Software gestionale all-in-one per il personale delle case di cura e di riposo, completo di funzioni per la pianificazione dei turni, la rilevazione delle presenze, la gestione delle assenze e le risorse umane.
Software di pianificazione per case di cura e assistenza
- Registrare le ore di lavoro e rilevare le presenze
- Creare facilmente i turni di lavoro
- Automatizzare le attività amministrative riguardanti il personale
- Ridurre gli straordinari e l’assenteismo
- Garantire la conformità normativa
- Creare report in tempo reale
Il software gestionale Softworks per il personale delle case di cura e di riposo include gli strumenti necessari per erogare un servizio di assistenza di alta qualità, a costi contenuti e nel rispetto del budget. Automatizziamo i processi correlati alla gestione del personale e vi aiutiamo a creare un quadro chiaro delle risorse umane a vostra disposizione.
Una soluzione completa e collaudata, efficace per la gestione delle case di cura e di riposo, che garantisce efficienza operativa, controllo dei costi, conformità normativa e responsabilizzazione dei dipendenti.
Vantaggi dei sistemi gestionali per le risorse umane
- Tracciare, registrare e gestire le presenze dei dipendenti.
- Creare facilmente i turni di lavoro per l’intera organizzazione.
- Ottimizzare i turni di lavoro del personale in relazione ai livelli di criticità dei pazienti.
- Implementare sistemi di timbratura avanzati, ad esempio un terminale per il riconoscimento facciale con rilevamento della temperatura corporea.
- Gestire le risorse umane o integrare le nostre soluzioni con il vostro sistema HR preesistente.
- Gestire e monitorare le ferie e qualsiasi tipo di assenza, come i congedi per malattia o per maternità o i riposi compensativi.
- Automatizzare la gestione delle risorse umane e ridurre le attività amministrative riguardanti il personale.
- Monitorare le competenze, la formazione e le certificazioni del personale.
- Usare l’app Self-Service dipendenti per timbrare, visualizzare i turni di lavoro e molto altro.
- Generare report in tempo reale su qualsiasi aspetto dell’organizzazione del personale.
- Semplificare il flusso di dati e creare buste paga più precise.
- Garantire la conformità alla legislazione sul lavoro e ai regolamenti a tutela della salute e della sicurezza.
- Supportare l’integrazione con tutti i principali sistemi ERP e Gestione Buste paga.
- Ridurre i costi operativi e aumentare la produttività.
Il nostro aiuto nelle seguenti aree
Sistemi di timbratura disponibili
Importanti ospedali hanno scelto le soluzioni Softworks
Al Mater Private sono entusiasti del loro nuovo sistema….
Testimonianze
“What we have gained is better rostering, better control, comprehensive records, better reports and functionality to make changes or to test if proposed changes would work.“
Bon Secours Health System
“Probably the best NCHD eRostering package in Ireland.“
Beaumont Hospital
“The automatic and to the minute Flexitime calculations and the automatic holiday calculations for employees have significantly reduced administration and manual tasks.“
Jewelcast
“The System allows us to operate at multiple sites with the data being transferred to a central server.
Furthermore, the System as now configured will allow us to grow and add more employees across all sites without requiring significantly more resources in either payroll or HR.“
Newbrook Nursing Homes
“Softworks has had a tremendous impact on the organization’s ability to be more efficient with time tracking, reporting, legislative compliance around confidentiality and privacy, and have better business outcomes.“
AIDS Committee of Toronto
“It’s been great to work with Softworks. Our Project Manager has been so helpful and responsive. She’s been excellent in resolving any problems we have come across. “
Chemifloc
“Employees find Softworks very user-friendly, they like the fact it’s easy to navigate and it’s updated in real-time, being able to check their clock cards and track actual time worked and bank time in lieu.“
Aran Biomedical
“Overall we are very happy with Softworks as it provides a much quicker and more accurate way of controlling everything from clock-in to wages payout and storing personnel information.“
Dortek
“We were very impressed with Softworks as they really listened to our requirements and worked with us to suggest solutions that would best fit our needs.
Because of the nature of our business, we have very specific scheduling requirements.“
Rusal – Aughinish Alumina
“It’s an excellent system and the only one that we came across that was able to meet our needs and allow us to achieve our objectives.
The team at Softworks is very solution-focused. We have had an excellent journey and experience to date.“
Oberstown Children Detention Campus
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Il cuore di un’assistenza residenziale d’eccellenza risiede in un team gestito e supportato con competenza. Softworks supporta le organizzazioni come la vostra trasformando sfide operative complesse in vantaggi strategici semplificati.
Nelle case di riposo e nelle strutture di cura, una pianificazione efficiente dei turni del personale è fondamentale per fornire un’assistenza compassionevole e di alta qualità, mantenere la stabilità operativa e creare un ambiente positivo per i tuoi dipendenti.
Il nostro software gestionale per le case di cura e le nostre soluzioni di gestione del personale sono progettati per trasformare le operazioni, migliorare l’erogazione delle cure e accrescere la soddisfazione dei dipendenti in tutte le tue strutture.
Softworks: Un Partner Affidabile per le Residenze Sanitarie Assistenziali (RSA)
Con oltre trent’anni di esperienza globale, Softworks si conferma un partner di fiducia, supportando le strutture di assistenza e le case di riposo in tutto il mondo nell’organizzare la giornata lavorativa per ottenere maggiore produttività e redditività.
Softworks automatizza le complesse regole e le politiche retributive in atto all’interno della tua organizzazione, eliminando le lunghe attività manuali legate al tracciamento delle presenze, alla gestione delle assenze, al lavoro flessibile, alla gestione delle competenze e della formazione e molto altro ancora.
Questo livello di automazione sofisticata è esattamente ciò di cui le residenze assistenziali hanno bisogno per orientarsi nel complesso panorama attuale e prepararsi alle sfide del futuro.
Dalla Gestione Manuale alla Gestione Digitale del Personale
La gestione delle presenze, dei congedi, dei turni e dei processi HR è fondamentale per il successo della tua organizzazione e per il livello di soddisfazione dei dipendenti.
Spostando le attività critiche dai fogli excel e dalle e-mail a un unico sistema centrale e intelligente, Softworks non solo permette di risparmiare tempo prezioso e migliorare l’accuratezza dei dati, ma incrementa significativamente anche il coinvolgimento dei dipendenti.
Il nostro approccio integrato è essenziale per raggiungere un’efficienza operativa ottimale e dipendenti realmente motivati, trasformando il peso della pianificazione dei turni assistenziali in una funzione strategica.
Cos’è un Software per la Gestione del Personale nelle Case di Riposo?
Il software per la gestione del personale nelle case di riposo è una soluzione digitale specializzata, progettata per aiutare le strutture assistenziali a fornire cure di alta qualità e convenienti, concentrandosi sulla risorsa più importante: le persone.
In Softworks comprendiamo che per le case di riposo l’obiettivo primario è l’assistenza ai residenti, ma il bilancio di questo compito con l’aumento dei costi e la carenza di personale è una sfida costante.
Il nostro software automatizza le complesse attività amministrative legate alla gestione del personale, consentendoti di dare priorità al benessere dei pazienti senza perderti tra le scartoffie.
Libertà di Pianificazione per Ogni Settore della Tua Attività
Il nostro software integra in un’unica piattaforma la Pianificazione Turni, la Rilevazione Presenze, le Risorse Umane e la Gestione Assenze. Per le case di riposo, il valore fondamentale risiede nella Pianificazione Ottimizzata.
Invece di affidarti ad attività manuali, il nostro sistema ti permette di creare turni efficienti che allineano le competenze e le qualifiche del personale alle esigenze dei residenti.
Tale ottimizzazione aiuta a identificare rapidamente le carenze di organico e a colmarle con il proprio personale, invece dei costosi lavoratori interinali o di agenzia, riducendo significativamente i costi operativi.
Garanzia di Conformità in Tutta l’Organizzazione
La conformità e la sicurezza sono fondamentali nell’assistenza a lungo termine.
Softworks automatizza il rispetto di normative rigorose, come la Direttiva Europea sull’orario di lavoro, proteggendo la vostra struttura da sanzioni e danni d’immagine. Inoltre, il nostro modulo di Gestione Competenze garantisce che ci sia sempre la persona giusta, con le giuste qualifiche, nel posto giusto, migliorando la qualità dell’assistenza ai residenti.
App Self-Service Dipendenti
Ci concentriamo anche sull’autonomia del personale.
La nostra App Self-Service per i dipendenti offre agli operatori sanitari il controllo sull’equilibrio tra lavoro e vita privata, consentendo loro di visualizzare i turni, richiedere ferie e scambiare turni tramite i propri dispositivi mobili. Questa trasparenza aumenta il coinvolgimento e aiuta a fidelizzare personale qualificato in un settore competitivo.
Con Softworks potrai avere visibilità in tempo reale dei tuoi dipendenti, promuovendo l’efficienza e l’eccellenza nell’assistenza.
Ottimizzare il Personale e l’Assistenza con i Software di Gestione per Case di Riposo
Il settore delle case di riposo e dell’assistenza a lungo termine si trova ad affrontare una combinazione unica di sfide. Tra queste, la grave carenza di personale e di competenze, l’aumento dei costi operativi e la necessità fondamentale di fornire una continua assistenza di alta qualità a una popolazione che invecchia.
Senza una pianificazione dei turni solida ed efficace, la capacità di fornire il livello di assistenza previsto può essere seriamente compromessa.
Storicamente, i metodi manuali come fogli di calcolo e moduli cartacei sono stati la norma per la gestione di orari, presenze e turnistica dei dipendenti. Queste pratiche non solo richiedono molto tempo e sono soggette a errori, ma rendono anche incredibilmente difficile colmare le lacune di organico, portando a una dipendenza da costoso personale d’agenzia e a potenziali rischi di conformità.
Le conseguenze possono essere importanti:
- Stress e Burnout dei dipendenti: il 62% dei dipendenti riferisce un aumento dello stress quando deve coprire i colleghi assenti.
- Assistenza Compromessa: lo stress sul posto di lavoro si ripercuote, in ultima analisi, sulla sicurezza dei pazienti e sulla soddisfazione generale dei residenti.
- Drenaggio Finanziario: il personale rappresenta spesso la singola voce di spesa più importante per le strutture assistenziali. Un’organizzazione poco efficiente aumenta la necessità di ricorrere a costosi straordinari e all’utilizzo di personale interinale.
Il Sistema Gestionale di Softworks per le Case di Riposo
Le soluzioni gestionali di Softworks sono progettate specificamente per affrontare di petto queste sfide.
Il nostro sistema consente alle case di riposo di fornire un’assistenza di alta qualità e conveniente rispettando il budget, il tutto dando priorità alla vostra risorsa più preziosa: le persone.
Automatizzando i processi di gestione dei dipendenti, Softworks aiuta le strutture a concentrarsi sull’assistenza ai residenti, eliminando l’opprimente carico amministrativo.
Gestione del Personale Basata sul Livello Assistenziale e il Minutaggio
Un pilastro fondamentale della nostra soluzione è la pianificazione basata sull’intensità di cura e il minutaggio dettato dalle varie DGR.
Questa funzione avanzata supera il semplice rapporto numerico pazienti-operatori, valutando l’effettiva quantità di assistenza infermieristica richiesta da ogni residente in base alla sua dipendenza individuale, all’intensità, alla complessità e alle mansioni necessarie.
Gli aspetti principali della pianificazione basata sul livello assistenziale includono:
- Assegnazione Ottimale delle Risorse: le risorse infermieristiche vengono assegnate in base alle reali necessità dei pazienti e non solo ai numeri, garantendo che i residenti con alto grado di dipendenza ricevano le risorse adeguate di cui hanno bisogno.
- Efficienza dei Costi e Benessere dei Dipendenti: questo approccio intelligente ottimizza i turni infermieristici e riduce i costi prevenendo sia il sottodimensionamento che il sovradimensionamento del personale. Aumenta significativamente la soddisfazione dei dipendenti assicurando che infermieri e gli assistenti non siano eccessivamente sotto pressione o sovraccarico.
- Gestione Proattiva: i responsabili possono prevedere in modo proattivo i requisiti di personale per i turni successivi, consentendo loro di chiamare il personale in anticipo e dedicare più tempo prezioso all’assistenza diretta del paziente piuttosto che alle scartoffie.
Ottimizzare i Turni con Softworks
Softworks riduce al minimo i costi operativi grazie a pianificazioni ottimizzate che limitano drasticamente il ricorso a costosi straordinari e al personale interinale delle agenzie.
Inoltre, le nostre soluzioni migliorano la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, offrendo loro maggiore controllo e autonomia sui propri orari di lavoro. La nostra App per Smartphone consente ai dipendenti di inserire preferenze e richiedere scambi di turno, contribuendo a ridurre lo stress e il burnout e migliorando i tassi di stabilità del personale.
Una pianificazione trasparente ed equa dei turni contribuisce direttamente a un ambiente di lavoro più positivo e a una maggiore soddisfazione professionale.
Caratteristiche Principali del Nostro Software Gestionale per Case di Riposo
Il software gestionale per case di riposo di Softworks gestisce in modo intelligente ogni aspetto del tuo personale, garantendo operazioni fluide e i più alti standard di assistenza.
Le nostre soluzioni sono state sviluppate tenendo conto dei requisiti specifici delle case di cura e delle residenze assistite, e godono della fiducia di operatori in Italia, Irlanda, Regno Unito, Nord America e Canada.
1. Pianificazione e Gestione Automatizzata dei Turni
Creazione di Programmi Ottimizzati
Le nostre soluzioni di turnazione automatica e pianificazione dei dipendenti consentono di creare automaticamente programmi ottimizzati che allineano perfettamente il personale con la domanda, il mix di competenze richiesto e le preferenze dei dipendenti.
Questo è particolarmente cruciale nelle case di riposo, dove i livelli di personale possono cambiare rapidamente a causa delle esigenze dei pazienti o di eventi imprevisti. Questa capacità è fondamentale per un’efficace gestione dei turni del personale assistenziale.
Copertura dei Turni Scoperti dell’Ultimo Minuto
La nostra esclusiva funzione di notifiche che invia rapidamente avvisi via e-mail e SMS al personale disponibile e qualificato per coprire i turni scoperti dell’ultimo minuto, garantendo la continuità dell’assistenza.
Self-Service per i Dipendenti e Accesso Smartphone
I dipendenti possono visualizzare i propri turni personalizzati 24/7, tramite la nostra app intuitiva. L’app, accessibile su smartphone, tablet o desktop, consente al personale di:
- Timbrare l’entrata e l’uscita;
- Visualizzare i propri programmi;
- Richiedere ferie e permessi;
- Scambiare i turni (previa approvazione del responsabile);
- Aggiornare le informazioni personali.
Questo aumenta la soddisfazione, il coinvolgimento e la fidelizzazione, offrendo al personale un maggiore controllo sull’equilibrio tra vita professionale e privata.
2. Monitoraggio Completo delle Presenze e delle Timbrature
Accuratezza dei Pagamenti e Controllo dei Costi
Il monitoraggio accurato di tempi e presenze è un requisito non negoziabile per la precisione delle buste paga e il controllo dei costi del lavoro. Softworks automatizza questo processo, riducendo al minimo gli errori e il carico amministrativo. Un nostro cliente ha eliminato il 90% dei dubbi relativi alle buste paga.
Metodi di Timbratura Flessibili
Offriamo metodi di timbratura flessibili, inclusi terminali biometrici per sedi fisse e app mobili con timbratura tramite GPS per il personale che lavora in più sedi. Sono disponibili anche fogli presenze basati sulla fiducia per il personale stipendiato laddove esiste una cultura di “non timbratura”.
Monitoraggio delle Presenze in Tempo Reale
Il nostro sistema fornisce un monitoraggio delle presenze in tempo reale, consentendo ai manager di rispondere immediatamente a problemi di personale, come assenze non pianificate o malattie.
3. Gestione Avanzata delle Competenze e della Formazione
Tracciamento delle Certificazioni e Conformità
Monitorare le competenze specialistiche, la formazione e le certificazioni (comprese le date di scadenza) è vitale per la sicurezza degli ospiti e la conformità normativa nelle case di riposo. Il sistema avvisa i responsabili della prossima scadenza delle certificazioni e delle esigenze di formazione, in modo che possano garantire che il personale sia pienamente qualificato per svolgere il proprio lavoro.
Tracciamento della Formazione e delle Competenze
Il nostro modulo di monitoraggio delle competenze automatizza questi elementi amministrativi, assicurando che il personale sia sempre adeguatamente qualificato per i propri ruoli e che la riqualificazione sia organizzata proattivamente, riducendo i rischi normativi. Ciò garantisce un monitoraggio meticoloso della formazione e della competenza.
4. Gestione Proattiva delle Assenze
Monitoraggio Centralizzato
Le assenze non pianificate possono interrompere gravemente i programmi di assistenza. Il nostro software di gestione delle assenze fornisce un sistema centralizzato per monitorare le assenze in base a tipologia, frequenza e modelli ricorrenti.
Intervento Proattivo
Processi automatizzati e avvisi avvertono i responsabili delle assenze ingiustificate o attivano i colloqui di rientro al lavoro, consentendo un intervento proattivo.
Previsioni Basate sull’Intelligenza Artificiale
Il nostro strumento di previsione delle assenze basato sull’intelligenza artificiale ottimizza ulteriormente la presenza della forza lavoro, analizzando i dati storici per prevedere probabili mancate presentazioni. Ciò aiuta a ridurre al minimo i disagi prima che abbiano un impatto sull’assistenza ai pazienti.
5. Gestione HR Integrata e Conformità
Hub Centrale dei Dati
La nostra applicazione anagrafica HR funge da hub centrale per tutti i dati dei dipendenti, snellendo i processi HR, riducendo l’inserimento manuale dei dati e fornendo accesso immediato ai dettagli del personale, alla cronologia lavorativa, a timbrature e presenze, alle assenze e alle competenze. Questa centralizzazione è vitale per gestire le certificazioni, garantire la conformità e accedere rapidamente ai dettagli di contatto dei dipendenti dislocati su più sedi.
Conformità Normativa
Il nostro software monitora automaticamente il rispetto delle leggi sul lavoro, inclusa la Direttiva Europea sull’orario di lavoro e i requisiti locali in materia di salute e sicurezza.
Semplificare la Gestione per le Case di Cura e di Riposo
Semplificare la pianificazione e la gestione dei turni nelle case di cura e di riposo richiede un mix strategico di automazione, flessibilità e rigorose misure di conformità.
Le soluzioni di Softworks sono progettate meticolosamente per offrire tutto questo, consentendo alle vostre strutture di operare con maggiore agilità, efficienza economica e un impegno costante sia verso l’assistenza agli ospiti che verso il benessere dei dipendenti.
Il nostro software affronta la complessità intrinseca dei turni in un ambiente sanitario operativo 24/7, che comporta la gestione di turni variabili, diversi reparti, specializzazioni e ruoli (es. infermieri, medici, personale di supporto).
Riduzione del Carico Amministrativo
Sostituiamo i processi manuali soggetti a errori con una pianificazione automatizzata basata su regole predefinite.
Ciò riduce significativamente il carico amministrativo e libera tempo prezioso per i vostri manager e team HR, permettendo loro di concentrarsi su iniziative strategiche e, cosa più importante, sulla cura del paziente.
Un nostro cliente, Villa Basilea, ha ridotto il tempo mensile dedicato alla pianificazione dei turni da diversi giorni a sole due ore grazie a Softworks.
Conformità Normativa e Sicurezza
Il nostro software garantisce la conformità normativa, migliorando di riflesso la sicurezza dei pazienti.
Eliminiamo la fatica della gestione della conformità monitorando automaticamente il rispetto delle leggi sul lavoro, tra cui la Direttiva Europea sull’orario di lavoro e i requisiti locali in materia di salute e sicurezza.
Riducendo al minimo il rischio di sanzioni costose, problemi legali e danni alla reputazione, la tua casa di riposo potrà mantenere i più alti standard di assistenza e integrità.
Flessibilità ed Equità
Il nostro software supporta condizioni di lavoro flessibili, cruciali per attrarre e fidelizzare talenti in un mercato altamente competitivo.
I dipendenti possono inserire le proprie preferenze di orario, richiedere scambi di turno (previa approvazione del responsabile e verifica delle competenze) e visualizzare facilmente il saldo dei permessi. Questa autonomia nella gestione della giornata lavorativa aiuta a promuovere un senso di controllo e migliora la soddisfazione professionale.
Il sistema integra inoltre regole di equità per garantire una distribuzione imparziale dei turni in schemi di lavoro complessi tra diverse unità e team.
Scalabilità
Le soluzioni Softworks sono progettate per essere scalabili, il che significa che possono crescere insieme alla tua organizzazione.
Che sia una singola struttura o più sedi da gestire, la nostra piattaforma configurabile e intuitiva consente ai team interni di apportare aggiornamenti e modifiche al sistema con facilità, eliminando la necessità di frequenti cambi di software con l’evolversi della tua attività.
Gestisci la Tua Casa di Riposo Affidandoti a Softworks
Softworks vanta oltre tre decenni di esperienza globale, collaborando con organizzazioni in tutto il mondo per aiutarle a strutturare la giornata lavorativa, migliorando produttività e redditività.
Non ci limitiamo a fornire software. Offriamo una gestione completa del progetto, consulenza, formazione e supporto per garantire il tuo successo oggi e in futuro.
Vuoi semplificare la gestione dei turni, ottimizzare l’assistenza e dare più autonomia al team della tua casa di riposo?
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