Che cos'è il Software HRIS?

Che cos’è un sistema software HRIS?

Softworks offre un sistema informativo completo per le risorse umane (HRIS) e un software per la gestione delle risorse umane, una soluzione sicura basata sul cloud e un punto di riferimento centrale per la gestione dei dati dei dipendenti, del processo di reclutamento e delle valutazioni delle prestazioni. Come moderno software di gestione del capitale umano (HCM), può essere utilizzato come piattaforma autonoma o integrato con altri sistemi per modernizzare le operazioni HR in quattro aree principali:

• La mole di lavoro amministrativo si riduce notevolmente grazie alla centralizzazione dei dati, ai flussi di lavoro digitali e all’analisi delle risorse umane, che eliminano l’inserimento manuale e ripetitivo dei dati e consentono ai team HR di accedere rapidamente ai fascicoli del personale, ai registri delle presenze e ai dati sulle competenze.
• Maggiore precisione e conformità si ottengono grazie all’automazione dei flussi di lavoro, che non solo riduce gli errori umani, ma garantisce anche il rigoroso rispetto dei requisiti del GDPR. I dati necessari relativi ai dipendenti, come contratti, curriculum vitae e visti di lavoro, vengono organizzati in modo sicuro tramite firme digitali all’interno di un unico ambiente digitale.
• I dipendenti che hanno la possibilità di agire in autonomia possono utilizzare portali e strumenti self-service intuitivi per aggiornare le proprie informazioni personali, richiedere uno scambio di turni e fare domanda di ferie, il tutto in completa autonomia, riducendo notevolmente il numero di richieste di routine inviate alle Risorse Umane.
• Si otterranno enormi risparmi sui costi, poiché il passaggio ai moduli elettronici e l’utilizzo di flussi di lavoro personalizzati elimineranno completamente la necessità di archiviazione cartacea e ridurranno gli sprechi operativi.

L’utilizzo del software Softworks HR consente un uso più efficiente delle risorse, permettendo al reparto Risorse Umane di concentrarsi non più sulle attività amministrative, ma su quelle strategiche di crescita.

Qual è il costo del software HRIS?

Softworks offre un piano tariffario flessibile e personalizzato per il suo sistema informativo per le risorse umane (HRIS) e per il software di gestione delle risorse umane, in modo da adattarsi ai diversi budget e alle diverse dimensioni aziendali. In termini di costo totale di proprietà (TCO), che include i costi di installazione, abbonamento e manutenzione, Softworks raggiunge la scalabilità e il massimo valore attraverso due opzioni principali:

• Modelli di prezzo flessibili che prevedono strutture di costo adattate alle esigenze specifiche e ai vincoli di bilancio delle organizzazioni.
• Soluzioni cloud economiche: una configurazione basata sul cloud che riduce i costi iniziali di installazione e diminuisce notevolmente la manutenzione IT interna.

Garantire la conformità alle normative in materia di risorse umane

I dipartimenti HR si sono sempre trovati ad affrontare il problema della gestione della conformità, poiché le normative in questione sono complesse ed è facile fraintenderle o applicarle in modo errato. Per questo motivo abbiamo creato il nostro software all’avanguardia per le risorse umane, in modo che possa fornirvi i dati necessari per prendere decisioni strategiche e informate, conformi alle complesse normative aziendali.

Softworks è leader mondiale nella gestione della forza lavoro da oltre 35 anni, aiutando le aziende di tutto il mondo a costruire ambienti di lavoro sicuri e positivi fornendo:

• Soluzioni intuitive e flessibili che aumentano l’efficienza.
• Gestione avanzata della conformità
• Riduzione degli errori
• Miglioramento della reportistica

Comprendiamo le problematiche che le organizzazioni di ogni dimensione e in una vasta gamma di settori, come quello sanitario, manifatturiero, della vendita al dettaglio e del settore pubblico, si trovano ad affrontare. La nostra piattaforma HRIS riunisce e standardizza tutte le funzioni HR principali, coprendo ogni aspetto, dal monitoraggio delle presenze e degli orari alla gestione delle prestazioni e alla mappatura della struttura organizzativa, eliminando così le difficoltà legate alla gestione della conformità e ai complessi flussi di lavoro.

Eliminare i processi manuali soggetti a errori

La piattaforma gestionale Softworks rappresenta un cambiamento radicale nella strategia aziendale, eliminando le procedure manuali che causano errori costosi e un elevato carico di lavoro amministrativo. Il software HRIS offre funzionalità intelligenti e basate sui dati, incentrate sulle funzioni HR principali della vostra organizzazione. Questo nuovo approccio consente una registrazione completa del ciclo di vita del dipendente, coprendo l’intero processo, dalla fase iniziale di reclutamento, resa possibile dall’utilizzo di un Applicant Tracking System (ATS) e di un software di onboarding, fino alla gestione continua dei benefit, alla gestione delle retribuzioni e, infine, all’offboarding. Il software garantisce uniformità nella gestione di questo ciclo di vita per tutto il personale grazie a flussi di lavoro personalizzati e firme digitali, nel pieno rispetto delle normative regionali e internazionali.

Creazione di dati inconfutabili sul personale

Il software HRIS gestisce quasi tutto il lavoro amministrativo manuale e funge da unica fonte di verità per tutti i dati dei dipendenti. Il database dei dipendenti si occupa della gestione e dell’aggiornamento dei dati attraverso la nostra rete di sistemi, a partire dal modulo di rilevazione presenze fino alle nostre complete dashboard di reporting, che alimentano direttamente l’elaborazione delle buste paga. I dipendenti possono visualizzare in modo trasparente e in tempo reale i propri dati tramite i moduli Self-Service per i dipendenti e Self-Service per i manager, riducendo drasticamente la necessità di interrogazioni amministrative.

Il software HRIS che utilizziamo garantisce una solida protezione dei dati e include misure di sicurezza dei dati a supporto delle norme di gestione della conformità, ad esempio garantendo il rispetto del GDPR. Attraverso la distribuzione delle policy e gli avvisi automatici, il sistema informa i responsabili delle policy in merito a eventuali violazioni della privacy dei dati o del diritto del lavoro, assicurando così che i dati della vostra organizzazione siano protetti in conformità con le normative regionali e internazionali.

Software HRIS per la gestione strategica del capitale umano.

È risaputo che la gestione della conformità è una necessità imprescindibile, eppure può essere uno dei requisiti aziendali che toglie il sonno ai responsabili delle politiche. La piattaforma HRIS che offriamo include un’ampia gamma di strumenti di gestione strategica del capitale umano (HCM) che garantiscono il rispetto di numerosi limiti normativi, tra cui:

• Iniziative relative all’orario di lavoro e limiti di tempo e presenza
• Normative in materia di indennità di malattia e politiche di gestione dei congedi.
• Amministrazione dei benefici e requisiti per l’amministrazione dei benefici

L’evoluzione del software HRIS

L’era dei processi HR manuali e cartacei sta volgendo al termine. Non ha senso investire tempo e denaro in procedure manuali soggette a errori quando il nostro software HRIS offre una piattaforma centralizzata con dati centralizzati per l’archiviazione e la gestione sicura delle preziose informazioni sui dipendenti della vostra organizzazione. Noi di Softworks abbiamo infatti constatato come la pandemia abbia accelerato le iniziative di trasformazione digitale delle risorse umane delle aziende, rivelando rapidamente gravi carenze nelle loro infrastrutture dati HR.

Ciò ha generato la richiesta di un software HRIS dotato di un’esperienza utente (UX) eccezionale e di accesso da dispositivi mobili, al fine di soddisfare le esigenze in continua evoluzione dei moderni ambienti di lavoro ibridi. Abbiamo riscontrato la necessità di:

• Automazione del flusso di lavoro per processi manuali ripetitivi
• Un’esperienza lavorativa migliorata che tenga conto del lavoro da casa e delle modalità di lavoro ibride.
• Analisi delle risorse umane e dati analitici sulle risorse umane che facilitano un processo decisionale più rapido

Concentrando le principali funzioni HR, la nostra soluzione basata sul cloud consente all’organizzazione di rispondere rapidamente ai cambiamenti e di ridurre il carico amministrativo. Di conseguenza, è possibile prendere decisioni informate basate sui dati e raggiungere una maggiore efficienza complessiva.

Centralizzando la soluzione di gestione delle risorse umane, è possibile accedere istantaneamente ai dettagli del personale, alla sua storia lavorativa, ai dati relativi a orari e presenze e alle informazioni sulle sue competenze. Di conseguenza, il reparto Risorse Umane può fare affidamento su un’unica fonte di dati affidabile, eliminando la frammentazione che si verifica quando i dati dei dipendenti vengono gestiti tramite moduli cartacei, fogli di calcolo ed e-mail.

Il nostro software HRIS consolida i dati centralizzati provenienti dalla nostra rete sicura di fonti dati interconnesse, fornendo una visione unificata per il processo decisionale e l’analisi della gestione dei talenti:

• Tramite l’analisi dei curriculum, è possibile accedere alle informazioni relative al reclutamento presenti nel sistema di gestione dei candidati (ATS), insieme a dati salariali, registri delle presenze, attestati di formazione e dettagli sui dipendenti, il tutto in un’unica posizione.
• Per la Gestione Organizzativa, è possibile ottenere una panoramica della struttura organizzativa oppure scegliere di visualizzare i diversi dipartimenti. È consigliabile esaminare i programmi, le descrizioni delle mansioni e i dati sulla produttività.
• L’archiviazione elettronica sicura dei documenti dei dipendenti, inclusi contratti, certificazioni e visti di lavoro, consente un facile accesso ai dati di ciascun dipendente tramite la sicurezza dei dati.

Caso di studio sul software HRIS

Harman Technology, nostro cliente, conservava i propri documenti cartacei in schedari fisici, il che comportava un notevole lavoro amministrativo per gestire ogni richiesta delle risorse umane. Hanno digitalizzato i documenti cartacei e li hanno caricati su Softworks Document Store, garantendo che i dati centralizzati fossero accessibili solo agli utenti autorizzati. Di conseguenza, la conformità al GDPR è migliorata e i processi sono stati semplificati.

• Onboarding: automatizzare l’inserimento dei dati dei nuovi assunti tramite un software di onboarding.
• Revisione dei contratti: avvisi automatici per ricordare ai manager le revisioni contrattuali e i periodi di prova.
• Valutazione delle prestazioni: Gestione completa delle prestazioni, definizione degli obiettivi e feedback a 360 gradi direttamente all’interno del sistema, in sostituzione dei moduli cartacei che richiedono un notevole lavoro amministrativo.

Grazie al software HRIS all’avanguardia di Softworks, è possibile ottenere una notevole riduzione dei costi in tutto il reparto Risorse Umane, eliminando la necessità di documenti cartacei e la dipendenza da archivi fisici.

Migliorare la conformità e la sicurezza

Le questioni relative al diritto del lavoro e alla protezione dei dati tengono svegli la notte i professionisti delle risorse umane, data la loro complessità quasi sconcertante. Per questo motivo, il nostro software HRIS è diventato una risorsa affidabile per i dipartimenti HR di tutto il mondo.

Abbiamo sviluppato le nostre soluzioni per le risorse umane in modo da garantire la massima conformità normativa e abbiamo creato la nostra rete con sistemi avanzati di sicurezza dei dati per soddisfare gli standard di sicurezza più all’avanguardia:

• Garantisci la protezione dei tuoi dati assicurandone l’accuratezza, rispettando il principio di minimizzazione dei dati e limitando la conservazione. I diritti di accesso e di rettifica possono essere gestiti facilmente tramite l’opzione self-service per i dipendenti.
• Assicurati che la tua organizzazione rispetti normative quali la Direttiva europea sull’orario di lavoro, il FLSA (Fair Labor Standards Act) o il Codice del lavoro canadese.
• Esiste una traccia di controllo completa poiché a ogni operazione effettuata tramite la nostra rete di sistema viene assegnato un timestamp.

Softworks possiede la certificazione ISO 27001, che garantisce un’eccellente sicurezza del sistema e dei dati.

Gestione delle competenze e della formazione

Poiché un personale qualificato è fondamentale per il successo di un’organizzazione, il nostro software HRIS offre una piattaforma completa per la gestione dei dati e dello sviluppo dei dipendenti. Il sistema di gestione dell’apprendimento (LMS) e il modulo di monitoraggio dell’apprendimento e delle competenze consentono di tenere traccia della formazione e dello sviluppo, nonché delle competenze e qualifiche dei dipendenti tramite un quadro di competenze, e inviano avvisi relativi al monitoraggio delle certificazioni quando i rinnovi stanno per scadere.

Il nostro software HRIS ti consente di:

• È fondamentale tenere traccia in modo accurato delle competenze, della formazione e delle certificazioni acquisite durante l’allenamento in pista.
• Imposta degli avvisi per informare sia i manager che i dipendenti quando competenze o certificazioni stanno per scadere.
• Individuare le lacune: Identificare le carenze di competenze e pianificare la formazione e lo sviluppo per garantire un personale pienamente conforme.

Il software HRIS offerto da Softworks raccoglie dati precisi sul personale e li trasforma in informazioni utili, fornendo ai responsabili delle risorse umane l’accesso ad analisi HR e analisi del personale.

Offriamo una gamma completa di dashboard di reporting, insieme a oltre 1.000 report, tutti progettati per fornire una panoramica costantemente aggiornata. Il sistema consente di:

• Valutare la produttività e le prestazioni: ottenere informazioni sulle prestazioni da tutti i reparti.
• Analisi delle tendenze: è possibile visualizzare le tendenze dinamiche del personale, tra cui la gestione delle ferie, la gestione delle spese, le assenze e i ritardi.
• Per prevedere il fabbisogno di personale: utilizzare l’analisi predittiva del personale per allocare le risorse in modo accurato.

Integrazione senza soluzione di continuità

I sistemi Softworks si integrano perfettamente, tramite integrazione di sistema e integrazione con i sistemi di gestione paghe, presenze e ERP, eliminando duplicazioni e creando un’unica fonte di dati affidabile. I sistemi includono l’integrazione con i fornitori di servizi di gestione paghe come SAP, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics, Ceridian, Workday e ADP, garantendo che l’elaborazione delle paghe, i versamenti diretti e la dichiarazione dei redditi vengano eseguiti in modo accurato e puntuale.

La promessa di Softworks

Ci impegniamo a fondo per creare la piattaforma più affidabile e intuitiva, pensata per migliorare l’efficienza delle vostre risorse umane. Il software HRIS che offriamo contribuisce a semplificare i processi HR, garantendo la massima conformità, riducendo gli errori e fornendo report dettagliati. Potete automatizzare le principali funzioni HR e offrire ai dipendenti la possibilità di farlo tramite il portale Self-Service Dipendente , Manager Self-Service e un Help Desk HR integrato. Le nostre soluzioni HR offrono una soluzione completa e scalabile basata sul cloud, con la possibilità di ottimizzare la gestione dei talenti e la pianificazione della successione. Scegliete Softworks per aumentare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti.

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