Domande frequenti

Il nostro sistema si integra con le principali soluzioni disponibili sul mercato per la gestione delle buste paga, HR ed ERP, tra cui:

Il nostro sistema cresce insieme alla vostra organizzazione e supporta un numero indefinito di nuovi dipendenti.

Sì, anche con dipendenti dislocati in tutto il mondo. Il nostro sistema supporta la vostra organizzazione.

Il nostro team di progetto lavorerà al vostro fianco per realizzare il vostro obiettivo.

Sì, il nostro sistema supporta organizzazioni con qualsiasi numero di dipendenti. Attualmente collaboriamo con alcune organizzazioni che hanno migliaia di dipendenti, tra cui ospedali, catene retail, industrie manifatturiere globali e fornitori di servizi per il settore pubblico.

Sì, possiamo fornire funzionalità amministrative complete. Il nostro sistema permette anche di configurare vari livelli di autorizzazioni per gli utenti.

Sì, gestiamo i turni di lavoro per l’intera organizzazione, applicando schemi differenti in base alle mansioni, alle competenze, ai reparti, ai team e alle località.

Il nostro sistema permette l’inserimento di qualsiasi giorno di ferie, sia per le festività ufficiali che per le chiusure aziendali. Quindi, oltre alle festività nazionali, è possibile aggiungere giorni di ferie esclusivi dell’azienda e della località in cui ha sede.

Il nostro sistema è in grado di gestire qualsiasi tipo di spesa sostenuta per viaggi, pasti, con rimborso chilometrico o a progetto.

Sì, possiamo anche generare i report con tutte le spese fatturabili e non fatturabili presentate dai dipendenti.

Sì, il nostro sistema contabilizza le ore lavorate, le presenze, le assenze, il lavoro flessibile, il lavoro a distanza, le ferie e i permessi programmati e non programmati.

I dipendenti possono chiedere un permesso usando la versione per PC o l’app Self-Service dipendenti (ESS) di Softworks. Quando un dipendente chiede un permesso, il suo responsabile/supervisore riceve un allarme e deve approvare o negare il permesso.

Certo, offriamo i corsi di formazione tradizionali, inoltre proponiamo un corso di formazione per gli istruttori (Train the Trainer) dove prepariamo alcuni selezionati dipendenti della vostra organizzazione che, a loro volta, dovranno preparare tutti gli altri.

I nostri corsi di formazione possono essere adattati alle esigenze della vostra organizzazione.

Per le licenze si paga un prezzo per ogni utente e si procede al rinnovo annuale.

Sì, il nostro sistema si occupa di tutti i lavoratori, indipendentemente dal tipo di contratto.

Sì, gli utenti possono inserire vari tipi di assenze, ad esempio i congedi per malattia con o senza presentazione del certificato medico, le assenze per lavoro, i permessi per studio, i permessi per i corsi di formazione, i congedi parentali ecc.

Il nostro sistema consente di monitorare le spese per singolo utente, team e anche progetto.

Sì, possiamo rintracciare i dati e creare i report in base alle esigenze specifiche della vostra organizzazione.

Per i report, i formati dei file supportati sono: .xls, .xlsx (o successiva) e .csv

La sicurezza è gestita in conformità con la certificazione ISO27001.

Sì, il rispetto delle leggi sulla protezione dei dati è per noi prioritario.

I dati vengono archiviati in conformità con le leggi sulla protezione dei dati e con il regolamento RGPD dell’UE.

Gli allarmi per i responsabili/supervisori si attivano non appena un dipendente inserisce una richiesta di permesso, prenota giorni di ferie ecc. I responsabili/supervisori ricevono gli allarmi nella loro casella postale, dopodiché decidono se approvare o negare le richieste.

Quando un dipendente inserisce nel sistema una richiesta di permesso, il suo responsabile/supervisore può approvare/negare il permesso semplicemente facendo clic sul pulsante corrispondente nell’email, in basso.

Non appena il permesso viene approvato, il richiedente riceve una notifica. L’approvazione viene poi notificata anche agli altri moduli del sistema, in tutti i casi pertinenti (ad esempio, pianificazione dei turni di lavoro, gestione buste paga, saldi ferie ecc.). Queste informazioni vengono aggiornate entro 60 secondi dall’approvazione del permesso.

Il nostro sistema include una schermata di interventi manager, alla quale hanno accesso tutti i responsabili/supervisori. Questa schermata mostra tutti gli eventi che si sono verificati in violazione delle politiche aziendali.

Nel nostro sistema è presente uno strumento specifico per la pianificazione dei turni di lavoro, che può essere configurato in base alle vostre esigenze di pianificazione specifiche. Tra le altre cose, è possibile impostare i turni di lavoro, specificare il tempo concesso per le pause, aggiungere i codici per le buste paga ecc. in background.

Forniamo un pacchetto di configurazione su misura, fin dall’inizio. In tal modo, la vostra organizzazione potrà caricare tutti i dati storici degli anni desiderati, inclusi i file storici in vari formati e i turni di lavoro storici, in modo da garantire equità e continuità. Quando configuriamo il sistema in base alle vostre richieste, allineiamo il nuovo sistema alla vostra organizzazione con tutti i dati preesistenti, fino alla data corrente, e garantiamo la conservazione dei dati storici fino alla data che desiderate indicare per il passato.

La funzionalità standard di Softworks garantisce che, per ogni singolo dipendente, possano essere prese in considerazione regole multiple e varie relative al calcolo delle ore di lavoro e delle presenze. Per ogni dipendente si possono impostare criteri differenti per i riposi compensativi, i calcoli, i parametri e le restrizioni.

Sì, è possibile monitorare e implementare le regole per gli straordinari. Inoltre è possibile generare i report relativi agli straordinari per valutare le motivazioni (ad esempio, periodo più impegnativo dell’anno, assenteismo ecc.).

Nel sistema di allarmi di Softworks è possibile inserire tutti gli eventi previsti per le date future. La funzionalità standard di Softworks permette di creare gli allarmi per qualsiasi informazione presente nel sistema che sia soggetta a una scadenza, nonché inviare questi allarme alle persone opportune all’interno dell’azienda, senza limiti per le date future.

Certo! Chiunque usa l’app può personalizzare l’app selezionando un tema, una lingua, un formato della data, la visualizzazione affiancata e l’ordine dei riquadri in base alle proprie preferenze.

Sì, tutto il personale avrà accesso a un pannello dove è illustrato lo stato dell’organico. Questo pannello può essere personalizzato in modo tale da mostrare solo le informazioni che vi interessano.

Sì, ogni categoria di attività potrà avere diverse sottocategorie, secondo le preferenze della vostra organizzazione. Si potranno anche aggiungere ulteriori livelli di stratificazione delle categorie, sia subito che in un momento successivo.

Sì, i profili degli utenti possono essere configurati in modo da consentire sia ai responsabili/supervisori che ai dipendenti di inserire i dati. L’organizzazione stessa può scegliere il livello di dettaglio/periodo di tempo fino al quale arrivare.

Sì, è possibile impostare i budget e calcolare i costi per la programmazione del personale/i turni di lavoro e confrontare questi dati con le previsioni dei ricavi e dei costi per le buste paga.

Sì, possiamo raccogliere i dati da una moltitudine di fonti: lettori di bande magnetiche, di prossimità, biometrici o di smart card; smartphone; fogli presenze computerizzati; sistemi di registrazione degli accessi/delle uscite tramite PC/web.

Sì. Softworks garantisce che tutti i dati forniti dai clienti saranno trattati e conservati entro i confini dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Sì, l’app Softworks è disponibile per IOS, Android e Windows.

Sì, quando un utente timbra il cartellino, a condizione che la località GPS in cui si trova sia registrabile.

Sì.

I nostri project manager, il team di sviluppo e gli istruttori: tutte queste persone sono coinvolte nell’implementazione della nostra soluzione.

Noi offriamo entrambe le opzioni, dipenderà dalle vostre esigenze.