Software Gestionale per il Settore Hospitality

Ottimizza le risorse umane e responsabilizza i dipendenti con un software self-service.

Noi di Softworks aiutiamo aziende come la vostra a trasformare problemi operativi complessi in chiari vantaggi strategici. Dato il ritmo incalzante del cambiamento nel contesto odierno, l’importanza di disporre di sistemi solidi e integrati per la gestione della risorsa più preziosa – le persone – è maggiore che mai. Per questo motivo, i nostri software avanzati per la gestione del personale nel settore alberghiero, per la pianificazione dei turni e per la rilevazione delle presenze , in quanto componenti integranti di una piattaforma completa di gestione del personale, diventano un partner aziendale essenziale.

Scelto da aziende di tutto il mondo.

Da oltre trent’anni, Softworks è stata pioniera e ha perfezionato soluzioni per la gestione del personale nel settore dell’ospitalità, tra cui la previsione e la pianificazione del personale. Sappiamo che creare un ambiente di lavoro efficiente e flessibile va oltre il semplice adeguamento alle tendenze attuali, poiché implica anche il benessere dei dipendenti, l’esperienza del personale, il morale, il coinvolgimento, la redditività e un solido impegno nella gestione della conformità. Le soluzioni che offriamo sono progettate per avere un impatto positivo sulla vita lavorativa dei vostri dipendenti, dei loro manager e dell’intera organizzazione.

Aumentare la produttività e ridurre i processi manuali

Da oltre trent’anni Softworks aiuta le organizzazioni di tutto il mondo a snellire i propri processi, migliorare l’efficienza operativa e controllare i costi del personale attraverso una gestione efficace, la pianificazione dei turni, la rotazione del personale e l’utilizzo ottimale delle risorse umane.

Abbiamo raggiunto questo obiettivo offrendo soluzioni flessibili e intuitive che forniscono informazioni in tempo reale su:

• Rilevamento delle presenze e degli orari di lavoro

• Pianificazione/Gestione elettronica dei turni (inclusa la gestione dei turni del personale )
• Lavoro flessibile e da remoto
• Funzionalità HR e Onboarding
• Gestione delle assenze e richieste di congedo
• Monitoraggio del progetto e gestione delle attività

Le soluzioni di gestione del personale per il settore alberghiero offerte dalla nostra azienda consentono alle organizzazioni di aumentare l’efficienza, garantire la conformità, ridurre gli errori e migliorare la reportistica tramite dashboard personalizzabili, contribuendo al contempo a creare un ambiente di lavoro sicuro e positivo per tutti i dipendenti. Siamo orgogliosi di aiutare aziende di tutto il mondo a raggiungere vantaggi competitivi sostenibili.

Qual è la funzione del software di gestione del personale nel settore alberghiero?

Ottimizza le operazioni del tuo settore alberghiero con una soluzione completa.

Il settore dell’ospitalità opera in un contesto dinamico e altamente competitivo, e per raggiungere crescita e redditività è fondamentale disporre di efficienza operativa, offrire una buona esperienza agli ospiti e un servizio clienti eccellente. Molti hotel, ristoranti e altre attività che forniscono servizi continuano a utilizzare tecniche manuali e obsolete per la gestione del personale, affidandosi a fogli di calcolo, e-mail e sistemi separati per la pianificazione dei turni, la registrazione delle ore lavorative e la gestione delle ferie. Questo metodo è dispendioso in termini di tempo, soggetto a errori e può comportare costosi straordinari, problemi di conformità e un personale demotivato.

Le sfide nel settore dell’ospitalità sono molteplici e urgenti:

Costi elevati del personale e massimizzazione dell’efficienza

Negli hotel e in altre strutture ricettive, il personale rappresenta generalmente la voce di costo più rilevante. La necessità di conciliare le spese per il personale con la redditività costringe i manager a pensarci fino a tardi. Un numero eccessivo di dipendenti aumenta i costi, mentre una carenza di personale comporta un calo del livello di servizio, della correlazione con il punteggio delle recensioni e della fidelizzazione della clientela. Quando si cerca di gestire i costi del personale, si tende a concentrarsi esclusivamente sugli stipendi diretti, trascurando i costi occulti e, di conseguenza, compromettendo la qualità del servizio, l’esperienza dei dipendenti e la loro soddisfazione.

Previsione della domanda dei clienti

È fondamentale, sebbene estremamente difficile, essere in grado di prevedere con precisione la domanda dei clienti e le variazioni di afflusso, sia che tali variazioni si verifichino durante i periodi di maggiore affluenza nel settore della ristorazione, a causa del turismo stagionale o di grandi eventi. Le attività del settore dell’ospitalità rischiano di dover assumere troppo personale, con conseguenti costi del lavoro superflui, o troppo poco, con conseguente perdita di vendite, tempi di attesa più lunghi e un’esperienza cliente inferiore, se non vengono effettuate previsioni accurate della domanda, del numero di ospiti e del tasso di occupazione.

Pianificazione complessa dei turni dei dipendenti

Elaborare orari di lavoro che soddisfino le esigenze aziendali e al contempo tengano conto delle richieste dei dipendenti rappresenta una sfida costante. Nel settore alberghiero, ciò implica la creazione di orari complessi che coprano turni spezzati, la gestione del personale del Front Office, il coordinamento dei turni del personale addetto alle pulizie, il personale per eventi e conferenze, diverse posizioni lavorative con retribuzioni differenti, personale stagionale e contratti flessibili. La pianificazione manuale può causare errori, generare conflitti, portare a una distribuzione iniqua dei turni e provocare insoddisfazione tra i dipendenti, con conseguenti ripercussioni negative sul morale del personale e, di conseguenza, la necessità di adottare misure per ridurre il turnover.

Regolazione in tempo reale degli orari

Il settore dell’ospitalità è molto flessibile e spesso comporta modifiche dell’ultimo minuto alla programmazione a causa di assenze impreviste del personale, improvvisi aumenti del numero di clienti o variazioni dei requisiti operativi. È fondamentale rispondere a tali cambiamenti in modo rapido e preciso per mantenere il livello desiderato di esperienza del cliente e la flessibilità operativa. Ecco perché sono necessari il monitoraggio dell’aderenza in tempo reale e la programmazione predittiva .

Conformità normativa

Il settore dell’ospitalità è regolato da numerose leggi sul lavoro, tra cui le normative sull’orario di lavoro, i contratti collettivi di lavoro, la legislazione sulla settimana lavorativa equa e le linee guida sul rispetto delle pause. Mantenere una gestione coerente della conformità può comportare un notevole onere amministrativo e un considerevole rischio legale, soprattutto in presenza di turni complessi e avvisi di straordinario, se la gestione viene effettuata manualmente.

Soluzione di Softworks per la gestione del personale nel settore alberghiero

Automatizzare l’amministrazione del personale

Stiamo sostituendo i macchinosi fogli di presenza cartacei, i registri delle presenze tramite timbratura digitale, i registri di geofencing, i registri delle ferie e delle assenze con processi digitali automatizzati. L’automazione è direttamente collegata all’integrazione con il sistema paghe, il che riduce notevolmente il carico di lavoro amministrativo e fa risparmiare un’enorme quantità di tempo a manager e personale delle risorse umane. Di conseguenza, possono concentrarsi sulla gestione dei dipendenti in negozio, sulla generazione di vendite e sulla garanzia di un’esperienza cliente eccellente.

Ottieni una visibilità centralizzata completa

Grazie alla gestione multi-sito, è possibile ottenere una visione completa e centralizzata delle presenze e degli orari di lavoro dei dipendenti, monitorando al contempo i costi relativi a ciascuno dei singoli hotel, ristoranti o reparti. I dati in tempo reale disponibili consentono ai manager di reagire tempestivamente a qualsiasi cambiamento, prendere decisioni immediate e informate basate sui dati e garantire la coerenza delle operazioni.

Migliorare la produttività e la qualità

Il nostro software consente alle aziende del settore alberghiero e della ristorazione di sfruttare al meglio il personale esistente, ottimizzando la pianificazione e l’impiego del personale e garantendo che le risorse umane siano perfettamente in linea con la domanda dei clienti e con le esigenze aziendali. Di conseguenza, la produttività migliora, il servizio clienti è più efficiente e i clienti vivono un’esperienza positiva, avantaggio della vostra attività e della loro soddisfazione.

Ridurre i costi operativi

Il nostro sistema riduce la necessità di straordinari e l’utilizzo di lavoratori temporanei, ottimizzando l’impiego del personale esistente e migliorando la gestione del personale. Il software elimina gli errori nel rilevamento delle presenze e nell’elaborazione delle buste paga e supporta le Risorse Umane nella gestione più efficace delle assenze e delle richieste di ferie , con conseguenti notevoli risparmi. Sappiamo quanto sia importante allineare i costi del personale ai relativi ricavi, agli obiettivi di budget e alla redditività complessiva dell’azienda.

Gestisci il tuo personale in tempo reale

Forniamo ai manager gli strumenti necessari per gestire le risorse e pianificare i livelli di personale in modo efficiente, garantendo al contempo un solido controllo centralizzato su salari, straordinari, turni e gestione delle assenze, poiché questi sono tutti fattori che incidono significativamente sui costi aziendali. Le soluzioni che offriamo assicurano la presenza del vostro personale quando i clienti sono presenti, distinguendo così la vostra attività grazie a un personale ottimizzato e a un servizio eccellente.

Caratteristiche principali del nostro software per la gestione del personale nel settore alberghiero

Una pianificazione efficace dei turni del personale è fondamentale per il successo delle attività nel settore dell’ospitalità e ha un impatto diretto sul servizio clienti, sul morale del personale e sulla redditività. Il software di gestione del personale per il settore alberghiero offerto da Softworks fornisce una gamma completa di funzionalità particolarmente adatte a soddisfare le esigenze specifiche e complesse del settore. Va ben oltre la semplice assegnazione dei turni, configurandosi come uno strumento strategico che migliora l’efficienza, garantisce la conformità e promuove un ambiente di lavoro positivo.

Ecco le caratteristiche principali che rendono il nostro software di gestione del personale per il settore alberghiero indispensabile:

Pianificazione automatizzata del lavoro e procedura guidata per la pianificazione complessa/eRostering

La caratteristica principale della nostra soluzione è una procedura guidata intuitiva che genera automaticamente programmi di lavoro ottimizzati, equi e basati su regole precise. Ciò consente una pianificazione efficace del personale , tenendo conto di una serie di fattori importanti per il settore dell’ospitalità:

• Nella creazione dei turni, tenete conto della disponibilità di ciascun dipendente, delle sue preferenze in termini di orario di lavoro e di eventuali limitazioni indicate tramite il sistema di self-service per i dipendenti e utilizzando l’accesso mobile ai turni: questo è fondamentale per promuovere il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.
• La gestione di turni complessi implica la gestione di diverse esigenze di pianificazione, come turni spezzati, la gestione del personale del Front Office, la programmazione dei turni del personale addetto alle pulizie, lo svolgimento delle operazioni di ristorazione (F&B), la gestione di turni di diversa durata e la possibilità di orari di inizio e fine flessibili tra le varie sedi o reparti.
• Nel settore dell’ospitalità, i lavoratori ricoprono solitamente diverse posizioni lavorative, sia durante lo stesso turno che in turni diversi, e queste posizioni possono essere retribuite con tariffe differenti. Il nostro software è in grado di gestire queste complessità assegnando correttamente i costi al reparto o al ruolo appropriato e semplificando la gestione del personale stagionale e delle riassunzioni.
• Per garantire un’equa assegnazione dei turni, è necessario tenere conto delle specifiche normative aziendali in materia di distribuzione, come quelle relative a festività, ferie, fine settimana e turni notturni. Questo contribuisce a ridurre lo stress tra i responsabili della programmazione e a evitare controversie, promuovendo al contempo il morale del personale e un ambiente di lavoro positivo.
• Per quanto riguarda la conformità legislativa, assicurati che i tuoi orari siano conformi alle leggi sul lavoro applicabili, al Regolamento sull’orario di lavoro , alla Legge sulla settimana lavorativa equa e ai Contratti collettivi di lavoro, al fine di ridurre i rischi legali e garantire il rispetto dei requisiti relativi alle pause .
• Il monitoraggio in tempo reale prevede la verifica simultanea degli orari di entrata e uscita dei dipendenti rispetto agli orari programmati, attivando avvisi in caso di straordinari e informando i responsabili di eventuali discrepanze, in modo che possano intervenire tempestivamente per affrontare sia i rischi di non conformità che le lacune operative.

• Adatta il personale al flusso di clienti: assegna le risorse di personale in modo preciso alla domanda prevista, come stimato dalle previsioni di numero di ospiti e di occupazione, e assicurati che vi siano livelli di personale sufficienti durante le ore di punta (ad esempio, durante le ore di punta della cena, al check-in e al check-out e durante gli eventi), evitando al contempo un eccesso di personale nei periodi di minore affluenza.
• Ottimizzare il personale significa avere il personale giusto dove serve , al momento giusto e al giusto costo, grazie alla pianificazione basata sulle competenze , che consente di fornire un servizio clienti costantemente eccezionale.
• Per ottenere previsioni accurate: l’accuratezza sia della previsione della domanda che della previsione del personale può essere massimizzata utilizzando dati dettagliati provenienti dal POS, come il volume delle transazioni, i tassi di rotazione dei tavoli o le vendite per ora lavorativa, in modo che le decisioni di pianificazione siano basate su un’analisi del personale . 

Gestione delle lacune e avvisi in tempo reale

La dinamicità del settore alberghiero spesso si traduce in carenze di personale impreviste, causate da assenze dell’ultimo minuto o improvvisi picchi di domanda. Il nostro software offre:

• Abbiamo visibilità immediata sulle carenze di personale in tutti i negozi o reparti.
• Il sistema di avviso di posti vacanti di Softworks invierà notifiche via e-mail e SMS al personale disponibile e qualificato che soddisfa i criteri specificati, consentendo loro di effettuare scambi di turno e di accettare eventuali turni scoperti. Ciò garantisce che i livelli di servizio non vengano compromessi e che l’assistenza clienti rimanga impeccabile.
• Grazie a un’unica schermata, i responsabili di hotel o di reparto possono gestire tutte le attività in sospeso, come le richieste di ferie , le timbrature mancate e le approvazioni degli straordinari, liberandosi così dal dover dedicare tempo al lavoro amministrativo.

Sistema integrato di rilevazione presenze e gestione delle buste paga

Il sistema traccia automaticamente le ore lavorate e le presenze dei dipendenti, riducendo gli errori e garantendo un’elaborazione accurata delle buste paga. L’elemento centrale del sistema di rilevamento delle presenze è il seguente:

• Regole di pagamento specifiche : acquisisci e utilizza regole di pagamento specifiche per la retribuzione base, gli straordinari, le maggiorazioni e altro ancora. Queste regole sono spesso molto complesse nel settore dell’ospitalità a causa dei diversi turni e ruoli.
• Grazie all’integrazione perfetta con il sistema paghe, puoi immettere i dati di presenza direttamente nel tuo sistema paghe tramite l’apposita funzione, risparmiando tempo nella gestione amministrativa, eliminando errori e prevenendo duplicazioni; questo include l’assegnazione dei costi corretti per ruolo lavorativo al reparto appropriato.
• È possibile utilizzare diversi metodi di rilevazione delle presenze, come l’orologio marcatempo digitale, il geofencing, il riconoscimento biometrico (che include impronte digitali o riconoscimento facciale), il rilevamento di prossimità e i terminali PIN. Per coloro che non desiderano timbrare il cartellino, i fogli presenze basati sulla fiducia o le notifiche via e-mail offrono alternative flessibili e si adattano quindi a un’ampia gamma di ambienti di lavoro.

Integrazione della gestione delle competenze, formazione e certificazioni

I team del settore alberghiero e della ristorazione necessitano di un’ampia gamma di competenze. Il nostro software registra le competenze dei dipendenti, incluse formazione e certificazioni, consentendo ai responsabili di assegnare i dipendenti a turni o posizioni in base alle loro qualifiche tramite la pianificazione basata sulle competenze . Questo permette di individuare eventuali lacune nelle competenze e di raccomandare programmi di formazione mirati, al fine di garantire una forza lavoro altamente competente, elemento essenziale per la fluidità delle operazioni e la soddisfazione del cliente.

Integrazione della gestione delle risorse umane ed esperienza dei collaboratori

La funzionalità HR completa del nostro software gestisce tutti i tipi di dati dei dipendenti, come date di inizio contratto, periodi di prova, dati personali, valutazioni delle prestazioni, date di scadenza dei visti e metriche di performance . Inoltre, il software di Softworks è in grado di integrarsi con il vostro attuale sistema HR tramite integrazione di sistema , una necessità quando si ha a che fare con una forza lavoro temporanea, al fine di ridurre significativamente il turnover e garantire la conformità. L’integrazione migliora notevolmente l’esperienza dei dipendenti, assicurando una pianificazione equa, pagamenti accurati e visibilità sui propri orari.

Qual è il vantaggio di utilizzare un software per la pianificazione del personale alberghiero?

La scelta del software di pianificazione del personale alberghiero più adatto ha un impatto significativo sui profitti, sull’efficienza operativa e, soprattutto, sull’esperienza dei dipendenti . Softworks è il partner ideale, in quanto offre una soluzione non solo ricca di funzionalità e robusta, ma anche dotata di un’esperienza impareggiabile e di un forte impegno per il successo del cliente.

Ecco perché Softworks è la scelta intelligente per le esigenze di gestione del personale nel settore alberghiero:

Competenza ed esperienza comprovate

Da oltre trent’anni Softworks aiuta le aziende a gestire le proprie attività quotidiane in modo da incrementarne la produttività e la redditività. I suoi sistemi sono utilizzati in aziende di tutto il mondo, tra cui numerose realtà del settore alberghiero. Le soluzioni dell’azienda sono studiate su misura per soddisfare le esigenze specifiche di hotel e altre attività del settore, essendo state sviluppate sulla base del feedback di clienti ed esperti del settore, al fine di offrire le soluzioni per la gestione della forza lavoro più specifiche attualmente disponibili sul mercato. Questa vasta esperienza ci permette di comprendere le problematiche particolari che potreste incontrare, dalla gestione del personale stagionale alla complessa organizzazione di turni spezzati, e di adattare le nostre soluzioni di conseguenza.

Risparmi tangibili sui costi e redditività

Il nostro software consente una significativa riduzione dei costi trasformando i processi manuali inefficienti in flussi di lavoro automatizzati e ottimizzati:

• Ridurre la necessità di straordinari e l’utilizzo di personale interinale: risparmia sui costi degli straordinari e riduci la dipendenza da costosi lavoratori temporanei o interinali grazie a una migliore pianificazione degli orari che sfrutti appieno il personale esistente, con un impatto diretto sulla redditività.
• Riduzione del carico amministrativo: questo permetterà ai manager di concentrarsi su ciò che conta davvero, ovvero sul campo, supervisionando i dipendenti, generando vendite e garantendo ai clienti un’esperienza eccezionale. Le nostre soluzioni hanno dimostrato di ridurre i costi totali di un’organizzazione fino al 20% e fino al 5%.
• L’accuratezza delle buste paga è migliorata grazie al rilevamento automatizzato delle presenze, integrato con il sistema di gestione delle paghe, che riduce gli errori, garantendo un’elaborazione corretta e prevenendo costose discrepanze, nonché possibili problemi legali.

Miglioramento del coinvolgimento e della fidelizzazione dei dipendenti (esperienza dei collaboratori)

Trattiamo i nostri dipendenti come se fossero clienti interni e in questo modo vi aiutiamo ad attrarre, fidelizzare e motivare i vostri migliori talenti, dato che il settore è generalmente caratterizzato da un elevato turnover.

• Grazie al Self-Service per i dipendenti e all’accesso mobile ai turni, i dipendenti possono visualizzare in anticipo i propri orari, richiedere permessi e controllare in tempo reale il saldo di ore flessibili e ferie. Questo contribuisce a migliorare l’equilibrio tra vita professionale e privata, riduce lo stress e il rischio di burnout, e ha un impatto positivo significativo sulla soddisfazione lavorativa e sul morale del personale .
• Garantire una programmazione equa e trasparente: introdurre regole relative all’assegnazione equa dei turni in modo che tutti i membri del team siano trattati allo stesso modo, in particolare per quanto riguarda i turni meno desiderabili come festivi, vacanze, fine settimana e notti.

Questo contribuisce a ridurre il risentimento e a creare un ambiente di lavoro positivo, che a sua volta si traduce in una migliore esperienza per i collaboratori e in tassi di fidelizzazione più elevati. Il fatto che i dipendenti vengano informati in anticipo dei loro orari consente loro inoltre di pianificare la propria vita personale in modo più efficace.

Conformità normativa rigorosa

Nel settore dell’ospitalità, gestire le complesse normative sul lavoro, la legislazione sulla settimana lavorativa equa , i contratti collettivi di lavoro e i requisiti in materia di salute e sicurezza rappresenta sempre una sfida ardua.

Softworks garantisce la conformità attraverso:

• Il monitoraggio automatizzato della conformità prevede l’integrazione di tutte le norme pertinenti direttamente nel sistema, l’identificazione automatica di eventuali violazioni (come quelle relative ai limiti di straordinario, alle pause obbligatorie, alle date di scadenza dei visti e alla normativa sull’orario di lavoro) e l’applicazione delle regole di pianificazione.
• È possibile dimostrare la conformità durante gli audit mantenendo registrazioni complete e verificabili di tutte le ore lavorative, le presenze e le ferie, riducendo al contempo il rischio di sanzioni e multe. Il fatto che la nostra organizzazione sia certificata ISO 27001 garantisce inoltre il rispetto dei più elevati standard in termini di sicurezza dei dati e conformità al GDPR.

Analisi basate sull’intelligenza artificiale

Softworks è all’avanguardia nell’integrazione dell’IA nella gestione del personale. Il suo strumento di previsione delle assenze basato sull’IA analizza i modelli di turno passati e le tendenze di assenteismo per prevedere possibili assenze ingiustificate una volta definiti i turni. Le preziose informazioni predittive che ne derivano consentono ai manager di apportare modifiche proattive ai turni, ridurre le interruzioni operative e garantire la stabilità del personale, un aspetto particolarmente vantaggioso in un contesto come quello dell’ospitalità, in continua evoluzione. La pianificazione dei turni raggiunge così un livello superiore grazie all’utilizzo di analisi automatizzate basate sui dati, con il risultato di dati centralizzati di alta qualità, convalida automatizzata e aggiornamenti in tempo reale: tutti elementi essenziali per modelli di IA efficaci e per evitare distorsioni indotte dall’IA nell’analisi e nella pianificazione del personale.

Configurabilità e scalabilità

Il software è altamente configurabile ed è stato progettato per adattarsi ai processi, ai flussi di lavoro e agli sviluppi futuri specifici del settore alberghiero. È in grado di gestire regole aziendali complesse e diversificate, rimanendo aggiornato man mano che la tua attività cresce e si espande in aree come la gestione di più sedi o in diversi reparti. Softworks offre una soluzione agile e reattiva, pronta a soddisfare le mutevoli esigenze della tua azienda.

Supporto dedicato e gestione del progetto

Ci impegniamo a offrire un supporto personalizzato ai nostri clienti. A ogni cliente di Softworks viene assegnato un Project Manager qualificato che collabora con lui per identificare le regole di lavoro dell’organizzazione e assicurarsi che siano correttamente impostate nel software. Grazie a questo metodo accurato, il passaggio dalla gestione manuale a quella automatizzata del personale avviene senza intoppi. Il nostro team di assistenza clienti dedicato fornisce inoltre un supporto individuale continuo per garantire il successo a lungo termine del vostro progetto.

Investi in un futuro organizzativo migliore con Softworks.

Investire nel software di gestione del personale Softworks Hospitality è una scelta strategica che probabilmente garantirà un chiaro ritorno sull’investimento; consente alle aziende di operare in modo più efficiente, garantisce una solida conformità, riduce significativamente i costi e contribuisce a creare un ambiente di lavoro favorevole per la risorsa più importante: i dipendenti. Scoprite come Softworks può trasformare le vostre attività nel settore dell’ospitalità e apportare benefici positivi e duraturi alla vostra organizzazione e ai vostri dipendenti.

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