Datenschutz

Softworks respektiert Ihr Recht auf Datenschutz.

Einführung

  • Softworks und seine Mitarbeiter übernehmen die Verantwortung für den Schutz der Unternehmensgeräte, der vertraulichen Kundendaten und des geistigen Eigentums des Unternehmens. Diese wichtigen Ressourcen bedürfen eines besonderen Schutzes, um potenzielle Auswirkungen auf Softworks und seine Kunden zu vermeiden. Somit stellt die Datensicherheit bei Softworks eine wichtige Geschäftsgrundlage dar und hat Einfluss auf alle Aspekte der Geschäftsmethoden und betrieblichen Vorgänge von Softworks.
  • In diesem Dokument erfahren Sie, welche Daten Softworks im Rahmen seiner Tätigkeit als Datenverarbeiter für potenzielle und vorhandene Kunden erhebt.
  • Dieser Hinweis gilt für die Softworks-Website, die gehosteten Softworks-Lösungen und die Vor-Ort-Lösungen von Softworks.

Bei Fragen zu dieser Richtlinie wenden Sie sich bitte an swgdpr@softworks.com

Über Softworks

Softworks unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken, und zwar durch eine optimierte Verwaltung sowie eine bessere Einsatzplanung und Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Softworks bietet zuverlässige, bewährte, benutzerfreundliche und intuitive Lösungen für Arbeitszeitmanagement/Gleitzeit, Personaleinsatzplanung/Dienstplanerstellung, HR Management und Fehlzeitenmanagement. Private Unternehmen und öffentliche Einrichtungen werden dabei unterstützt, eine bessere Compliance sicherzustellen, die Fehlerquote zu senken, Leerlaufzeiten zu vermeiden und das Reporting zu verbessern. Gleichzeitig entsteht eine sichere und positive Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter.

Welche Informationen erheben wir?

  • Auf der Softworks-Website werden Daten erhoben, sobald Besucher auf bestimmte Bereiche unserer Websites zugreifen, u. a. auf den Kundenbereich, den Chat, die Whitepaper-Berichte oder Broschüren. Softworks agiert für diese Daten als Datenverantwortlicher.
  • Softworks erhebt über das Drittanbieter-Tool Hubspot einige Marketingdaten. Dazu gehören Name, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Softworks gibt diese Informationen nicht außerhalb der Marketing- und Vertriebsteams von Softworks weiter.
  • Die Workforce Management-Lösungen von Softworks erfassen keine Daten für Softworks. Alle in einem Softworks-System hinzugefügten Daten stammen vom Kunden und werden nur von ihm und seinen Mitarbeitern genutzt. So behält der Kunde die Kontrolle über die Daten, die Softworks für ihn verarbeitet.
  • Als Datenverarbeiter hält sich Softworks beim Umgang mit den Kundendaten an die folgenden Prozesse. Wo immer möglich werden Kundendaten anonymisiert, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Werden Daten für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung gestellt, werden sie nach Erhalt protokolliert. Die Daten werden an einem sicheren Ort gespeichert. Der Zugriff erfolgt nach dem Prinzip der geringsten Rechte (Least Privilege) und die Daten werden sicher gelöscht, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist.

Wie verwenden wir personenbezogene Daten?

  • Kontoeinrichtung und -verwaltung
  • Kommunikation zu Marketing und Veranstaltungen
  • Bereitstellung von Workforce Management-Lösungen
  • Erfüllen von internen Prüfanforderungen

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

  • Vertrag – Softworks ist Datenverarbeiter für den Kunden. Der Kunde nutzt unsere Services auf einer Vertragsgrundlage, um eine Lösung für sein Unternehmen und seine Mitarbeiter bereitzustellen.
  • Berechtigtes Interesse – Marketingdaten, die ein Kunde oder potenzieller Kunde möglicherweise von uns erhält, beruhen auf der Grundlage von berechtigtem Interesse. Bitte senden Sie eine E-Mail an marketing@softworks.com, wenn Sie aus dem Verteiler gelöscht werden möchten. Sie können sich auch jederzeit entfernen lassen, indem Sie auf den Link zum Abbestellen klicken, der in allen Marketing-E-Mails enthalten ist.

Wann geben wir personenbezogene Daten weiter?

Softworks behandelt Kundendaten zwischen Softworks und der betroffenen Person als vertraulich. Wir geben keine Daten an Dritte weiter, außer es ist erforderlich, um unsere Services bereitzustellen.

  • Personenbezogene Daten, die über die Softworks-Website erhoben werden, werden nicht an Dritte weitergegeben, außer wenn ein Service verwendet wird, über den wir mit der betroffenen Person kommunizieren, z. B. ein Mailing über Hubspot. Alle von Softworks verwendeten Drittanbieter wurden geprüft und es wurde bestätigt, dass sie die korrekten DSGVO-Richtlinien zum Schutz der angegebenen Daten verwenden.
  • Softworks verwendet sichere Prozesse und Technologien, um den Schutz der angegebenen Daten zu gewährleisten. Dazu gehört Verschlüsselung, Anonymisierung, SSL sowie ein sicherer Dateitransfer.

Wo speichern und verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Softworks speichert und verarbeitet alle von Kunden verfügbaren Daten innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums.

In den Fällen, in denen die Marketingabteilung von Softworks die Drittanbieter-Software Hubspot verwendet, gilt das EU-US-Privacy Shield-Abkommen. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://legal.hubspot.com/dpa

Wie schützen wir personenbezogene Daten?

Softworks hält sich in Bezug auf die DSGVO an zwei Richtlinien: die Softworks-Richtlinien zum Datenschutz und zur Datensicherheit. In diesen Richtlinien wird im Detail aufgeführt, wie die Mitarbeiter von Softworks mit den Softworks-Daten und den Kundendaten umgehen. Die Grundlage hierfür bildet das Prinzip der geringsten Rechte (Least Privilege).

  • Aufnahmevorgang für Nachverfolgbarkeit, Zugriff und Löschung aller von Softworks erhaltenen Daten.
  • Softworks verwendet an allen Netzwerkgrenzen Watchguard- und Cisco-Firewalls. Softworks verwendet auf allen Softworks-Geräten Virenscanner. Softworks führt jährliche Penetrationstests unserer Infrastruktur und der Softwareanwendung aus und prüft die mit dem Internet verbundenen Geräte wöchentlich auf Schwachstellen.
  • Der Zugriff auf Daten wird über Active Directory verwaltet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff haben.
  • Softworks führt beim Implementieren aller Änderungen an unseren Prozessen oder beim Hinzufügen neuer Prozesse Datenschutzfolgeabschätzungen aus.
  • Das Schulungsteam von Softworks informiert alle Softworks-Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen über ihre Aufgaben und ihre Verantwortung im Hinblick auf die DSGVO.
  • Softworks verwaltet das Risiko durch Drittanbieter über Verträge und Sicherheitsprüfungen.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Die Daten der Softworks-Website werden nur für die Dauer der Aufgabe aufbewahrt, für die sie bereitgestellt wurden. Die gehosteten Softworks-Lösungen speichern Kundendaten für die Dauer des Kundenvertrags mit Softworks. Werden Kundendaten zur Implementierung oder für den Support eines Systems direkt an Softworks übermittelt, werden sie für den angegebenen Zweck aufbewahrt und anonymisiert oder im Anschluss vernichtet.

Ihre Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten

Werden Daten über die Softworks-Website erhoben und ist Softworks der Datenverantwortliche, hat die betroffene Person die folgenden Rechte und kann sie über den Kontakt mit marketing@softworks.com ausüben.

  • Zugriff auf personenbezogene Daten, die von Softworks gespeichert werden
  • Korrektur und Löschen dieser Daten
  • Widerruf der Einwilligung
  • Softworks stellt die von Softworks gespeicherten Daten auf Anfrage der betroffenen Person gemäß des Rechts auf Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch zur Verfügung. In den Fällen, in denen Softworks als Datenverarbeiter für den Datenverantwortlichen Softworks handelt, wird die betroffene Person an den Datenverantwortlichen verwiesen.
  • Einreichen einer Beschwerde an die Datenschutzkommission/die britische Datenschutzbehörde (ICO), falls die Behörde in einer bestimmten Situation benachrichtigt werden muss

Werden personenbezogene Daten von einem Softworks-Kunden für eine Softworks-Lösung vor Ort oder für eine gehostete Lösung erhoben, verweist Softworks die betroffene Person an den entsprechenden Kontakt in der Organisation des Datenverantwortlichen, wie in unserem DSGVO-Vertrag oder Vertragszusatz für Datenverantwortliche/-verarbeiter dargelegt.

In diesem Fall sollten sich die betroffenen Personen an swdgpr@softworks.com wenden.

Muss Softworks die Identität einer betroffenen Person prüfen, bitten wir eventuell um eine E-Mail von der Adresse, die über die Softworks-Website registriert wurde.

Nutzung von Cookies und anderen Technologien

Softworks verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Ihnen personalisierte Inhalte zu bieten. In unserer Cookie-Richtlinie erläutern wir, was ein Cookie ist, wie wir Cookies verwenden und welche Auswahl Sie bezüglich Cookies treffen können. Hier erfahren Sie auch, wie Sie die Verwendung von Cookies auf Ihrem Gerät ändern oder einschränken. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Links zu anderen Websites/Drittanbieterinhalten

Softworks übernimmt keine Haftung für die Inhalte der von der Softworks-Website verlinkten anderen Websites.

Wie können Sie uns kontaktieren?

Wenn Sie Softworks in Bezug auf obige Inhalte kontaktieren möchten, wenden Sie sich an:

Softworks-Website:
Marketing-Abteilung von Softworks marketing@softworks.com

Bei gehosteten Softworks-Lösungen oder Lösungen vor Ort:
Softworks-DSGVO-Abteilung unter swgdpr@softworks.com