Software per la Gestione dei Rimborsi Spese dei Dipendenti

Il software gestionale per le spese dei dipendenti consente di monitorare, controllare e rendicontare le note spese presentate dai diversi dipendenti, reparti o progetti.

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  • Automatizzare le procedure per la presentazione delle note spese
  • Consentire ai dipendenti di presentare le note spese
  • Ridurre gli errori manuali
  • Monitorare e controllare le spese
  • Standardizzare i criteri di spesa
  • Generare i report

Il software gestionale di Softworks per le spese dei dipendenti è uno strumento potente, che elimina il lungo e gravoso compito di raccolta e registrazione manuale delle ricevute e degli scontrini cartacei.

Consente alle organizzazioni di monitorare, controllare e rendicontare le note spese presentate dai diversi dipendenti, reparti o progetti. Fa risparmiare tempo per la presentazione delle note spese e accelera le procedure di approvazione e rimborso.

Vantaggi del software per la gestione delle spese dei dipendenti

1

Automatizzazione

Automatizzare le procedure per la presentazione delle note spese, snellire gli adempimenti burocratici e ridurre i costi di gestione.
2

Note spese

Consentire ai dipendenti di inserire autonomamente le note spesa e ai responsabili/supervisori di approvare o respingere le richieste di rimborso presentate tramite lo stesso sistema.
3

Riduzione degli errori

Ridurre gli errori manuali, migliorare la precisione e aumentare l’efficienza e la produttività.
4

Monitoraggio

Monitorare e controllare le spese sostenute da singoli individui, gruppi, reparti o progetti.
5

Standardizzazione

Consentire all’organizzazione di controllare e standardizzare i diversi criteri di spesa, ad esempio le spese sostenute per pasti, progetti e viaggi e i rimborsi chilometrici.
6

Creazione di report

Generare i report in modo semplice e veloce, sia per informare i responsabili/supervisori, sia per adempiere agli obblighi fiscali/di revisione dei conti.

Tipi di spese

Spese di viaggio

Opzioni predefinite multivaluta – impostare le opzioni multivaluta per chi viaggia per lavoro, così da evitare perdite dovute ai tassi di cambio.

Limiti specifici – evitare che i dipendenti superino il tetto di spesa fissato per specifiche voci, definendo i limiti o le indennità.

Rimborso chilometrico

Fasce chilometriche – calcolare il rimborso chilometrico rispetto a varie fasce e relative tariffe. È possibile inserire limiti per dipendenti specifici e generare report in cui siano evidenziate le eccezioni ai limiti di rimborso chilometrico.

Spese per vitto

Acquisizione automatica dei dati – ridurre i tempi definendo spese fisse, ad esempio, per i dipendenti che hanno diritto a una diaria per vitto e alloggio.

Spese per progetto

Monitoraggio delle spese fatturabili – evitare che venga sforato il budget del progetto, tenendo sotto controllo le spese fatturabili per ogni progetto specifico tramite il software Softworks. È possibile visualizzare, approvare e correggere facilmente le spese.

Domande frequenti

Il software di gestione delle spese dei dipendenti è uno strumento progettato per semplificare e automatizzare il processo di gestione delle spese dei dipendenti. Aiuta le organizzazioni a monitorare, verificare, approvare e rimborsare in modo efficiente le spese dei dipendenti, fornendo una piattaforma centralizzata per l’invio, la revisione e la rendicontazione delle spese.

Il prezzo di Softworks è determinato dalle dimensioni della tua organizzazione, con una tariffa di implementazione una tantum. Per ottenere un preventivo, clicca qui.

La durata dell’implementazione del software di gestione delle spese dei dipendenti può variare a seconda di fattori quali la complessità dei requisiti dell’organizzazione e le dimensioni della forza lavoro. Include attività quali configurazione del software, migrazione dei dati, personalizzazione, test e formazione. Per ottenere un preventivo, contattaci!

Sì, il software di gestione delle spese dei dipendenti Softworks offre ottime funzionalità di reportistica. Può generare vari report relativi al monitoraggio delle spese, allo stato dei rimborsi, alle categorie di spesa, alle tendenze di spesa e altro ancora. Questi report forniscono informazioni preziose sulle spese dei dipendenti, aiutano a identificare opportunità di risparmio sui costi e supportano l’analisi finanziaria e i processi decisionali.

Il software di gestione delle spese dei dipendenti Softworks può tenere traccia di un’ampia gamma di spese, incluse ma non limitate a:

– Spese di viaggio (ad esempio biglietti aerei, hotel, pasti)

– Spese di trasporto (ad es. rimborso chilometrico, noleggio auto)

– Spese per pasti e intrattenimento

– Spese per forniture d’ufficio

– Spese per conferenze e formazione

Con il software di Softworks per la gestione delle spese, i dipendenti possono inserire i dettagli delle proprie spese nel sistema, allegare copie digitali delle ricevute e inviare note spese per la revisione. Il sistema include funzionalità di flusso di lavoro che consentono ai manager di approvare o rifiutare le richieste inviate, direttamente all’interno del sistema. Questo processo automatizzato riduce gli errori manuali, aumenta la precisione e accelera il processo di approvazione e rimborso.

Il software di gestione delle spese Softworks elimina la necessità di sistemi cartacei. I dipendenti possono invece fornire le spese in modo digitale allegando copie digitali di ricevute o fatture alle note spese. Ciò elimina la necessità per i dipendenti di inviare ricevute cartacee e semplifica l’intero processo di gestione delle spese.

I manager possono approvare le spese all’interno del software Softworks di gestione delle spese, utilizzando la funzionalità del flusso di lavoro. Possono esaminare le note spese, verificare la conformità alle politiche aziendali e approvare o rifiutare le spese direttamente all’interno del sistema. Il flusso di lavoro automatizzato garantisce processi di approvazione efficienti e riduce la necessità di gestione manuale delle approvazioni delle spese cartacee.

Che cosa facciamo… La storia di Softworks

Dalla rilevazione presenze a un gestionale completo…

Testimonianze

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Cos’è un software di gestione delle spese? Il software di gestione delle spese di Softworks automatizza l’intero ciclo di vita delle spese, fungendo da soluzione software completa per la gestione e la rendicontazione di viaggi e spese e sostituendo le procedure cartacee con un sistema efficiente basato sul cloud, in modo che le richieste di rimborso dei dipendenti possano essere facilmente tracciate, verificate, rendicontate e gestite.

La piattaforma ottimizza la gestione dei viaggi e delle spese in cinque aree chiave:

  • I dipendenti possono risparmiare tempo utilizzando la scansione e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) delle ricevute tramite portali web o app mobile, mentre i flussi di lavoro di approvazione e l’automazione dei processi consentono ai responsabili di approvare rapidamente le richieste.
  • Per il controllo dei costi, è opportuno impostare limiti di spesa personalizzati, indennità giornaliere e monitoraggio del chilometraggio, al fine di garantire la pianificazione e la previsione del budget e, al contempo, il supporto per più valute.
  • Gli errori vengono ridotti calcolando automaticamente gli importi rimborsabili secondo regole predefinite, utilizzando l’Intelligenza Artificiale (IA) e l’Apprendimento Automatico (ML) per il rilevamento dei duplicati, al fine di evitare errori di inserimento manuale dei dati.
  • Il sistema include l’integrazione nativa con il sistema paghe per garantire rimborsi accurati ai dipendenti e, al contempo, il rispetto della politica di rimborso spese, della dichiarazione dei redditi (in conformità con i requisiti dell’HMRC), degli aggiornamenti IVA e dell’applicazione delle politiche.
  • Reportistica e analisi : Fornisce analisi della spesa, analisi delle spese e dashboard di reporting che possono essere utilizzate per tenere traccia dei costi di progetto, monitorare le spese fatturabili, rilevare anomalie e migliorare la visibilità della spesa per la pianificazione del budget futuro.

In definitiva, il software di gestione delle spese Softworks riduce gli oneri amministrativi, migliora la sicurezza dei dati e offre una visibilità finanziaria completa, fungendo da unica fonte di verità per ottimizzare la spesa aziendale.

Ottimizza le risorse umane e responsabilizza i dipendenti con un software self-service.

Il software di gestione delle spese di Softworks rappresenta una componente fondamentale della nostra piattaforma completa di gestione del personale e svolge un ruolo centrale e strategico nel raggiungimento del controllo dei costi, della definizione del budget e della conformità alle politiche di spesa. Aiutiamo la vostra organizzazione a raggiungere i propri obiettivi di budget gestendo in modo efficiente le risorse più importanti: le persone e le risorse finanziarie. Grazie alle nostre soluzioni gestionali integrate nativamente, potrete ottenere il monitoraggio in tempo reale e la visibilità della spesa, consentendo decisioni gestionali che permettono di risparmiare tempo e denaro e, al contempo, di garantire che ogni progetto rimanga entro il budget previsto.

Le soluzioni di Softworks per ogni organizzazione

Grazie a oltre 35 anni di esperienza, Softworks ha sviluppato un potente software di gestione delle spese che va ben oltre la semplice registrazione delle uscite. Il software è stato progettato con un rigoroso controllo dei costi, garantendo un’elevata soddisfazione dei dipendenti e al contempo il rispetto scrupoloso dei budget. Il software di rendicontazione delle spese fornisce le preziose informazioni necessarie per prendere decisioni basate sui dati e raggiungere con successo gli ambiziosi obiettivi aziendali. La nostra soluzione basata sul cloud è stata attentamente progettata per produrre un impatto positivo reale e misurabile sulla vita dei dipendenti, dei loro manager e dell’intera organizzazione.

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Conquistare la fiducia organizzativa

Da oltre trent’anni, Softworks è un partner di fiducia che consente alle organizzazioni di tutto il mondo di:

  • Ottimizzare i processi operativi
  • Aumenta significativamente la produttività e l’esperienza utente (UX)
  • Riduci i costi grazie a una gestione ottimale della pianificazione e dei turni.
  • Conseguire un utilizzo ottimale delle risorse della forza lavoro

Raggiungiamo questo obiettivo offrendo soluzioni flessibili e altamente intuitive che coprono aree chiave, come ad esempio:

  • Software per la gestione delle presenze
  • Pianificazione/E-rostering
  • Lavoro flessibile e da remoto
  • risorse umane
  • Gestione delle assenze
  • Software di monitoraggio dei progetti
  • Gestione delle spese e gestione dei rimborsi

L’approccio completo che offriamo consente alle organizzazioni di ottenere significativi miglioramenti in termini di efficienza, mantenendo al contempo una solida gestione della conformità e la tracciabilità delle attività. Grazie a dashboard di reporting più efficaci, il nostro software di gestione della forza lavoro contribuisce a creare un ambiente di lavoro sicuro e positivo per tutti i dipendenti.

Costruire la tua attività per il futuro

La nostra azienda è determinata a garantire che otteniate un chiaro vantaggio competitivo, non solo nell’immediato ma anche a lungo termine. Una gestione efficace delle spese di viaggio è fondamentale sia per la situazione finanziaria che per l’efficienza operativa delle aziende moderne. Il software di gestione delle spese offerto da Softworks è una solida soluzione digitale creata appositamente per eliminare la notoriamente dispendiosa in termini di tempo e denaro derivante dalla raccolta e dall’elaborazione manuale delle note spese cartacee. In alternativa, offriamo un sistema centralizzato avanzato che consente di tracciare, verificare e rendicontare con precisione le spese richieste da singoli dipendenti, reparti specifici o progetti particolari.

I sistemi di gestione manuale delle spese sono inefficienti

In passato, le organizzazioni hanno riscontrato difficoltà nel superare le gravi inefficienze associate alle procedure manuali di gestione delle spese. Il processo tradizionale e obsoleto richiede ai dipendenti di raccogliere fragili scontrini cartacei, compilare con cura complessi fogli di calcolo e poi inviarli tramite un processo di approvazione solitamente complesso e articolato in più fasi. La continua dipendenza da metodi così superati non solo comporta un notevole dispendio di tempo, ma anche una serie di potenziali problemi e rischi finanziari.

  • Il livello di lavoro amministrativo è elevato poiché la gestione manuale delle spese assorbe molto tempo del personale, tempo che potrebbe invece essere impiegato in attività più strategiche e di maggior valore. Il personale delle risorse umane, dell’ufficio paghe e dei responsabili di reparto può arrivare a dedicare fino all’80% del proprio tempo a queste costose mansioni amministrative. Questa situazione non solo è estremamente inefficiente, ma distoglie anche l’attenzione dagli obiettivi aziendali principali.
  • Predisposizione agli errori: l’inserimento manuale dei dati è naturalmente soggetto a gravi errori umani , che di solito si traducono in calcoli errati, inesattezze finanziarie e, in definitiva, in una grave perdita di fiducia nel sistema. Poiché la quantità di dati conservati in archivi cartacei o in fogli di calcolo separati è enorme, è quasi impossibile individuare schemi o apportare correzioni, il che a sua volta causa una notevole perdita di produttività e di denaro.
  • Le ricevute possono essere facilmente smarrite, causando disagi al personale che subisce ritardi nelle richieste di rimborso o, in alcuni casi, non viene rimborsato affatto. Questa situazione crea una serie di problemi per gli uffici contabili, che devono abbinare spese diverse in assenza di una documentazione cartacea affidabile . La perdita delle ricevute può inoltre danneggiare il morale dei dipendenti e generare inutili conflitti interni.
  • Scarsa visibilità e mancanza di controllo: in assenza di un sistema centralizzato automatizzato, è quasi impossibile ottenere una visione chiara e aggiornata delle spese aziendali. Ciò compromette seriamente la capacità di prendere decisioni informate e di attuare un controllo proattivo dei costi, esponendo le organizzazioni a sforamenti di budget imprevisti. Il nostro software di gestione delle spese offre una visione chiara dei saldi di bilancio attuali, particolarmente utile quando i progetti coinvolgono diversi reparti o sono molto complessi.
  • Il processo di rimborso è lento perché prevede approvazioni e calcoli manuali, il che ha un impatto negativo sulla soddisfazione dei dipendenti e può comportare gravi difficoltà finanziarie per il personale. Questo, a sua volta, influisce sul morale e sul coinvolgimento, fattori importanti per mantenere una forza lavoro produttiva .

Trasformare la gestione delle spese in un processo unico ed efficiente

Il software di gestione delle spese offerto da Softworks è stato attentamente progettato per affrontare le problematiche sopra menzionate. Il nostro sistema integrato converte una serie di processi separati di gestione delle spese in un’unica procedura efficiente, trasparente e pienamente conforme, offrendo vantaggi sostanziali sia ai datori di lavoro che ai dipendenti. Grazie all’automazione dei flussi di lavoro e della contabilità fornitori, Softworks consente ai manager di concentrarsi sul proprio lavoro effettivo, anziché dover gestire continuamente attività amministrative superflue.

Automazione per una maggiore precisione nella gestione delle spese.

Le automazioni essenziali che offriamo rappresentano un passo fondamentale per migliorare l’accuratezza delle informazioni, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e consentire ai team delle risorse umane e del management di concentrarsi interamente sulle iniziative strategiche. Grazie alle nostre soluzioni, la vostra organizzazione può trasformarsi da semplice centro di costo aziendale in una vera e propria fonte di profitto, ottimizzando le operazioni e riducendo i costi occulti, con una potenziale riduzione dei costi aziendali dal 5% al 20%.

Employee Absence Management Software - PC screen

I vantaggi immediati e misurabili derivanti dall’adozione del software di gestione delle spese Softworks sono evidenti:

  • Precisione notevolmente migliorata nella rendicontazione finanziaria e nella chiusura di fine mese.
  • Aumento della produttività in tutta la forza lavoro.
  • Miglioramento dell’aderenza alla gestione della conformità e alla presentazione delle dichiarazioni fiscali (conformità con l’HMRC).
  • Maggiore controllo sulle spese complessive dell’azienda.

Promuovere la soddisfazione sul lavoro e la fedeltà dei dipendenti

I profondi vantaggi offerti dal software di rendicontazione delle spese di Softworks hanno un impatto diretto sul miglioramento dell’ambiente di lavoro, garantendo rimborsi accurati e tempestivi ai dipendenti, il che a sua volta si traduce in maggiori livelli di soddisfazione e fedeltà al lavoro. Contribuendo a instaurare una cultura caratterizzata da indiscutibile equità e completa trasparenza, le nostre soluzioni aiutano ad attrarre, fidelizzare e motivare i dipendenti, consentendo alle aziende di soddisfare le mutevoli esigenze dei clienti in modo flessibile ed efficace.

Ottimizza i tuoi processi con un software di gestione delle spese.

Per mantenere il vantaggio competitivo e promuovere un elevato livello di soddisfazione dei dipendenti, è fondamentale ottimizzare i processi operativi. Il software di gestione delle spese Softworks trasforma completamente i processi di rimborso spese, eliminando le noiose attività manuali e convertendole in un flusso di lavoro dinamico e automatizzato. Questa trasformazione radicale va ben oltre la semplice conversione dei moduli in formato digitale; implica l’integrazione di efficienza, una solida sicurezza dei dati e un rigoroso controllo dei costi in ogni singola fase. Ciò garantisce un’esperienza più rapida, fluida e decisamente più soddisfacente per tutti i soggetti coinvolti.

I vantaggi del software di gestione delle spese di Softworks

Il nostro software si concentra in modo particolare sull’automazione completa dei flussi di lavoro, offrendo vantaggi a tutti coloro che sono coinvolti nel ciclo di gestione delle spese nei seguenti modi:

Invio e acquisizione delle ricevute da parte dei dipendenti senza alcuno sforzo

Ora i dipendenti possono dire addio alla noiosa burocrazia e alla costante preoccupazione di perdere le ricevute. Grazie ai nostri intuitivi strumenti digitali, disponibili tramite la nostra app mobile di facile utilizzo o attraverso le nostre interfacce web, i dipendenti possono registrare e caricare facilmente le proprie spese. È sufficiente utilizzare la fotocamera dello smartphone per scattare una foto della ricevuta, inserire i dati richiesti e inviare la richiesta di rimborso online. Il sistema è progettato specificamente per archiviare le immagini scansionate come documenti digitali, eliminando così la necessità di documenti cartacei e utilizzando il tracciamento GPS per verificare la posizione. Questo ridurrà considerevolmente il tempo che i dipendenti dedicano alla compilazione delle note spese, consentendo loro di concentrarsi sulle proprie mansioni principali e aumentando la produttività complessiva. La funzione di acquisizione automatica delle ricevute garantisce che la documentazione importante non venga mai più persa.

Rimborso e approvazione automatizzati (flussi di lavoro di approvazione)

Una volta inviate le spese, il software prende il controllo e si occupa della gestione dei rimborsi, nonché dell’approvazione dei rimborsi ai dipendenti. Utilizzando regole predefinite, il software determina automaticamente gli importi rimborsabili e, grazie alla funzionalità nativa di applicazione delle policy, soddisfa i requisiti specifici della vostra organizzazione.

Come funziona il nostro software di gestione delle spese

Elimina tutti i calcoli manuali soggetti a errori e libera i manager da questo compito grazie alle notifiche automatiche per le richieste di rimborso spese in sospeso; potranno quindi esaminare e approvare digitalmente le richieste da qualsiasi luogo, garantendo così una procedura rapida e fluida che riduce notevolmente i ritardi. L’efficiente flusso di lavoro di approvazione riduce significativamente il tempo che i manager dedicano al lavoro amministrativo, consentendo loro di concentrarsi sul “vero lavoro” e sulla pianificazione strategica, anziché dover continuamente sollecitare approvazioni o verificare i dati. L’intero processo è essenziale per ottenere la rendicontazione automatizzata delle spese.

In che modo la rendicontazione automatizzata delle spese influisce sui tuoi profitti?

L’impatto diretto di questa automazione in termini di risparmio di tempo e costi è considerevole:

Notevole risparmio di tempo

Grazie all’eliminazione degli aspetti manuali della gestione delle spese, sia i dipendenti che i manager possono risparmiare molto tempo, che possono poi impiegare in modo strategico per attività a maggior valore aggiunto. Nello specifico, dedicano meno tempo alla raccolta di ricevute, alla compilazione di moduli, alla ricerca di approvazioni e all’inserimento manuale dei dati. Le nostre soluzioni di Workforce Management hanno dimostrato di ridurre significativamente il carico di lavoro amministrativo legato a diverse attività di gestione del personale, rendendo così le operazioni molto più efficienti.

Softworks Absence Management System

Riduzione dei costi amministrativi

L’automazione delle procedure di rimborso spese si traduce in una significativa riduzione del carico di lavoro amministrativo, con conseguenti risparmi concreti per l’organizzazione. La maggiore accuratezza nella raccolta dei dati genera notevoli risparmi aziendali, velocizzando l’esecuzione dei processi e il completamento dei flussi di lavoro relativi alle spese. Questo, a sua volta, contribuisce a evitare l’aumento incontrollato dei costi, una situazione spesso causata da errori di tracciamento o da voci mancanti.

Errori ridotti al minimo

Il passaggio definitivo da sistemi cartacei a una soluzione completamente automatizzata riduce drasticamente gli errori manuali. Potrete migliorare significativamente l’accuratezza del reparto finanziario, semplificare il processo di chiusura di fine mese e incrementare l’efficienza e la produttività complessive. Questo è assolutamente essenziale per garantire una rendicontazione finanziaria accurata, la conformità fiscale e per evitare costose discrepanze che possono comportare sanzioni pecuniarie o insoddisfazione dei dipendenti.

Maggiore controllo dei costi e visibilità sulla spesa

Il software di gestione delle spese offre una maggiore visibilità sulle uscite e consente un controllo efficace su tutte le spese aziendali. Permette di monitorare attentamente aree come la gestione dei viaggi e le spese di rappresentanza, che rappresentano solitamente le voci di spesa più consistenti per le imprese. Grazie alla fornitura di dati in tempo reale e report dettagliati, il sistema consente alle organizzazioni di prendere decisioni informate per ottimizzare la gestione dei costi e adottare misure proattive per evitare sforamenti di budget. I manager possono così rimanere entro i limiti di spesa prestabiliti e individuare le tendenze di spesa, garantendo una gestione responsabile e strategica.

Integrazione perfetta con il sistema paghe (integrazione contabile)

Uno dei principali vantaggi del software di gestione delle spese Softworks è la perfetta integrazione con i software di contabilità e con il sistema paghe. Una volta approvate, le spese vengono inviate automaticamente al sistema paghe, garantendo rimborsi accurati e tempestivi ai dipendenti. Questa importante integrazione elimina la necessità di inserimento manuale dei dati, riducendo gli errori e migliorando notevolmente l’efficienza dell’intero sistema finanziario, dalla prima richiesta di rimborso al pagamento finale.

Software per la gestione delle spese al fine di migliorare l’esperienza dei dipendenti.

Oltre ai vantaggi finanziari, il nostro software di gestione delle spese migliora notevolmente anche l’esperienza utente (UX) e l’esperienza complessiva dei dipendenti. Per i dipendenti è fondamentale che i rimborsi vengano elaborati in modo rapido e preciso, e questo contribuisce in modo significativo alla loro soddisfazione. Quando le organizzazioni semplificano le proprie procedure e si assicurano che i pagamenti vengano effettuati puntualmente, dimostrano un chiaro impegno nei confronti del personale. Questo, a sua volta, crea un ambiente di lavoro positivo, che aumenta la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti. Avere dipendenti felici, ben retribuiti, più produttivi, fedeli e pienamente coinvolti nel proprio lavoro contribuirà quindi a rafforzare la cultura aziendale nel suo complesso.

Caratteristiche principali del nostro software di gestione delle spese

Il software di gestione delle spese Softworks è progettato per essere al contempo potente e intuitivo, offrendo una gamma completa di funzionalità che consentono un controllo totale, una trasparenza assoluta e un’efficienza eccezionale nella gestione delle spese aziendali. Le diverse funzionalità si integrano perfettamente, trasformando il processo di gestione delle spese in un vero e proprio vantaggio strategico. Il software semplifica notevolmente la registrazione delle spese e il relativo rimborso per tutti, dai singoli dipendenti al management.

Ecco un’analisi più dettagliata delle caratteristiche principali che rendono la nostra soluzione unica:

Politiche di rimborso spese personalizzabili 

Il software che forniamo consente alle organizzazioni di impostare e sviluppare flussi di lavoro personalizzabili e di applicare rigorosamente le proprie politiche di spesa personalizzate. Questo permette a qualsiasi organizzazione di assicurarsi che le proprie politiche di spesa siano perfettamente in linea con le linee guida interne. Inoltre, il nostro software contribuisce a garantire che la vostra organizzazione rispetti i requisiti normativi esterni regionali, ad esempio quelli relativi agli standard federali in materia di lavoro e alla dichiarazione dei redditi (conformità con l’HMRC).

Queste politiche dettagliate possono:

  • Specificare la categoria di spesa ammissibile
  • Definisci i limiti di spesa per le diverse tipologie di spese (ad esempio, pasti, viaggi, indennità giornaliere).
  • Stabilisci flussi di lavoro di approvazione univoci per diversi reparti, ruoli o tipologie di progetto per prevenire violazioni delle policy.

La possibilità di offrire personalizzazioni così precise garantisce coerenza, equità e conformità essenziale in tutte le richieste di rimborso spese, riducendo notevolmente il rischio di spese improprie.

Invio semplificato delle note spese e acquisizione delle ricevute (app per dispositivi mobili)

Nella progettazione del nostro software, mettiamo sempre al primo posto la comodità dei dipendenti. Per questo motivo, le interfacce intuitive e le app per dispositivi mobili rendono semplicissimo l’invio delle note spese. I dipendenti possono scattare rapidamente foto delle ricevute con la fotocamera del proprio smartphone, riducendo notevolmente il rischio di smarrire documenti cartacei. Possono inoltre classificare correttamente le spese, includere note dettagliate e documentazione di supporto per garantire la completezza delle note spese. L’integrazione della tecnologia OCR e della scansione delle ricevute semplifica ulteriormente il flusso di lavoro, leggendo automaticamente i campi dati chiave dall’immagine della ricevuta e migliorando così la rendicontazione automatizzata delle spese.

Validazione automatizzata delle policy

Al fine di ridurre attivamente i rischi e garantire la conformità continua, il nostro software convalida automaticamente le policy durante il processo di invio delle note spese. Confronta immediatamente ogni richiesta di rimborso spese con le policy aziendali predefinite e identifica in tempo reale eventuali violazioni o eccezioni. Ciò consente al dipendente di apportare correzioni immediate o al responsabile di effettuare una rapida verifica, utilizzando l’Intelligenza Artificiale (IA) e l’Apprendimento Automatico (ML) per la prevenzione delle frodi sulle spese, l’individuazione di duplicati e la riduzione delle responsabilità finanziarie.

Flussi di lavoro di approvazione efficienti

Il nostro sistema offre flussi di lavoro di approvazione estremamente efficienti per il rimborso delle spese dei dipendenti, eliminando con successo qualsiasi collo di bottiglia ed evitando costosi ritardi. Gli approvatori ricevono notifiche automatiche via e-mail o tramite il Gestore delle azioni integrato nel sistema. L’approvatore può quindi consultare le richieste di rimborso spese online da qualsiasi luogo e prendere decisioni in modo tempestivo. Grazie al flusso di lavoro di autorizzazione gerarchico, i supervisori possono apporre firme digitali e modificare, autorizzare e analizzare facilmente le spese, comprese le festività, i permessi retribuiti e gli straordinari, tutto nella stessa schermata con l’approvazione del responsabile.

Monitoraggio e rendicontazione delle spese in tempo reale (visibilità delle spese e tracciabilità delle operazioni)

Per una gestione finanziaria strategica efficace, è fondamentale acquisire una conoscenza approfondita e pratica dei modelli di spesa.

Softworks offre:

  • È possibile tracciare e monitorare le spese in tempo reale, individuare schemi ricorrenti e tenere sotto controllo i costi, ottenendo al contempo una visibilità completa sulla spesa.
  • Preparare rapidamente un’ampia varietà di report per fornire alla direzione le informazioni necessarie, rimanere aggiornati sugli aggiornamenti IVA, garantire la conformità fiscale e stabilire le essenziali tracce di audit.
  • Analisi dettagliata: generazione di report per ciascun dipendente, per ciascun reparto, per ciascun gruppo, per ciascun progetto o per la gestione dei fornitori, offrendo una visibilità dettagliata della spesa.
  • Report sulle spese fatturabili: verifica quante spese fatturabili sono state generate dai tuoi dipendenti per evitare perdite di fatturato.
  • Per il monitoraggio dei costi di progetto, è necessario tenere sotto controllo sia le spese fatturabili che quelle non fatturabili per ciascun progetto, unitamente al monitoraggio del chilometraggio, per assicurarsi che i progetti rimangano entro i limiti del budget.
  • Per accedere ai dati storici, è possibile utilizzare uno spazio di archiviazione online illimitato come unica fonte di verità, consentendo al management di accedere ai dati passati, migliorare l’accuratezza delle previsioni e creare tracce di controllo dettagliate.

Integrazione perfetta 

Il software di gestione delle spese Softworks è un modulo completamente integrato nella nostra suite completa per la gestione del personale.

Ciò significa che funziona in armonia con:

  • del tempo e delle presenze : assicurarsi che il tempo dedicato a progetti o attività sia correttamente collegato alle spese corrispondenti.
  • Nella gestione delle risorse umane, i profili dei dipendenti dovrebbero essere utilizzati per garantire che le politiche di rimborso spese siano in linea con le strategie generali delle risorse umane.
  • Per il monitoraggio dei progetti: garantire il pieno controllo dei costi e delle spese del progetto, dall’inizio fino al suo completamento .
  • Carte aziendali : Assicuratevi che le spese sostenute utilizzando le carte aziendali siano riconciliate tramite la riconciliazione automatica delle carte aziendali.

È compatibile sia con l’integrazione ERP che con l’integrazione ERP per eliminare i silos di dati.

Conformità e sicurezza

Il software Softworks Expense Management, parte integrante della nostra soluzione basata su cloud certificata ISO 27001 e ISO 9001, garantisce che le nostre pratiche di sicurezza delle informazioni siano conformi agli standard internazionali e al GDPR; ciò offre agli utenti la tranquillità di sapere che i loro dati sensibili sono protetti tramite sicurezza dei dati, crittografia, archiviazione sicura e rigorosi controlli di accesso.

Scalabilità

Il nostro software è progettato per servire organizzazioni di tutte le dimensioni e offre un’elevata scalabilità, in modo da poter gestire facilmente volumi di dati crescenti e una complessità sempre maggiore man mano che la vostra attività si espande.

Gestione e supporto di progetti incentrati sul cliente

Ci impegniamo a fornire supporto ai clienti affinché il passaggio alla rendicontazione automatizzata delle spese avvenga senza intoppi e, per ogni cliente, assegniamo un Project Manager esperto che collabori a stretto contatto con l’organizzazione per definire le regole operative aziendali.

Mettiamo il cliente al primo posto

Un team di assistenza clienti dedicato è a disposizione per fornire supporto continuo e contribuire al successo a lungo termine del sistema di rendicontazione automatizzata delle spese. Il software di gestione delle spese Softworks è una risorsa strategica che promuove l’efficienza, garantisce la conformità, migliora il controllo finanziario e offre una preziosa visibilità delle spese in tutta l’organizzazione.

Investi nel software di gestione delle spese di Softworks.

La scelta di investire nel software di gestione delle spese Softworks è strategica e offre un ritorno sull’investimento chiaro e misurabile; consente alla tua azienda di operare in modo più efficiente, garantisce una solida conformità e porta a una significativa riduzione dei costi.

Se desiderate sperimentare in prima persona il potenziale trasformativo delle nostre soluzioni, vi invitiamo a fissare un appuntamento con il nostro team di esperti oggi stesso!