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Workforce Management bezieht sich auf die Prozesse, die mit der täglichen Organisation und dem Betrieb von Mitarbeitern in einem Arbeitsumfeld zu tun haben. In jedem Unternehmen, das mehrere Abteilungen mit mehreren Mitarbeitern hat, ist die Verwaltung dieser Mitarbeiter mit gewissen Schwierigkeiten und Komplexität verbunden. Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Personalverwaltung gehören die Planung und Einteilung der Mitarbeiter, die Zeiterfassung, die Verwaltung von Abwesenheiten und der Employee Self-Service.

Werfen wir einen weiteren Blick auf die 5 größten Herausforderungen beim Workforce Management:

1. Zeit- und Anwesenheitserfassung

Das Hauptproblem bei der Zeiterfassung von Mitarbeitern in Unternehmen besteht darin, dass die Zeiterfassung in der Regel auf Papier erfolgt und die Mitarbeiter sich manuell mit Hilfe von Stundenzetteln an- und abmelden. Eine effektive Zeiterfassung ist für die Verwaltung der Mitarbeiterproduktivität, die Einhaltung von Vorschriften und die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung unerlässlich. Herkömmliche papierbasierte Methoden sind fehleranfällig und erfordern eine manuelle Bearbeitung, die zeitaufwändig und ineffizient sein kann.

Im Gegensatz dazu bieten digitale und automatische Zeiterfassungssysteme eine zuverlässigere, genauere und effizientere Methode zur Erfassung der Mitarbeiterstunden. Außerdem bieten sie einen Echtzeit-Überblick über die Anwesenheit der Mitarbeiter, Überstunden und Pausen, was den Managern hilft, fundierte Entscheidungen über die Personalbesetzung und -einteilung zu treffen. Durch die Automatisierung der Zeiterfassung können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Abgesehen von den Problemen, die mit papierbasierten Zeiterfassungsbögen verbunden sind, können ungenaue Zeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen zu Fehlern in der Gehaltsabrechnung führen, was sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirkt und möglicherweise zu rechtlichen Problemen führt. Automatisierte Zeiterfassungssysteme können dazu beitragen, das Fehlerrisiko zu verringern und eine genaue und rechtzeitige Lohnabrechnung zu gewährleisten.

2. Dienst- und Einsatzplanung

Die Verwaltung komplexer Schichtmuster und Personalbestände kann für Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Mitarbeitern eine große Herausforderung darstellen. Manuelle Dienstplanungsprozesse können zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer zu koordinieren sein, insbesondere wenn mehrere Standorte, Qualifikationen und Mitarbeiterpräferenzen berücksichtigt werden müssen. Automatisierte Dienstplanungslösungen können diesen Prozess vereinfachen, indem sie regelbasierte Planungsalgorithmen verwenden, um Schichtmuster zu optimieren, Urlaubsanträge zu verwalten und die Verfügbarkeit zu verfolgen. Durch die Automatisierung der Dienstplanung können Unternehmen Kosten senken, Konflikte minimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Eine ordnungsgemäße Planung und Diensteinteilung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass genügend Mitarbeiter im Einsatz sind, um die Kundennachfrage zu befriedigen und gleichzeitig eine Überbesetzung zu vermeiden. Dies kann ein heikles Gleichgewicht sein, insbesondere in Branchen, in denen die Nachfrage aufgrund von Faktoren wie Saisonabhängigkeit oder aktuellen Ereignissen schwanken kann. Automatisierte Planungswerkzeuge können Managern dabei helfen, optimale Pläne zu erstellen und sicherzustellen, dass diese von den Mitarbeitern auch eingehalten werden.

3. Verwaltung von Abwesenheiten

Abwesenheiten können für Unternehmen eine erhebliche Störung darstellen, insbesondere wenn sie nicht wirksam verwaltet werden. Es ist jedoch wichtig, zwischen geplanter und ungeplanter Abwesenheit zu unterscheiden und diese angemessen zu behandeln. Bei geplanter Abwesenheit kann es notwendig sein, Zeitpläne und Personalbestand anzupassen, um sicherzustellen, dass die wesentlichen Funktionen weiterhin ausgeführt werden. Für ungeplante Abwesenheiten sollten Notfallpläne erstellt werden, um sicherzustellen, dass wesentliche Funktionen ohne Unterbrechung weitergeführt werden können.

Um Abwesenheiten effektiv zu verwalten, müssen Unternehmen über robuste Abwesenheitsmanagementsysteme verfügen, die in Echtzeit Einblick in die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die Urlaubssalden und die Gründe für die Abwesenheit geben. Solche Systeme können Unternehmen dabei helfen, Abwesenheitszeiten zu reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern, indem sie flexible und unterstützende Arbeitsregelungen anbieten. Sie können auch den Verwaltungsaufwand für das Abwesenheitsmanagement drastisch reduzieren und die Reaktionszeit bei ungeplanten Abwesenheiten erheblich verbessern.

4. Mitarbeiter-Selbstverwaltung

Die zunehmende Nachfrage der Arbeitnehmer nach Zugang zu ihren Zeit- und Anwesenheitsinformationen und -daten stellt eine Herausforderung für Arbeitgeber dar, die diese Daten immer noch in Papierform speichern. Die Forderung nach Transparenz in Bezug auf Mitarbeiterdaten ist für Arbeitgeber, die diese Informationen nicht digital gespeichert haben, schwer zu erfüllen. Employee Self Service (ESS)-Lösungen können sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine ganze Reihe von Vorteilen bieten. Indem sie ihren Mitarbeitern den Zugriff auf ihre eigenen Daten ermöglichen, einschließlich Stundenzetteln, Zeitplänen und Urlaubsanträgen, können Arbeitgeber die Arbeitsbelastung der Personalabteilungen verringern und das Engagement der Mitarbeiter verbessern.

Das Selbstbedienungsportal und die mobile App bieten eine bequeme und sichere Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Daten einzusehen und zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen, Schichten zu tauschen, Abwesenheit oder Jahresurlaub zu beantragen und vieles mehr. Indem sie den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Work-Life-Balance und ihre Informationen geben, können Self-Service-Lösungen die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, den Verwaltungsaufwand verringern und die Kommunikation und Transparenz zwischen Mitarbeitern und Management erhöhen.

5. Urlaubsverwaltung

Managing employee leave requests can be a challenging task, particularly in industries where there is a high demand for leave during certain periods. Chances are, employees are going to want to take annual leave during the summer months when the weather is fine. Demand for time off mid-year is going to be very high. Unfortunately, it will not be possible to accommodate everyone’s holiday requests at the same time and it is often necessary to stagger these requests to ensure that the company still functions fully.

Eine wirksame Urlaubsüberwachung ist entscheidend für die Verwaltung des Personalbestands und die Sicherstellung einer angemessenen Personalausstattung in Spitzenzeiten. Die Bewältigung einer hohen Nachfrage nach Jahresurlaub kann jedoch eine Herausforderung darstellen, vor allem, wenn es um mehrere Anträge und konkurrierende Prioritäten geht. Um Urlaubsanträge effektiv zu verwalten, müssen Unternehmen über klare Richtlinien und Vorgaben verfügen, die die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Wünschen der Mitarbeiter in Einklang bringen. Unternehmen können auch Anreize für ihre Mitarbeiter schaffen und sie ermutigen, sich frei zu nehmen, indem sie flexible Arbeitsregelungen, Wellness-Programme und andere Leistungen anbieten, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördern. Indem sie dem Wohlbefinden der Mitarbeiter und dem Urlaubsmanagement Priorität einräumen, können Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessern, Fehlzeiten reduzieren und die Produktivität steigern.

Automatisierte Urlaubsverfolgungssysteme können Managern helfen, Urlaubsanträge effizienter zu verwalten und sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben auch in Zeiten hoher Nachfrage erfüllt werden. Diese Systeme können auch dazu beitragen, das Risiko von Terminkonflikten zu verringern und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiteranträge fair und transparent behandelt werden.

Fazit

In der heutigen schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt müssen Unternehmen agil und effizient sein, um die Nase vorn zu haben. WorkforceManagement-Lösungen bieten eine effektive Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, indem sie den Output und die Leistung der Mitarbeiter optimieren. Durch die Automatisierung und Rationalisierung wichtiger WorkforceManagement-Prozesse, wie z. B. Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Abwesenheitsmanagement und Urlaubsüberwachung, können Unternehmen den Verwaltungsaufwand reduzieren, Kosten senken und die allgemeine Unternehmensleistung verbessern.

Darüber hinaus bieten WorkforceManagement-Lösungen wertvolle Einblicke in die Produktivität der Mitarbeiter und helfen dabei, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Durch die Nutzung von WorkforceManagement-Lösungen können Unternehmen der Konkurrenz einen Schritt voraus sein, ihr Wachstum vorantreiben und langfristigen Erfolg erzielen. Daher ist es für Unternehmen aller Größen und Branchen unerlässlich, in robuste und effektive WorkforceManagement-Lösungen zu investieren, um das volle Potenzial ihrer Mitarbeiter auszuschöpfen und ihr Ergebnis zu maximieren.

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