Software completo per la gestione del personale ospedaliero, con funzioni di programmazione del personale, rilevazione delle presenze, gestione delle assenze, gestione delle risorse umane e molto altro.
Software di pianificazione dei dipendenti ospedalieri
- Creare e ottimizzare i turni di lavoro
- Automatizzare le attività amministrative riguardanti il personale
- Ridurre gli straordinari e l’assenteismo
- Coinvolgere maggiormente i dipendenti
- Massimizzare la produttività e tagliare i costi
- Garantire la conformità normativa
Softworks aiuta gli ospedali a offrire un’assistenza di qualità a costi contenuti, mantenendo alta l’attenzione sulla risorsa più importante: le persone che lavorano per voi. Il nostro software è creato in modo specifico per la programmazione del personale ospedaliero, la rilevazione delle presenze, il lavoro flessibile, la gestione delle assenze e molto altro, grazie alla possibilità di integrazione in tutti i principali sistemi di Risorse Umane e Gestione Buste paga.
Vi forniamo una soluzione totalmente automatizzata per la gestione del personale, per aiutarvi a pianificare turni di lavoro complessi, migliorare l’efficienza, tagliare i costi, ridurre l’assenteismo e garantire la conformità normativa.
Vantaggi dei sistemi gestionali per le risorse umane
- Tracciare, registrare e gestire le presenze dei dipendenti.
- Creare e ottimizzare la programmazione del personale e i turni di lavoro dei dipendenti a livello di mansioni, reparti e team.
- Programmare il personale in relazione ai livelli di criticità dei pazienti.
- Installare sistemi di timbratura avanzati, ad esempio un terminale per il riconoscimento facciale con rilevamento della temperatura corporea.
- Archiviare e gestire in modo sicuro i dati personali dei dipendenti tramite l’uso del modulo HR.
- Gestire e monitorare le ferie e le assenze di qualsiasi tipo.
- Automatizzare le attività amministrative riguardanti il personale, esonerando i manager da queste incombenze.
- Assicurarsi che le competenze, la formazione e le certificazioni dei dipendenti siano aggiornate.
- Consentire ai dipendenti di timbrare, visualizzare i turni di lavoro, richiedere permessi e fare molto altro tramite l’app Self-Service dipendenti tramite un dispositivo mobile o un PC.
- Produrre un’ampia gamma di report riguardanti tutti gli aspetti della gestione del personale.
- Eliminare gli errori associati alla programmazione manuale e ai fogli presenze cartacei.
- Garantire la conformità alla legislazione locale e ai regolamenti a tutela della salute e della sicurezza.
- Supportare l’integrazione con tutti i principali sistemi ERP, Buste paga e Contabilità.
- Automatizzare i flussi di lavoro e configurare gli allarmi ad attivazione.
Il nostro aiuto nelle seguenti aree
Sistemi di timbratura per gli ospedali
Importanti ospedali hanno scelto le soluzioni Softworks
Al Mater Private sono entusiasti del loro nuovo sistema….
Testimonianze
“What we have gained is better rostering, better control, comprehensive records, better reports and functionality to make changes or to test if proposed changes would work.“
Bon Secours Health System
“Probably the best NCHD eRostering package in Ireland.“
Beaumont Hospital
“The automatic and to the minute Flexitime calculations and the automatic holiday calculations for employees have significantly reduced administration and manual tasks.“
Jewelcast
“The System allows us to operate at multiple sites with the data being transferred to a central server.
Furthermore, the System as now configured will allow us to grow and add more employees across all sites without requiring significantly more resources in either payroll or HR.“
Newbrook Nursing Homes
“Softworks has had a tremendous impact on the organization’s ability to be more efficient with time tracking, reporting, legislative compliance around confidentiality and privacy, and have better business outcomes.“
AIDS Committee of Toronto
“It’s been great to work with Softworks. Our Project Manager has been so helpful and responsive. She’s been excellent in resolving any problems we have come across. “
Chemifloc
“Employees find Softworks very user-friendly, they like the fact it’s easy to navigate and it’s updated in real-time, being able to check their clock cards and track actual time worked and bank time in lieu.“
Aran Biomedical
“Overall we are very happy with Softworks as it provides a much quicker and more accurate way of controlling everything from clock-in to wages payout and storing personnel information.“
Dortek
“We were very impressed with Softworks as they really listened to our requirements and worked with us to suggest solutions that would best fit our needs.
Because of the nature of our business, we have very specific scheduling requirements.“
Rusal – Aughinish Alumina
“It’s an excellent system and the only one that we came across that was able to meet our needs and allow us to achieve our objectives.
The team at Softworks is very solution-focused. We have had an excellent journey and experience to date.“
Oberstown Children Detention Campus
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Offrire un’assistenza efficiente ai pazienti è possibile grazie a una gestione esperta del personale.
In un settore dinamico come quello sanitario, dove ogni secondo conta e ogni decisione condiziona il percorso di cura, una pianificazione dei turni efficiente è la chiave per garantire standard qualitativi elevati, efficienza operativa e il benessere dei collaboratori.
Coordinare medici, infermieri e personale di supporto in un’operatività 24/7 è una sfida complessa, segnata da variabili imprevedibili e normative rigorose.
Il nostro Software per la Pianificazione del Personale Sanitario è una soluzione intuitiva e altamente configurabile, nata per trasformare queste complessità in processi fluidi, ottimizzati e orientati alle persone. Crediamo che una squadra ben gestita sia la vera colonna portante di una cura del paziente senza compromessi.
La Nostra Soluzione per la Gestione del Personale Sanitario
Le soluzioni di gestione del personaledi Softworks automatizzano l’infinità di compiti che spesso appesantiscono gli uffici delle Risorse Umane e i responsabili: dalla rilevazione delle presenze alla gestione delle assenze, fino all’orario flessibile e al monitoraggio delle competenze.
Spostando queste attività critiche dai fogli di calcolo manuali e dalle e-mail a un unico sistema centrale e intelligente, Softworks permette di risparmiare tempo prezioso e migliorare la precisione dei dati, aumentando significativamente il coinvolgimento dei dipendenti.
Non si tratta solo di efficienza, si tratta di mettere la tua struttura sanitaria in condizione di offrire l’assistenza giusta, al momento giusto, ogni singolo giorno.
Scegli Softworks per la Gestione del Tuo Personale
Grazie a decenni di esperienza a livello globale, Softworks è il tuo partner di fiducia per orientarsi tra le complessità della moderna gestione del personale sanitario.
Il nostro approccio globale garantisce un’efficienza operativa ottimale e una forza lavoro realmente motivata e coinvolta.
Il nostro software per la pianificazione del personale sanitario trasforma la complessità dei turni clinici in una funzione strategica, supportando direttamente la sicurezza del paziente e la qualità delle prestazioni sanitarie.
Cos’è un Software Gestionale per il Personale Sanitario
Il software per la gestione del personale sanitario è una piattaforma digitale specializzata, progettata per aiutare gli ospedali a ottimizzare l’impiego della loro risorsa più preziosa: le persone.
In Softworks siamo consapevoli che nel settore sanitario una pianificazione del personale efficace non è un semplice compito amministrativo, ma è fondamentale per garantire la sicurezza dei pazienti, la qualità delle cure e il controllo dei costi.
Il nostro software va oltre il semplice monitoraggio delle ore lavorate per fornire una soluzione completa per la Pianificazione dei Turni, la Rilevazione delle Presenze, il Livello Assistenziale e la Gestione delle Assenze.
Monitoraggio Livello Assistenziale e Minutaggio
Softworks, a differenza di sistemi generici, è progettato per gestire complessità uniche di un ambiente sanitario attivo 24/7, come la gestione di team multidisciplinari, turni articolati e accordi sindacali.
Un elemento distintivo della nostra soluzione è il Monitoraggio di Livello Assistenziale e Minutaggio. Invece di pianificare i turni basandosi esclusivamente sul numero dei pazienti, Softworks consente di allineare le risorse infermieristiche alla reale dipendenza del paziente e alle sue necessità assistenziali.
Ciò garantisce di avere sempre il personale giusto nel posto giusto e al momento giusto, con le corrette competenze e le certificazioni. Questa precisione aiuta gli le strutture sanitarie a ridurre significativamente la dipendenza dal costoso personale interinale e a minimizzare gli straordinari non necessari.
Garanzia di Conformità e Sicurezza
Negli ospedali la conformità e la sicurezza non sono negoziabili. Automatizziamo l’adesione a normative complesse, come la Direttiva Europea sull’Orario di Lavoro, e monitoriamo le scadenze delle competenze e della formazione dei dipendenti per garantire che la vostra struttura sia sempre pronta per eventuali ispezioni.
Inoltre, la nostra App Self-Service per i dipendenti offre al personale la possibilità di visualizzare i turni, scambiarli e richiedere permessi direttamente dai propri smartphone. Questo contribuisce a migliorare il coinvolgimento e la fidelizzazione in un settore che affronta alti tassi di burnout.
Grazie a Softworks puoi ridurre i carichi amministrativi concentrandoti su ciò che conta di più: fornire un’assistenza eccellente ai pazienti.
Caratteristiche Chiave del nostro Software Gestionale per il Personale Sanitario
Nel frenetico ambiente ospedaliero, ogni singola funzione del software di pianificazione deve contribuire a rendere le operazioni fluide e a garantire risultati clinici superiori per i pazienti.
Il software di Pianificazione del Personale Sanitario è ricco di funzionalità avanzate, progettate specificamente per soddisfare queste esigenze e permettere ai vostri team di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: assistere e curare.
Pianificazione Turni e Gestione Personale
Pianificazione Turni Automatizzata per il Personale Sanitario
Le nostre funzionalità di Pianificazione Turni Automatizzata eliminano i processi manuali lenti e soggetti a errori spesso affidati a fogli di calcolo e carta.
Il nostro sistema genera intelligentemente programmi ottimali con un semplice clic, allineando il personale alla domanda, al mix di competenze richiesto e persino alle preferenze dei dipendenti. Questo è fondamentale per gestire i turni più complessi tra vari dipartimenti, team e sedi multiple, adattandosi a orari di inizio e fine variabili, turni a rotazione e straordinari.
Potrai creare programmi con settimane o mesi di anticipo, garantendo stabilità al personale e capacità di previsione alla direzione. Questo processo è la base per un’efficiente gestione dei turni del personale sanitario.
Assegnazione Basata sulle Competenze
Il nostro modulo di gestione delle competenze e della formazione rappresenta una svolta per gli ospedali, tracciando attentamente le abilità, la formazione e le qualifiche dei dipendenti, incluse le certificazioni fondamentali.
Il modulo garantisce che tutto il personale assegnato possieda le competenze corrette, migliorando sia la sicurezza del paziente che la qualità dell’assistenza. Facilita inoltre l’abbinamento efficace delle competenze specialistiche, assicurando che solo gli infermieri certificati per la terapia intensiva siano inseriti nei turni di area critica.
Gli avvisi automatici per le certificazioni in scadenza consentono di organizzare proattivamente i corsi di aggiornamento, proteggendo l’ospedale da rischi normativi e di sicurezza.
Visibilità in Tempo Reale e Decisioni Basate sui Dati
Per un processo decisionale che abbia un impatto reale, sono necessarie decisioni basate sui dati e una visione in tempo reale.
I nostri cruscotti completi, i KPI e i report offrono un quadro istantaneo e chiaro delle tendenze di presenza, straordinari, costi, assenze e saldi ferie. Questo permette ai responsabili sanitari di reagire immediatamente al variare delle esigenze dei pazienti o a carenze improvvise di personale, ottimizzando allo stesso tempo i costi del personale e le prestazioni in tutte le unità.
Questi dati in tempo reale sono fondamentali anche per il monitoraggio dell’aderenza immediata ai turni pianificati, evidenziando istantaneamente qualsiasi deviazione. La capacità di ridurre al minimo i costi degli straordinari è un vantaggio significativo che garantisce il focus del budget sulla cura del paziente.
Certamente. Ho sostituito i termini tecnici inglesi con i corrispettivi italiani più appropriati per il contesto aziendale e sanitario, mantenendo comunque un linguaggio moderno e fluido.
Conformità e Responsabilizzazione
Portale Self-Service Dipendenti e Accesso da Smartphone
Dare autonomia ai professionisti sanitari è la chiave per ridurre il turnover. Il nostro portale Self-Service per i Dipendenti e l’accesso da smartphone offrono proprio questo.
La nostra app è utilizzabile da smartphone, tablet o computer e consente al personale di timbrare l’inizio e la fine del turno (con geolocalizzazione GPS per l’assistenza domiciliare, se richiesto), consultare i turni, richiedere congedi, scambiare turni e aggiornare i propri dati anagrafici.
Questa trasparenza e autonomia non solo alleggeriscono il carico burocratico dei responsabili, ma aumentano sensibilmente la soddisfazione, il coinvolgimento e la fidelizzazione del personale, elemento cruciale viste le attuali difficoltà nel reperire operatori sanitari.
Gestione Assenze
Le nostre soluzioni integrate per la Gestione delle Assenze forniscono un sistema centralizzato per tutti i dati relativi a orari e presenze, monitorando i mancati ingressi per tipologia, frequenza e modelli ricorrenti.
Flussi di lavoro automatizzati segnalano ai coordinatori le assenze ingiustificate o avviano le procedure per i colloqui di rientro in servizio, permettendo interventi tempestivi e riducendo al minimo i disagi organizzativi.
Il nostro Sistema di Previsione delle Assenze basato su intelligenza artificiale fa un ulteriore passo attraverso lo storico dei dati per prevedere probabili mancate presentazioni improvvise. Questo consente di rettificare preventivamente la pianificazione dei turni prima che la carenza di personale possa impattare sull’assistenza ai pazienti, garantendo un ambiente di lavoro sicuro e una copertura costante.
Ottimizzare la Pianificazione con il Software Gestionale per il Personale Sanitario
In Softworks crediamo che una pianificazione dei turni davvero ottimizzata in ambito sanitario vada ben oltre la semplice copertura delle fasce orarie. Si tratta di allineare in modo intelligente le tue risorse più preziose alle esigenze dei pazienti, favorendo un ambiente di lavoro flessibile e garantendo l’efficienza finanziaria.
Il nostro software per la Pianificazione e Gestione del Personale Sanitario è progettato per raggiungere questo delicato equilibrio, trasformando le vostre capacità operative.
Allineamento Strategico tra Paziente e Operatività
Dotazione Organica basata sul Livello Assistenziale
Questa funzionalità avanzata supera i tradizionali rapporti numerici tra personale e pazienti, identificando l’esatta quantità di assistenza infermieristica richiesta da ogni degente in base al suo livello di dipendenza, intensità, complessità e alle prestazioni specifiche necessarie.
Invece di assegnare il personale basandosi semplicemente sul numero di posti letto occupati, il nostro sistema alloca le risorse in base al fabbisogno reale del paziente, garantendo che chi si trova in condizioni di alta criticità riceva l’attenzione adeguata.
Questo approccio ottimizza i turni infermieristici e riduce i costi, aumentando significativamente la soddisfazione dei dipendenti ed evitando il rischio di sovraccarico di lavoro. Inoltre, i coordinatori possono prevedere proattivamente il fabbisogno di personale per i turni successivi, convocando gli operatori in anticipo e liberando tempo prezioso dalle mansioni amministrative per concentrarsi sulla cura del paziente.
Previsione del Fabbisogno (basata sul livello assistenziale dei pazienti)
Il nostro software analizza i dati storici e prevede la domanda futura, consentendo alla tua struttura di evitare costosi eccessi di personale o pericolose situazioni di sotto-organico.
Questo preciso allineamento tra personale, domanda dei pazienti e budget garantisce che le risorse siano sempre utilizzate in modo ottimale.
Un risultato significativo di un’accurata Previsione del Fabbisogno è la riduzione dei costosi straordinari e del ricorso a personale interinale o esterno, con un impatto diretto sulla salute finanziaria dell’ospedale. Ciò fornisce ai dirigenti un controllo totale sull’utilizzo delle agenzie esterne.
Pianificazione delle Sale Operatorie
Il sistema supporta la pianificazione specialistica, essenziale per la redditività dell’ospedale e il flusso dei pazienti, inclusa la Prenotazione e Programmazione delle Sale Operatorie.
Questa funzione assicura che le équipe cliniche altamente qualificate (chirurghi, anestesisti, infermieri) e le apparecchiature specialistiche siano sincronizzate e disponibili esattamente nel momento in cui la sala operatoria è prenotata. Tale funzionalità critica aiuta a ridurre al minimo i tempi di inattività e massimizza l’uso di risorse ad alto costo.
Prenotazione degli Appuntamenti per i Pazienti
Il sistema si integra con i servizi ambulatoriali e clinici per facilitare la Gestione degli Appuntamenti.
Collegando direttamente la pianificazione dello staff (infermieri, medici, tecnici) al volume degli appuntamenti prenotati, il sistema garantisce livelli di organico ottimali per gestire il flusso dei pazienti, evitando tempi di attesa eccessivi o costi superflui per il personale.
Integrazione e Responsabilizzazione
Lavoro Flessibile e Autonomia del Personale
Nell’attuale mercato sanitario, altamente competitivo, attrarre e trattenere i migliori talenti richiede Lavoro Flessibile e Responsabilizzazione del Personale.
Il nostro software supporta un’ampia gamma di modalità di lavoro flessibile, tra cui il lavoro da remoto, l’orario flessibile e i modelli ibridi, sempre più richiesti dai professionisti sanitari. I dipendenti possono inserire le proprie preferenze e limitazioni di orario, richiedere scambi di turno e candidarsi per i turni disponibili, favorendo un clima di controllo e collaborazione.
È dimostrato che questa flessibilità migliora l’equilibrio tra vita privata e professionale, riduce significativamente lo stress e l’esaurimento da lavoro e aumenta i tassi di fidelizzazione del tuo personale qualificato.
Integrazione delle Presenze per l’Accuratezza delle Buste Paga
Il nostro sistema integrato di Rilevazione Presenze per l’Elaborazione delle Buste Paga automatizza il monitoraggio degli orari, eliminando la registrazione manuale. I moduli aiutano a ridurre gli errori e consentono un notevole risparmio di tempo amministrativo.
L’integrazione fluida con il tuo attuale sistema gestionale delle paghe garantisce pagamenti accurati e puntuali per le tue équipe sanitarie.
I nostri clienti hanno riscontrato riduzioni significative nei tempi di elaborazione delle buste paga e nelle richieste di chiarimento da parte dei dipendenti, permettendo al personale delle Risorse Umane e dell’ufficio paghe di concentrarsi su iniziative strategiche, invece di restare bloccati in lunghe mansioni burocratiche.
Garantisci la Conformità Normativa con il Nostro Software
Navigare nel labirinto delle regolamentazioni, delle leggi sul lavoro e delle politiche interne è uno degli aspetti più critici e complessi della gestione sanitaria.
In Softworks abbiamo progettato il nostro software per la Pianificazione del Personale Sanitarioaffinché sia il tuo alleato costante nel raggiungere e mantenere la piena conformità normativa, dando al contempo priorità alla sicurezza del paziente e al benessere del personale.
Conformità e Sicurezza
Rispetto della Normativa sul Lavoro e della Direttiva sull’Orario di Lavoro
La nostra soluzione offre un sistema automatizzato per il rispetto della normativa sul lavoro, monitorando l’osservanza di regolamenti complessi quali orari di servizio, straordinari, salario minimo, pause obbligatorie e la Direttiva Europea sull’Orario di Lavoro, oltre agli accordi sindacali.
Questa gestione proattiva della conformità riduce al minimo il rischio di sanzioni, controversie legali e danni d’immagine, consentendo all’ospedale di operare con sicurezza e integrità. Il sistema verifica automaticamente i periodi di riposo e il limite massimo di ore lavorative settimanali rispetto ai turni programmati.
Sicurezza del Paziente e Benessere del Personale
Il nostro software pone al centro la Sicurezza del Paziente e il Benessere del Personale. Contribuiamo a garantire livelli di organico sicuri, considerando fattori critici come il rapporto infermiere-paziente, per prevenire sia le carenze di personale che compromettono l’assistenza, sia le eccedenze che fanno lievitare i costi.
Il sistema è configurato per garantire periodi di riposo adeguati, riducendo direttamente lo stress e il burnout attraverso carichi di lavoro equilibrati e una distribuzione equa dei turni. Inoltre, supporta gli ospedali nel monitoraggio e nel rispetto di tutti i requisiti di salute e sicurezza, tutelando sia i dipendenti che i pazienti.
Integrazione con sistemi di monitoraggio pazienti
Per una visione completa delle necessità dei pazienti e del carico di lavoro, il sistema supporta l’Integrazione con il sistemi di monitoraggio dei posti letto occupati dai pazienti.
Ciò consente di basare le decisioni sul personale e l’allocazione delle risorse su dati clinici aggiornati, assicurando che i turni corrispondano sempre alle esigenze cliniche in tempo reale registrate nella cartella del paziente.
Tracciabilità e Equità
Report di Conformità e Tracciabilità delle Operazioni
Softworks offre una solida Rendicontazione di Conformità e Percorsi di Revisione, garantendo capacità di controllo complete e la generazione di rapporti dettagliati con un semplice clic.
Per le strutture di assistenza a lungo termine, il nostro sistema supporta specificamente la rendicontazione dei Registri Presenze e Pagamenti, assicurando l’invio di dati accurati e trasparenti sull’organico per soddisfare i requisiti normativi. Questi Percorsi di Revisione dettagliati sono strumenti preziosi durante ispezioni o verifiche da parte degli enti di controllo.
Protezione dei Dati (GDPR)
Il nostro impegno per l’integrità dei dati si estende alla garanzia di rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), mantenendo elevati standard di sicurezza per proteggere le informazioni sensibili dei dipendenti.
Il nostro sistema di Gestione del Personale è progettato con la sicurezza e la riservatezza integrate nel suo nucleo fondamentale.
Regole di Equità
Il nostro software integra Regole di Equità personalizzabili per garantire una distribuzione equa dei turni tra tutto il personale.
Queste regole possono essere configurate per i fine settimana, i giorni festivi, i turni notturni e le reperibilità, prevenendo favoritismi e assicurando che tutti i membri del team ricevano lo stesso trattamento. Questa trasparenza riduce i malumori e promuove un ambiente di lavoro positivo, fattore vitale per il morale e la stabilità del personale in ruoli sanitari così impegnativi.
Affidati a Softworks la Gestione del Tuo Personale Sanitario
Scegliendo Softworks per la pianificazione dei turni e la gestione del personale sanitario, non acquisti solo uno strumento, ma investi nella tua tranquillità, con la certezza che la tua struttura sanitaria ospedale:
- Operi alla massima efficienza
- Sia pienamente conforme alle normative vigenti
- Persegua costantemente i più alti standard di assistenza ai pazienti e benessere del personale
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