una riduzione del 27,65% dei costi del personale interinale grazie a una pianificazione più efficiente. La combinazione di consolidamento dei dati ed eliminazione degli errori può ridurre i costi totali di un’organizzazione dal 5% al 20%.

Analisi basate sull’intelligenza artificiale per una pianificazione ottimale del personale.

Previsione proattiva delle assenze

Softworks è all’avanguardia nell’integrazione dell’intelligenza artificiale nella gestione della forza lavoro. Il suo strumento di previsione delle assenze basato sull’IA analizza i modelli storici dei turni e le tendenze di assenteismo per prevedere i probabili casi di assenza ingiustificata dei dipendenti rispetto ai turni stabiliti. Le preziose informazioni predittive fornite da questo strumento consentono ai manager di apportare modifiche proattive ai turni, ridurre le interruzioni dei servizi essenziali e garantire la stabilità della forza lavoro. Questa funzionalità porta la pianificazione a un nuovo livello, offrendo analisi automatizzate e basate sui dati, un vantaggio particolarmente significativo in contesti di servizio in rapida evoluzione.

Dati di alta qualità per l’intelligenza artificiale

Softworks offre dati centralizzati di alta qualità, convalida automatizzata e aggiornamenti in tempo reale: tutti elementi essenziali per modelli di intelligenza artificiale efficaci e per evitare distorsioni nella pianificazione del personale basata sull’IA. Di conseguenza, gli strumenti di IA diventano più affidabili nel raccomandare i migliori orari di lavoro, valutare il monitoraggio delle prestazioni, individuare potenziali problemi in ambito delle risorse umane e automatizzare le attività di routine delle risorse umane.

Integrazione perfetta e scalabilità per la crescita futura

Ecosistema integrato

La nostra soluzione basata sul cloud si integra perfettamente con i sistemi HR e di gestione delle paghe esistenti, nonché con altri sistemi specifici per diversi servizi (ad esempio, ERP, sistemi di gestione dei pazienti o sistemi di gestione della flotta). In questo modo, crea un ambiente unificato per la gestione di tutte le operazioni relative alla forza lavoro, elimina i silos di dati, riduce gli errori e garantisce un’unica fonte di verità per tutte le informazioni sui dipendenti.

Configurabile e scalabile

Il nostro software è altamente configurabile e offre una solida scalabilità, progettata per allinearsi ai vostri processi di servizio, ai flussi di lavoro e alla crescita futura. È in grado di adattarsi a regole aziendali complesse e diversificate, garantendo la sua rilevanza man mano che la vostra attività si evolve e si espande in più sedi o reparti, anche a livello globale.

Supporto individuale continuo

Ci impegniamo a fornire un supporto personalizzato ai nostri clienti e assegniamo un Project Manager esperto che si occupa di reperire tutte le regole di lavoro aziendali e di garantirne la corretta configurazione nel software. Questo approccio meticoloso assicura una transizione fluida dalla gestione manuale a quella automatizzata dei dipendenti. Il nostro team di assistenza clienti dedicato fornisce un supporto continuo e personalizzato, garantendo il successo a lungo termine del vostro progetto. Siamo orgogliosi di creare un’esperienza di progetto straordinaria, memorabile e positiva per i nostri clienti.

Pronti a investire nel futuro della pianificazione dei vostri servizi?

Investire nel software di pianificazione per il settore dei servizi Softworks è una scelta strategica che offre un chiaro ritorno sull’investimento, migliorando il punteggio di soddisfazione del cliente (CSAT) e le prestazioni operative. Consentiamo alla tua azienda di operare in modo più efficiente, garantire una solida conformità, ridurre significativamente i costi e promuovere un ambiente di lavoro positivo per la tua risorsa più preziosa: i tuoi dipendenti.

Prenota una demo con il nostro team di esperti e scopri la potenza delle nostre soluzioni di pianificazione di alta qualità per il settore dei servizi.